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多部门协同工作流程指南

一、适用工作情境

本流程适用于企业内部需多部门共同完成的复杂任务或项目，例如：新产品上市推广、年度大型活动策划、跨部门系统升级、客户投诉联合处理等。当任务涉及资源调配、职责交叉、信息同步需求高时，通过标准化协同流程可明确分工、提升效率、保证目标一致。

二、协同工作全流程操作说明

1.需求发起与可行性研判

操作步骤：

需求提出：由任务发起部门（如市场部、产品部）填写《协同任务需求表》，明确任务目标、核心交付物、期望完成时间、涉及部门及初步资源需求（人力、预算、设备等）。

初步对接：发起部门组织相关部门（如技术部、运营部、财务部）召开需求沟通会，说明任务背景与目标，收集各部门初步反馈（如技术可行性、资源冲突、合规风险等）。

可行性评估：各部门在2个工作日内反馈评估意见，发起部门汇总形成《可行性分析报告》，明确任务是否可推进、需协调的关键资源及潜在风险点，报请分管领导审批。

关键输出：《协同任务需求表》《可行性分析报告》

2.任务拆解与责任矩阵确认

操作步骤：

任务拆解：任务牵头部门（通常为发起部门或指定主导部门）将总任务拆解为可执行的具体子任务，明确每个子任务的交付标准、前置依赖关系及优先级。

责任分配：通过RACI矩阵（负责人R、审批人A、咨询人C、知会I）明确各部门在子任务中的角色：

负责人（R）：负责任务执行，保证交付成果符合要求；

审批人（A）：对任务方案、成果进行最终审核；

咨询人（C）：提供专业意见支持（如法务合规建议、技术方案咨询）；

知会人（I）：及时同步任务进展，无需直接参与执行。

共识确认：牵头部门组织各部门确认RACI矩阵，形成《任务责任分工表》，保证无职责重叠或遗漏，报项目负责人备案。

关键输出：《任务拆解清单》《任务责任分工表（RACI矩阵）》

3.资源协调与计划制定

操作步骤：

资源申报：各部门根据《任务责任分工表》，申报所需资源（如人员配置、预算额度、外部供应商支持等），填写《资源需求申请表》。

资源统筹：牵头部门汇总资源需求，协调资源管理部门（如行政部、财务部）进行资源匹配，对冲突资源提出优先级排序方案，报领导小组审批。

计划制定：各部门确认资源后，牵头部门组织制定《项目执行计划表》，明确各子任务的起止时间、关键里程碑、交付节点及负责人，保证计划与整体目标对齐。

关键输出：《资源需求申请表》《项目执行计划表》

4.过程执行与进度监控

操作步骤：

日常执行：各部门按《项目执行计划表》推进子任务，负责人实时记录任务进展（如已完成工作、遇到的问题、需协调事项），更新至《任务进度跟踪表》。

定期沟通：

周例会：每周固定时间召开短会（不超过30分钟），由牵头部门同步整体进度，各部门反馈问题，现场协调解决简单事项；

专题会：遇重大风险或跨部门争议时，由牵头部门发起临时专题会，邀请相关决策人员共同商议解决方案。

风险预警：各部门若发觉可能影响进度或质量的风险（如资源延迟、需求变更），需立即向牵头部门及项目负责人预警，填写《风险登记表》，说明风险等级、影响范围及应对建议。

关键输出：《任务进度跟踪表》《风险登记表》

5.成果交付与验收

操作步骤：

成果提交：子任务负责人按交付节点将成果（如方案、报告、原型、数据等）提交至牵头部门，附《成果自检表》（说明成果符合的标准及自检结果）。

联合验收：牵头部门组织审批人（A）、相关咨询人（C）组成验收小组，对照《任务拆解清单》中的交付标准进行验收，形成《验收意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”。

问题整改：验收未通过的，由责任部门在规定时间内完成整改，重新提交验收；通过后，成果由牵头部门统一归档，并同步至知会部门（I）。

关键输出：《成果自检表》《验收意见表》

6.复盘总结与知识沉淀

操作步骤：

复盘会议：任务全部验收通过后5个工作日内，由牵头部门组织召开复盘会，参与部门共同回顾目标达成情况、流程执行中的亮点与不足、经验教训等。

总结报告：牵头部门整理复盘内容，形成《协同工作总结报告》，内容包括任务成果、关键问题及解决方案、流程优化建议、后续改进措施等，报领导小组备案。

知识归档：将《项目执行计划表》《验收意见表》《总结报告》等资料归档至企业知识库，供后续协同任务参考。

关键输出：《协同工作总结报告》

三、多部门协同任务跟踪表（模板）

任务名称

任务编号

发起部门

任务目标

计划完成时间

项目负责人

子任务名称

责任部门

负责人

起止时间

交付物

状态（进行中/已完成/延期）

示例：市场调研方案

市场部

*小明

2024-03-01至2024-03-10

调研方案初稿

进行中

示例：技术可行性评估

技术部

*小红

2024-03-05至2024-03-12

评估报告

已完成

示例：预算审核

财务部

*小刚

2024-03-13至