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采购与供应商信息档案整合模板

适用场景与价值

新供应商引入：系统化收集、审核供应商基础信息与资质，保证准入合规性；

供应商信息更新：当供应商联系方式、经营范围、资质证书等信息变更时，统一记录与同步；

年度供应商评估：整合合作历史、绩效数据与资质状态，为供应商分级管理提供依据；

跨部门数据协同：打通采购、财务、质量等部门信息壁垒，实现供应商数据共享与高效调用。

通过标准化整合，可提升供应商信息管理规范性、降低采购风险、优化供应商选择效率，为企业采购决策提供数据支撑。

操作流程详解

一、整合前期准备：明确目标与范围

确定整合范围：根据企业采购品类（如原材料、服务、设备等），明确需纳入管理的供应商类型（如合格供应商、潜在供应商、战略供应商等）。

组建专项小组：由采购部牵头，联合财务部、质量部、法务部等部门指定专人（如采购专员、质量工程师、财务审核员），明确职责分工（信息收集、审核、录入、归档等）。

梳理现有数据：整理历史供应商档案（含纸质与电子资料），核对信息完整性，标记缺失或需更新的字段（如最新资质证书、银行账户等）。

二、供应商信息收集与分类

设计信息收集清单：根据整合范围，向供应商发放《供应商信息调查表》（见模板表格“供应商基础信息表”），要求其提供营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、认证证书（ISO9001、ISO14001等）、法定代表人证件号码明、联系人信息等基础材料。

多渠道信息补充：

通过企业官网、行业协会等公开渠道核实供应商基本信息（如注册地址、经营范围）；

向供应商合作过的客户（如客户A、客户B）发送调研函，知晓其合作历史与履约能力。

信息分类归集：将收集到的信息分为“基础信息”“资质文件”“合作信息”“评估记录”四大类，为后续模板填写做准备。

三、模板填写与信息录入

填写《供应商基础信息表》：根据收集到的供应商资料，准确录入全称、统一社会信用代码、注册地址、联系人（某）等核心信息，保证与营业执照等原始文件一致。

资质文件：在《供应商资质文件清单表》中记录证书名称、编号、有效期等信息，并将扫描件（或清晰照片）作为附件，注明“是否年检”及“年检日期”。

记录合作信息：对于已合作供应商，在《供应商合作信息记录表》中填写合同编号、合作期限、主要供应产品/服务、付款方式等，关联对应合同扫描件。

同步评估数据：定期（如每季度/每年度）在《供应商绩效评估表》中记录质量合格率、交付准时率、服务响应速度等指标得分，由评估人（评估人）签字确认。

四、信息审核与校验

多级审核机制：

初审：由采购专员核对信息完整性，保证必填字段无遗漏、资质文件无过期；

复审：质量部、法务部分别审核资质合规性（如行业许可是否齐全）、合同条款风险（如付款条件、违约责任）；

终审：采购部负责人确认最终档案，审核人（审核人）签字后生效。

交叉校验：通过“基础信息+资质文件+合作信息”三重核对，保证数据一致性（如联系人姓名与合同签署人一致、银行账户与付款信息匹配）。

五、档案分类与归档

电子档案管理：将审核通过的模板文件、资质扫描件、合同等按“供应商全称-信息类别-日期”规则命名，存储于企业共享服务器（或指定采购管理系统），设置读取权限（如采购部全员可查，财务部仅查银行账户信息）。

纸质档案管理：重要资质文件（如营业执照原件、认证证书正本）单独存放于档案室，建立《纸质档案索引表》，记录供应商名称、档案存放位置、保管人及借阅记录。

六、动态更新与维护

触发更新机制：当发生以下情况时，及时启动信息更新流程：

供应商联系方式变更（如联系人更换、电话号码调整）；

资质证书到期或年检（如ISO证书换证、许可证续期）；

合作状态变更（如新增合作项目、终止合作）；

绩效评估结果更新（如年度等级调整）。

定期复盘：每半年组织专项小组对供应商档案进行全面梳理，删除长期无合作（如2年以上）且无合作意向的“僵尸供应商”信息，保证档案“鲜活度”。

档案信息整合模板结构

一、供应商基础信息表

字段名称

填写说明

示例/备注

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位社会信用代码注册地址

详细的工商注册地址

北京市海淀区路号大厦5层

经营地址

实际经营场所（若与注册地址不同）

上海市浦东新区路号

法定代表人

营业执照载明姓名

某

联系人

日常对接人姓名

某

联系方式

对接人办公电话（用*号代替）

1*

电子邮箱

对接人工作邮箱（用*号代替）

*xx

成立日期

营业执照载明成立日期

2010年5月10日

注册资本

币种+金额（如：人民币1000万元）

人民币1000万元

企业类型

如：有限责任公司（自然人独资）

有限责任公司（自然人独资）

所属行业

按国家统计局《国民经济行业分类》

计算机、通信和其他电子设备制造业