原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
企业资料档案管理制度与表单模板
一、制度概述
（一）制度目的
为规范企业各类资料档案的管理流程，保证档案资料的完整性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，防范资料丢失或泄密风险，依据国家相关法规及企业实际运营需求，特制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于企业各部门在生产经营活动中形成的各类纸质及电子资料档案，包括但不限于：综合管理类（制度文件、会议纪要、营业执照等）、业务运营类（合同协议、项目资料、客户信息等）、人力资源类（员工档案、培训记录、劳动合同等）、财务审计类（财务报表、审计报告、税务资料等）。
（三）基本原则
分类管理：根据档案性质及部门职能，建立清晰的分类体系，便于检索与维护。
及时归档：档案资料在形成后3个工作日内完成整理归档，避免资料积压。
安全保密：对涉密档案设置访问权限，采取物理隔离（如专用保险柜）或加密措施，严防泄密。
规范利用：档案借阅、复制需履行审批手续，保证档案在可控范围内使用。
二、档案管理全流程操作规范
（一）第一步：档案分类
一级分类：按部门职能划分为“综合管理部”“业务运营部”“人力资源部”“财务审计部”等大类，代码分别为“Z”“Y”“R”“C”。
二级分类：在一级分类下按档案类型划分子类，如“综合管理部”下设“制度文件（Z1）”“会议纪要（Z2）”“证照资质（Z3）”等。
三级分类：对子类进一步细化，如“会议纪要”按“年度-季度”编码（如Z2-2023-Q1）。
（二）第二步：档案收集
责任主体：各部门指定专人（如部门助理）为本部门档案收集责任人，负责本部门档案资料的日常收集。
收集范围：包括但不限于：
各类正式文件（红头文件、通知、批复等）；
合同协议及附件；
会议记录、纪要及决议；
员工入职、离职、异动资料；
项目方案、验收报告及客户反馈；
财务报表、审计底稿及税务申报材料。
收集时限：月度档案于次月5日前完成收集，年度档案于次年1月10日前完成汇总。
（三）第三步：档案整理
排序与编号：
纸质档案：按形成时间先后排序，采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”规则编号（如Z1-2023-001）。
电子档案：命名规则同纸质档案，后缀标注“电子”（如Z1-2023-001_电子），存储于企业指定服务器（如“档案管理-综合管理部”文件夹）。
信息登记：填写《档案信息卡》，内容包括档案编号、名称、形成日期、页数/份数、密级（普通/秘密/机密）、存放位置（如“档案室-A区-3排”）、责任人等。
（四）第四步：档案归档
纸质档案归档：
档案资料需去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，装订整齐后装入档案盒；
档案盒正面标注档案编号、名称、年度及保管期限，侧面标注分类信息；
按分类顺序存入档案柜，保证标签朝外，便于查找。
电子档案归档：
存储服务器设置访问权限，仅档案管理员及部门负责人可修改；
每月由IT部门与档案管理员共同备份一次电子档案，备份介质包括移动硬盘及云端存储（如企业内部云盘）。
（五）第五步：档案借阅与利用
借阅申请：
借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、名称、借阅用途、借阅期限（普通档案不超过3个工作日，涉密档案不超过1个工作日）及归还日期；
普通档案需经部门负责人审批，涉密档案需经总经理审批。
借阅登记：档案管理员核对审批通过后，在《档案借阅台账》中登记借阅人信息、借阅时间及档案状态，纸质档案借阅需签字确认。
归还与检查：借阅到期后，借阅人需归还档案，档案管理员检查档案完整性（如无缺页、涂改），确认无误后注销借阅记录。
（六）第六步：档案鉴定与销毁
鉴定周期：每年12月由档案管理员牵头，组织部门负责人、法务人员（如法务专员）组成档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定。
鉴定标准：
仍有保存价值的档案（如涉及未完结合同、法律纠纷的资料），延长保管期限；
无保存价值且不涉密的档案，列入销毁清单。
销毁流程：
填写《档案销毁审批表》，经鉴定小组及总经理审批；
纸质档案采用粉碎方式销毁，电子档案进行彻底删除（不可恢复）；
销毁过程中需有2人以上监销，监销人签字确认销毁完成，并留存《档案销毁清单》备查。
三、档案管理表单模板
（一）档案分类目录表
一级分类（代码）
二级分类（代码）
三级分类（代码）
档案名称
保管期限（年）
备注
综合管理部（Z）
制度文件（Z1）
年度制度（Z1-1）
2023年管理制度汇编
10
含更新版本
业务运营部（Y）
合同协议（Y1）
销售合同（Y1-1）
2023年销售合同台账
15
按客户分类
人力资源部（R）
员工档案（R1）
在职员工（R1-1）
*员工入职登记表
长期
离职后转交
（二）档案借阅申请表
借阅部门
借阅人
联系方式
业务运营部
*业务经理
档案编号
档案名称
借阅用途
Y1-2023-005
与A公司销售合同
项目复盘分析
借阅期
文档评论（0）