行政人事入职离职手续办理指引.docVIP

行政人事入职离职手续办理指引

一、指引概述

本指引旨在规范企业员工入职与离职手续的标准化办理流程，保证行政人事部门高效、有序完成员工入离职各环节工作，同时保障员工与企业的合法权益，减少流程疏漏，提升管理效率。本指引适用于企业全体正式员工、试用期员工及因各种原因离职的员工，涵盖从入职前准备到离职后全流程的环节管理。

二、入职办理全流程

（一）办理场景说明

新员工入职：通过招聘渠道录用并已发放《录用通知书》的拟入职人员，需在指定日期到岗办理入职手续。

试用期员工转正：已通过试用期考核的员工，需办理转正手续并更新劳动合同信息。

内部调动入职：因公司内部岗位调动需至新部门到岗的员工，需办理入职衔接手续。

（二）操作步骤分解

1.入职前准备（HR部门主导）

发送入职通知：HR提前3个工作日通过企业内部系统或邮件向新员工发送《入职须知》，明确到岗时间、所需材料（证件号码复印件、学历学位证书复印件、一寸免冠照片2张、离职证明、银行卡复印件）、报到地点及联系人。

资料准备：HR提前打印《员工入职登记表》《劳动合同》《岗位职责说明书》《保密协议》（如需），并准备工牌、办公用品（工位、电脑、文具等）、门禁卡/考勤卡等。

部门对接：HR提前与用人部门负责人确认新员工岗位、导师、入职培训安排（含企业文化、规章制度、岗位技能等），并将新员工信息同步至IT部门（开通系统账号、邮箱）、行政部门（安排工位、开通门禁）。

2.入职当天办理（HR引导，新员工配合）

资料审核与提交：

新员工到岗后，HR核对《入职须知》中要求携带的材料原件与复印件，确认无误后收取复印件，原件当场归还；填写《员工入职登记表》（信息需真实、完整，含个人基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等），并签字确认。

劳动合同签订：

HR向新员工讲解劳动合同条款（含合同期限、岗位、薪资、工作时间、保密义务等），确认无异议后，双方签字盖章（一式两份，员工执一份，公司存档一份）。

物品领取与登记：

新员工领取工牌、门禁卡、办公用品（电脑、钥匙等），在《物品领用登记表》上签字（注明领用物品名称、数量、日期），并妥善保管，离职时需归还。

入职介绍与培训：

公司级介绍：HR带领新员工参观办公区域、介绍公司组织架构、企业文化、考勤制度、福利政策（如年假、体检等基础信息）、安全规范（消防通道、用电安全等）。

部门级介绍：由用人部门负责人或导师带领至部门，介绍团队成员、岗位职责、工作流程、对接人，并指导开通内部系统账号（如OA、CRM等）。

社保与公积金办理：

HR收集新员工社保/公积金增员材料（含证件号码复印件、银行卡复印件等），在入职后30日内完成社保、公积金账户开设及缴费手续，并告知员工缴费基数及查询方式。

3.入职后跟进（HR与用人部门协同）

试用期跟进：HR在员工入职后第1周、第1个月分别与新员工及部门负责人沟通，知晓员工适应情况、是否存在需解决的问题；试用期结束前10日，提醒用人部门完成试用期考核，并根据考核结果办理转正或离职手续。

档案归档：HR将新员工入职资料（入职登记表、劳动合同复印件、学历证书复印件、离职证明复印件等）整理归档，保证一人一档，资料完整。

（三）入职相关模板表格

表1：员工入职登记表

基本信息

填写内容

姓名

*某

性别

出生日期

年月日

证件号码号

学历/学位

联系方式

紧急联系人

与紧急联系人关系

紧急联系人电话

现居住地址

银行卡号（薪资发放）

入职日期

年月日

所属部门

岗位

劳动合同期限

年月日至年月日

试用期期限

签字确认

本人承诺以上信息真实有效，如有虚假，愿承担相应责任。员工签字：_________日期：______

表2：物品领用登记表

领用人

所属部门

领用物品名称

规格型号

数量

领用日期

归还日期

经手人签字

备注

*某

工牌

1

*某

电脑

1

*某

门禁卡

1

（四）入职注意事项

资料真实性：新员工需保证提供的信息真实有效，如有虚假，公司有权解除劳动合同并追究责任。

材料完整性：未按要求携带完整材料者，可暂缓办理入职，待材料补齐后到岗。

劳动合同签订：入职当日需签订劳动合同，未签订前不得上岗工作（特殊情况经总经理审批除外）。

试用期管理：试用期员工需参加入职培训，考核合格后方可转正；试用期内离职，需提前3日书面告知HR。

社保缴纳：社保缴费自入职当月起计算，入职当月需保证在社保增员截止日期前完成手续，避免断缴。

三、离职办理全流程

（一）办理场景说明

员工主动离职：因个人原因（如职业发展、家庭原因等）主动提出离职的员工。

公司辞退：因员工不符合岗位要求、违反公司规定或公司经营调整等原因，公司提出解除劳动合同的员工。

劳动合同到期：劳动合同期满，双方未续签的员工离职。

协商离职：员工与公司协商一致解除劳动合同的离职情形。

（