税务公司档案管理规范办法.doc

税务公司档案管理规范办法

税务公司档案管理规范办法

第一章总则

第一条目的

为加强本税务公司档案管理，有效地保护和利用档案资源，提高公司工作效率和管理水平，特制定本规范办法。通过规范档案管理流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司的发展提供有力的信息支持。

第二条适用范围

本办法适用于本税务公司内部各部门及全体员工所涉及的各类档案的管理活动，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。

第三条管理原则

档案管理遵循集中统一管理、真实性、完整性、保密性和便利性原则。集中统一管理确保档案资源的有效整合；真实性要求档案内容客观真实反映公司各项活动；完整性保证档案资料齐全无遗漏；保密性确保涉及公司机密和客户隐私的档案信息不被泄露；便利性则强调档案管理要便于公司员工查阅和使用。

第二章管理职责

第四条档案管理部门职责

1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督各部门执行。

2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

3.对各部门档案管理工作进行指导、检查和考核，提高公司整体档案管理水平。

4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。

第五条各部门职责

1.确定本部门档案管理责任人，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作。

2.按照公司档案管理制度要求，定期将本部门应归档的文件资料移交至档案管理部门。

3.配合档案管理部门开展档案管理工作，如提供相关资料、协助查询档案等。

第六条员工个人职责

1.员工有责任将工作中形成的具有保存价值的文件资料及时整理、移交至本部门档案管理责任人。

2.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料，保护档案信息安全。

第三章档案分类与编号

第七条档案分类

根据档案的来源、内容和性质，将公司档案分为以下几大类：

1.行政管理类：包括公司各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案等。

2.业务合同类：涉及公司与客户、合作伙伴签订的各类税务服务合同、业务协议等。

3.税务资料类：包含各类纳税申报资料、税务审计报告、税务政策文件等。

4.财务档案类：如会计凭证、账簿、财务报表等。

5.客户档案类：记录客户基本信息、服务记录、沟通往来等资料。

6.其他档案类：上述类别未涵盖的其他有保存价值的档案资料。

第八条档案编号

为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：

1.档案编号由类别代码、年份代码、顺序号组成。

2.类别代码采用大写字母表示，如行政管理类为“XG”，业务合同类为“YW”等。

3.年份代码取公元纪年的后两位数字。

4.顺序号按照档案形成的先后顺序从001开始依次编号。

例如，2023年形成的第5份行政管理类档案，编号为“XG23005”。

第四章档案收集

第九条收集范围

1.公司内部各部门在工作活动中形成的文件、报告、图表、照片、声像资料等，凡是反映公司工作过程和成果、具有保存价值的均应收集。

2.公司与外部单位往来的公文、函件、合同、协议等文件资料。

3.公司参加各类会议、培训、调研等活动形成的资料。

4.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等相关资料的照片、文字说明等。

第十条收集时间

1.定期收集：各部门档案管理责任人应每月对本部门的档案资料进行收集整理，于次月上旬移交至档案管理部门。

2.即时收集：对于重要紧急的文件资料，如重大业务合同签订、重要会议纪要等，应在文件形成后及时移交至档案管理部门。

第十一条收集要求

1.档案资料应齐全完整，确保内容真实、字迹清晰、签字盖章等手续完备。

2.收集的电子文件应确保格式规范、存储安全，与相应的纸质文件相互对应。

第五章档案整理

第十二条整理原则

档案整理应遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。

第十三条整理步骤

1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料归入相应的类别。

2.排序：在每一类档案中，按照档案形成的时间先后顺序或重要程度进行排序。

3.编目：编制档案目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。

4.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保整齐牢固，便于保管。装订时要去除金属物，采用线装或胶装等方式。

5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。

第十四条电子档案整理

1.对电子档案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，文件夹命名应清晰准确，便于查找。

2.为电子档案添加元数据，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以提高电子档案的可读性和可管理性。

3.定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，防止数据丢失。

第六章