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办公文档排版与格式标准手册
一、手册说明
本手册旨在规范企业内部办公文档的排版与格式标准，保证文档内容呈现的一致性、专业性与可读性，提升跨部门协作效率，降低因格式差异导致的沟通成本。适用于企业内部所有正式文档，包括但不限于工作报告、会议纪要、项目方案、管理制度函件、对外合作文件等。
二、适用范围与应用场景
（一）内部管理类文档
企业内部发布的管理制度、工作流程、通知公告、部门职责说明等，需统一格式以体现规范性，如《员工考勤管理制度》《年度工作计划模板》等。
（二）业务汇报类文档
向上级领导或跨部门提交的工作总结、项目进展汇报、数据分析报告等，需通过标准排版突出重点信息，保证汇报内容清晰易懂，如《Q3销售业绩分析报告》《项目阶段性汇报》等。
（三）会议协作类文档
会议前准备的议程、参会材料，会议中形成的纪要，以及会议后下发的任务清单，需统一格式以便参会者快速掌握核心内容，如《项目启动会议程》《周例会会议纪要》等。
（四）对外合作类文档
与客户、供应商等外部合作方往来的函件、合同草案、合作方案等，需通过专业排版提升企业形象，如《关于项目合作意向函》《采购合同（模板）》等。
三、通用排版操作步骤
（一）基础格式设置
页面设置
纸张大小：A4（210mm×297mm），特殊情况（如需打印张贴）可调整，但需提前说明。
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（对称页边距，便于装订）。
页面方向：默认纵向，需横向排版时（如宽表格）需单独设置页面，并添加“横向”标识。
字体与字号
中文：默认使用“宋体”，英文及数字默认使用“TimesNewRoman”。
标题层级规范：
一级标题（如“第一章总则”）：黑体，三号，加粗，居左，段前段后间距1行；
二级标题（如“1.1目的”）：楷体_GB2312，四号，加粗，居左，段前段后间距0.5行；
三级标题（如“1.1.1适用范围”）：宋体，小四，加粗，居左，段前段后间距0.5行；
宋体，小四，行距1.5倍（段前段后间距0行）。
注释/备注：宋体，小五，行距1.0倍，与缩进2字符。
段落格式
对齐方式：两端对齐，标题居左或居中（根据文档类型统一，如报告类标题居左，制度类标题居中）。
缩进：首行缩进2字符，标题及列表项不缩进。
行间距：1.5倍行距，标题段前段后间距按层级设置（见“字体与字号”部分），表格内文字单倍行距。
（二）内容结构规范
文档标题页
包含文档全称（如“公司2024年度办公文档排版标准”）、版本号（V1.0）、编制部门（如“行政部”）、编制人（某某）、审核人（某某）、批准人（*某某）、发布日期（YYYY-MM-DD）。
标题字体：黑体，初号，居中，段前段后间距2行；其余信息（如版本号、部门等）使用楷体_GB2312，小四，居中，间距0.5行。
目录
自动：通过Word“引用-目录”功能，选择“自动目录2”，包含一级、二级标题（三级标题可选）。
格式：目录标题“目录”使用黑体，三号，居中，段前段后间距1行；目录内容宋体，小四，行距1.5倍，页码右对齐。
章节标题编号
采用“章-节-条”三级编号：如“第一章总则→1.1目的→1.1.1具体内容”，编号后空1字符接标题文字，如“1.1适用范围”。
禁止使用“第一部分”“一、”“（一）”等与层级编号冲突的格式，保证全文编号连续。
（三）图表与公式处理
表格规范
表格位于表格上方，宋体，五号，加粗，居中，格式为“表X-X标题”（如“表1-12023年各部门办公费用统计”），标题与表格间距0.5行。
表格内文字：宋体，五号，表头加粗，内容居中（左对齐列除外，如“备注”列可左对齐），表格边框使用“所有框线”，表头下框线加粗（1.5磅）。
表格跨页：跨页时重复表头，并在表格上方注明“（续表）”，格式与标题一致。
图片与图形规范
图片位于图片下方，宋体，五号，加粗，居中，格式为“图X-X标题”（如“图2-1系统架构示意图”），标题与图片间距0.5行。
图片格式：优先使用JPG/PNG格式，分辨率不低于300dpi，插入后设置“上下型环绕”避免文字覆盖，图片宽度不超过页面宽度（建议≤12cm）。
图形绘制：使用SmartArt或自选图形时，统一线条颜色（黑色）、线条粗细（1磅），填充色为“无填充”或浅灰色（RGB:240,240,240）。
公式编号
公式居中，右对齐编号，格式为“（式X-X）”（如“（式3-1）Y=2X+1”），编号使用宋体，五号，与公式间距0.5行。
（四）页眉页脚与页码
页眉
内容：左侧为文档名称（如“办公文档排版标准手册”），右侧为公司LOGO（可选，LOGO高度不超过1.5cm）。
字体：宋体，五号，页眉线为“上框线”（0.75磅，黑色），页眉与页边距距离0.5cm。
页脚
内
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