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企业行政文件归档与管理制度

一、总则

（一）制度目的

为规范企业行政文件的形成、收集、整理、归档与管理工作，保证文件完整、安全、可追溯，提高行政效率，防范信息风险，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业总部及各部门、分支机构在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件（含OA系统、邮件、即时通讯工具等载体记录的行政信息）。

（三）管理原则

行政文件管理遵循“分类清晰、及时归档、集中保管、安全保密、规范利用”的原则，保证文件管理的系统性和可持续性。

二、归档范围与分类标准

（一）归档范围

综合管理类：企业章程、内部管理制度、工作计划与总结、请示报告、会议纪要、通知通报、大事记等；

人事管理类：员工名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录、绩效考核文件、奖惩决定等；

资产管理类：办公设备采购合同、资产台账、维修记录、报废审批单等；

后勤保障类：办公场所租赁合同、物业管理协议、车辆使用记录、安全巡查报告等；

资质证照类：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、各类许可证、资质证书（正本及变更记录）等；

合同协议类：除业务合同外的行政类合同（如采购服务、外包服务等），含审批单、履行记录等；

其他需归档文件：上级单位来文、外部单位函件、企业对外公开资料等具有长期保存价值的行政文件。

（二）分类标准

一级分类：按文件形成部门划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“后勤保障部”等；

二级分类：按文件性质划分，如“制度文件”“会议文件”“合同文件”“证照文件”等；

三级分类：按文件形成年度划分，以自然年度为单位，如“2024年”。

三、文件编号规则

为便于检索和管理，所有归档文件需按统一规则编号，编号结构为：部门代码-二级分类代码-年度-流水号。

（一）部门代码

综合管理部：ZL；人力资源部：RL；财务部：CW；后勤保障部：HQ；其他部门按部门名称首字母缩写（如市场部：SC）。

（二）二级分类代码

制度文件：ZD；会议文件：HY；合同文件：HT；证照文件：ZZ；人事文件：RS；资产文件：ZC；后勤文件：HQ。

（三）编号示例

综合管理部2024年第3份会议纪要：ZL-HY-2024-003；

人力资源部2024年第5份劳动合同：LJ-RS-2024-005（注：若部门代码为两位，如“后勤保障部”为HQ，则编号为HQ-HQ-2024-005）。

四、归档操作流程

（一）文件收集（各部门职责）

日常收集：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门行政文件的日常收集，保证文件齐全（含正本、附件、审批单等），避免遗漏；

定期收集：每季度末最后一个工作周，各部门兼职档案员对本季度形成的文件进行集中整理，填写《行政文件归档清单》（见附件1），提交至行政部；

专项收集：重大项目、重要活动结束后5个工作日内，由牵头部门整理相关文件并归档。

（二）文件整理（兼职档案员操作）

检查核对：检查文件是否完整（如审批手续是否齐全、签章是否清晰、是否有电子版备份等），对缺失文件及时补充；

排序装订：按文件形成时间顺序排序，纸质文件使用无酸纸夹装订（避免使用金属夹），对超大型文件（如图纸）采用折叠或专用档案盒保管；电子文件按“年度-分类”建立文件夹，命名规则与编号一致；

填写标签：纸质文件档案盒外侧面需标注“部门-分类-年度-起止流水号”（如“综合管理部-会议文件-2024-001-015”），电子文件需在文件名中标注编号。

（三）移交归档（行政部与各部门对接）

移交时间：各部门每季度末次周一下午2:00-5:00向行政部办理移交手续，特殊情况需提前3个工作日与行政部沟通；

移交审核：行政部档案管理员接收文件时，对照《行政文件归档清单》逐项核对文件数量、完整性、编号规范性，核对无误后双方签字确认；

入库保管：审核通过后，纸质文件移交至行政部档案室存放，档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备（如密集架、温湿度计、灭火器等）；电子文件至企业档案管理系统（如OA系统档案模块），设置“只读”权限。

（四）档案利用与销毁

借阅流程：因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅登记表》（见附件2），经部门负责人签字后，提交至行政部审批；涉密档案需经分管领导签字，借阅期限不超过5个工作日，到期需及时归还；

查阅权限：普通员工可查阅本部门档案，跨部门档案需经原形成部门同意；外部单位查阅档案需持单位介绍信，经行政部负责人批准；

销毁管理：对超过保管期限（一般为10-30年，具体参照《档案保管期限表》）且无保存价值的档案，由行政部每年年底编制《档案销毁清册》，经分管领导批准后，由2人以上监督销毁（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除并备份销毁记录），销毁记录需长期保存。

五、常用管理表格

附件1：行政文件归档清单

序号

文件名称

文件编