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财务费用报销审核标准化流程工具指南
一、适用业务场景
本流程适用于公司内部员工因开展常规业务工作（如差旅活动、办公用品采购、客户接待等）发生必要支出后，申请费用报销的全流程管理。旨在通过标准化操作，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，同时提升报销效率与财务数据准确性。适用于各部门员工及涉及费用审核的管理人员。
二、标准化操作流程
1.报销申请发起
操作主体：费用发生员工
具体步骤：
（1）员工在业务支出完成后，登录公司财务系统（或通过OA系统）进入“费用报销”模块，新建报销单。
（2）准确填写报销单基础信息：包括申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“市场推广部季度宣传活动”）、费用总金额等。
（3）根据实际支出类型，选择对应费用分类（如“差旅费”“办公费”“业务招待费”等），并简要说明费用事由（需注明支出时间、地点、参与人员及业务关联性）。
2.支出凭证整理与
操作主体：费用发生员工
具体步骤：
（1）整理与本次报销相关的合规支出凭证，包括但不限于：消费明细单据、合同/协议（如涉及外部采购）、服务成果证明等（保证凭证真实、完整，与报销事由一致）。
（2）通过系统附件功能，将所有凭证扫描或拍照（要求图片清晰、单据完整可辨，每张凭证需标注对应报销事项）。
（3）如涉及多人共同发生的费用（如团队差旅），需附上参与人员名单及费用分摊说明。
3.部门初审
操作主体：申请人部门负责人（*经理）
审核要点：
（1）核对报销单基础信息是否完整（申请人、部门、项目归属等），费用分类是否准确。
（2）核查费用事由与实际业务工作的关联性，判断支出是否符合部门预算及公司费用管理原则。
（3）检查凭证的合规性（如凭证是否齐全、是否有缺失关键信息），确认支出是否真实发生。
操作结果：审核通过后，在系统中“同意”并签署意见（如“业务属实，同意报销”）；若发觉问题，退回申请人补充说明或修改，并注明退回原因。
4.财务部门复审
操作主体：财务部审核岗（*会计）
审核要点：
（1）核对报销单与凭证的金额是否一致，计算是否准确（如小计、合计、税费分摊等）。
（2）检查费用支出是否符合公司财务制度（如差旅费标准、招待费限额、报销时限要求等）。
（3）验证凭证的合规性（如凭证抬头、印章、日期等是否符合财务规范），对存在疑问的凭证可通过电话或邮件向申请人核实。
操作结果：审核通过后，在系统中确认通过；若发觉违规或金额不符，注明审核意见（如“超标准金额，请调整”）并退回；对需进一步核实的复杂情况，提交财务主管（*主管）复核。
5.管理层终审（根据金额分级）
操作主体：公司分管领导（总）/总经理（总）
审核标准：
单笔报销金额≤5000元：由财务部审核岗直接完成审批，无需终审；
5000元＜单笔报销金额≤20000元：需部门负责人及财务审核岗通过后，提交分管领导（*总）终审；
单笔报销金额＞20000元：需分管领导（总）终审后，提交总经理（总）审批。
审核要点：重点核查大额支出的必要性、预算匹配度及是否符合公司战略方向。
操作结果：审批通过后，在系统中签署“同意”；若不予批准，注明原因并退回财务部与申请人沟通。
6.报销款项支付
操作主体：财务部出纳岗（*出纳）
具体步骤：
（1）终审通过后，出岗根据报销单信息确认申请人银行账户（需与系统登记的工资卡账户一致）。
（2）在财务系统中支付指令，通过公司对公账户转账至申请人账户。
（3）支付完成后，在系统中更新报销单状态为“已支付”，并通过企业/邮件通知申请人查询到账情况（预计到账时间：支付后1-3个工作日）。
7.账务处理与归档
操作主体：财务部核算岗（*会计）
具体步骤：
（1）每月末，汇总已支付报销单据，按费用分类及部门进行账务处理，录入财务系统，凭证。
（2）按月度将报销单据（含电子版及纸质版）整理归档，保证单据顺序清晰、附件完整，保存期限符合会计档案管理规定。
三、费用报销申请单模板
基础信息
内容
申请人姓名
*
所属部门
*
报销日期
年月*日
费用归属项目
（如：部门活动）
费用总金额（元）
*
费用分类□差旅费□办公费□业务招待费□其他：*
费用明细
日期
事项说明（含地点、参与人员）
金额（元）
备注（如凭证编号）
1
年月*日
（如：北京至上海差旅费）
*
*
2
年月*日
（如：会议室租赁费）
*
*
…
…
…
…
…
附件清单
名称
数量
状态
1
（如：交通费凭证）
*
□已□未
2
（如：服务合同）
*
□已□未
审批意见
部门负责人
财务审核岗
分管领导（*总）
总经理（*总）
签字
*
*
*
*
意见
*
*
*
*
日期
年月*日
年月*日
年月*日
年月*日
四、执行要点提示
时效性要求：费用需在业务发生完成后15个工作日内提交报销，逾期未申
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