出差管理与费用报销规程.pptxVIP

出差管理与费用报销规程

汇报人：XX

CONTENTS

01

出差申请与审批

02

出差期间管理

04

费用报销标准

03

费用报销流程

06

违规处理与监督

05

电子报销系统使用

出差申请与审批

01

出差申请流程

员工需提前填写出差申请表，详细说明出差目的、时间、地点及预计费用。

填写出差申请表

员工提交申请后，需由直属领导审核出差的必要性和合理性，并给出审批意见。

直属领导审批

财务部门根据出差预算和公司规定，复核申请表中的费用预算是否合理。

财务部门复核

出差申请获得批准后，人事部门负责备案，记录出差人员信息及出差期间的管理。

人事部门备案

审批权限与责任

明确出差申请的审批人，通常为直接上级或指定的管理人员，确保审批的权威性。

审批人的确定

建立责任追究机制，对审批过程中的失误或违规行为进行问责，确保审批的公正性。

责任追究机制

制定严格的出差审批流程，包括申请提交、审批时限、审批结果反馈等，以提高效率。

审批流程的规范

特殊情况处理

当遇到突发事件需要紧急出差时，应启动快速审批流程，确保出差人员能够及时出发。

紧急出差的快速审批流程

出差人员若在出差期间生病或遭遇事故，应立即通知公司并提供医疗证明，以便公司采取相应措施。

出差期间生病或事故的应对措施

若出差费用超出预算，出差人员需提供详细说明和额外证明材料，经部门主管审批后方可报销。

出差费用超预算的处理

01

02

03

出差期间管理

02

出差行为规范

出差人员应提前制定详细的工作计划，确保出差期间的工作效率和目标达成。

合理安排工作计划

在与客户或合作伙伴交流时，应保持诚信、专业，维护公司的商业信誉和利益。

保持良好的职业操守

出差人员在外地应严格遵守当地的法律法规，避免因违法行为影响公司形象。

遵守当地法律法规

日常费用标准

根据公司政策，出差员工的住宿费用标准通常根据城市等级和酒店星级来设定。

住宿费用标准

01

员工出差期间的餐饮费用通常有明确的报销上限，以确保费用合理且符合预算。

餐饮费用标准

02

公司会规定出差期间的交通费用标准，包括公共交通和出租车的报销额度。

交通费用标准

03

安全与紧急情况应对

出差人员应提前制定紧急联系计划，包括紧急联系人信息和应对突发事件的流程。

01

出差前需熟悉目的地的安全状况、紧急求助电话和最近的医疗机构位置。

02

明确在紧急情况下如何与公司保持沟通，包括使用安全的通讯工具和预定的信号代码。

03

制定应对自然灾害、健康问题等突发事件的预案，包括撤离路线和紧急集合点。

04

制定紧急联系计划

了解目的地安全信息

紧急情况下的沟通策略

应对突发事件的预案

费用报销流程

03

报销单据要求

报销时需提供完整原始凭证，如发票、收据等，确保费用真实性和合规性。

原始凭证的完整性

报销单据上必须准确填写各项费用金额，避免因金额错误导致报销延误或失败。

准确填写报销金额

在报销单据中详细描述费用用途，包括时间、地点、参与人员及费用的具体内容。

详细说明费用用途

使用电子报销系统时，确保上传的单据清晰可辨，格式符合公司规定，便于审核。

电子报销单据的规范性

报销审批流程

员工需填写报销单，并附上相关票据，提交给直接上级进行初步审核。

提交报销申请

部门经理对报销单据进行审核，确认费用的合理性和票据的真实性。

部门经理审批

财务部门对报销单据进行详细复核，确保所有费用符合公司规定和财务准则。

财务部门复核

总经理对报销流程进行最终审批，确保所有费用合规并符合预算要求。

总经理最终审批

异常报销处理

审核异常报销请求

当员工提交的报销单据存在疑问或不符合规定时，财务部门需进行详细审核并要求补充材料。

01

02

处理虚假报销行为

对于故意提供虚假票据或夸大费用的员工，公司应有明确的处罚措施，包括但不限于罚款或警告。

03

报销流程中的申诉机制

员工若对报销审核结果有异议，应提供相应的证据，并通过公司规定的申诉流程进行复核。

费用报销标准

04

交通费用标准

01

根据出差目的地远近，规定不同等级舱位的火车与飞机票报销标准，确保经济合理。

02

明确市内交通如出租车、地铁等费用的报销限额，鼓励使用经济型交通方式。

03

对于使用私车出差的情况，按照里程数给予一定的燃油和车辆折旧补偿。

火车与飞机票报销

市内交通费报销

私车使用补偿

住宿费用标准

对于超出标准的住宿费用，实行实报实销，但需提供相应证明和合理解释。

规定出差人员只能在一定星级范围内的酒店住宿，并据此确定报销标准。

根据出差城市的不同等级，设定不同的住宿费用报销上限，如一线城市与三线城市标准不同。

按城市等级划分标准

限定酒店星级范围

实报实销原则

餐饮及其他费用标准

餐饮费用报销标准

根据公司规定，出差期间的餐饮费用按实际发生额报销，但不得超过每人每餐的上限金额。