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房地产行业档案整理规范

房地产行业档案是记录房地产开发、交易、权属登记、物业管理等全流程的核心载体，涵盖合同、图纸、审批文件、客户资料等多元信息，兼具产权证明、法律依据、经营凭证及历史追溯等多重价值。当前行业档案管理存在分类混乱、归档不及时、数字化程度低、安全防护薄弱等问题，导致档案利用效率低下，甚至引发产权纠纷、监管处罚等风险。为落实《城市房地产权属档案管理办法》等法规要求，规范档案整理全流程，保障档案的完整性、准确性、安全性与可追溯性，支撑行业合规经营与高质量发展，制定本规范。本规范适用于房地产开发企业、物业服务企业、权属登记机构及档案服务机构的档案整理工作，覆盖纸质与电子档案的收集、分类、组卷、归档、保管、利用等全环节。

第一章总则：管理原则与责任体系

第一节核心管理原则

第一条集中统一原则。所有房地产档案须由专职档案管理部门或指定机构集中保管，实行“统一标准、统一整理、统一存储”，禁止各业务部门分散存放或个人私自留存，确保档案管理的一致性与安全性。

第二条全生命周期原则。档案整理覆盖“形成—收集—分类—组卷—归档—保管—利用—销毁”全生命周期，重点强化开发建设、交易权属等关键环节的档案同步整理，实现档案与业务流程的协同衔接。

第三条分级分类原则。根据档案的密级（公开、内部、秘密、机密）、类型及重要程度实施差异化管理，对产权证照、土地出让合同等核心档案采取强化保护措施，对普通行政文件实行标准化管理。

第四条技术适配原则。推动传统纸质档案与电子档案协同管理，采用标准化数字化技术，实现档案信息的高效检索与安全存储，兼顾档案利用便捷性与信息保密性。

第五条合规追溯原则。档案整理需符合行业监管与法律法规要求，关键环节留存操作记录，确保档案的形成、整理、利用等过程可追溯，为产权核验、司法取证等提供可靠依据。

第二节责任主体与职责

第六条档案管理委员会职责。由企业高层牵头，统筹制定档案管理战略、审批重大制度，每季度召开会议审议档案管理重大问题，监督各部门执行情况。

第七条专职档案管理部门职责。配备专业档案管理人员，负责档案收集、分类、组卷、数字化、存储等全流程操作；定期开展档案质量检查与人员培训；建立档案管理系统，保障档案信息安全。

第八条业务部门职责。各业务部门指定档案对接人，负责本部门业务过程中形成档案的初步收集、分类与移交，确保档案及时归档；配合档案部门开展核查、调阅等工作，对移交档案的完整性负责。

第九条权属登记与服务机构职责。房地产权属登记机构需按规范整理产权登记档案，建立动态更新机制；第三方档案服务机构须具备相应资质，严格遵循本规范开展整理服务，对服务质量负责。

第二章档案分类与归档范围规范

第一节核心分类体系

第十条一级分类标准。按业务流程划分为五大类：开发建设类、交易权属类、物业管理类、行政管理类、其他专项类，每类赋予唯一代码（如开发建设类为“KF”，交易权属类为“JY”）。

第十一条二级及细分分类。在一级分类基础上细化：1.开发建设类细分为前期审批、工程管理、竣工验收等子类；2.交易权属类细分为买卖合同、产权登记、抵押租赁等子类；3.物业管理类细分为运营服务、设施运维、业主服务等子类；4.行政管理类细分为内部管理、监管文件、合作协议等子类；5.其他专项类细分为拆迁安置、评估审计、应急处置等子类。

第十二条密级划分标准。1.绝密级：土地出让底价测算报告、拆迁补偿特殊政策文件等（极罕见，双人双锁保管）；2.机密级：未公开土地储备计划、区域性房价调控预案等；3.秘密级：业主敏感信息、项目成本核算明细等；4.内部级：普通行政文件、公开营销资料等；5.公开级：对外公示的审批文件、楼盘信息等。

第二节归档范围界定

第十三条开发建设阶段归档范围。前期审批类：项目立项批复、建设用地规划许可证、土地出让合同及缴款凭证、环境影响评价报告等；工程管理类：施工许可证、勘察设计图纸（含变更）、施工日志、隐蔽工程验收单、材料进场记录等；竣工验收类：竣工验收备案表、消防验收意见书、市政配套接入协议等。

第十四条交易权属阶段归档范围。交易类：商品房买卖合同及补充协议、二手房交易协议、租赁备案证明、资金监管凭证等；权属类：产权登记申请表、房屋测绘报告、不动产权证、继承/赠与公证书、权属变更记录等；政策执行类：限购核查记录、保障性住房资格审批文件等。

第十五条物业管理阶段归档范围。运营类：物业服务合同、业主公约、物业费收支报表、维修基金使用记录等；运维类：电梯维保记录、消防设施检测报告、公共部位维修档案等；业主服务类：装修备案表、投诉处理台账等（业主隐私信息需脱敏）。

第十六条其他关键档案范围。行政管理类：企业规章制度、招投标文件、财务审计报告等；专项类：拆迁安置协议及补偿明细、项目评