销售业务合同履行跟进模板.docVIP

销售业务合同履行跟踪模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于企业销售团队、法务部门、运营管理部门及管理层，用于系统化跟踪销售合同从签订到完全履行的全流程。通过标准化记录关键节点、责任主体及进度状态，可有效避免合同履约遗漏（如延迟交付、回款逾期）、跨部门协作不畅等问题，提升履约效率，降低违约风险，为企业现金流管理和客户满意度保障提供数据支撑。

二、全流程操作指南

（一）合同信息初始化（签订后1个工作日内完成）

基础信息录入：由销售专员负责，在台账中准确填写合同编号（需唯一，建议规则：年份+部门简称+流水号，如“2024XS001”）、合同签订日期、客户名称（全称）、合同总金额、币种、合同期限（起始至终止日期）、销售负责人（）、客户对接人（）及联系方式（仅限内部工作沟通用，禁止存储个人手机号/邮箱）。

关键节点拆解：根据合同条款（如交付周期、付款节点、验收标准），与法务、生产/服务部门协同，拆解合同履行的核心里程碑节点。例如：

预付款节点：约定合同签订后X日内支付%预付款；

生产/服务启动节点：预付款到账后X日内启动；

中期交付节点：完成阶段工作/产品交付；

验收节点：客户收到货物/服务后X日内验收；

尾款支付节点：验收合格后X日内付清尾款。

将各节点名称、计划完成时间、责任部门（如销售部、生产部、技术部）录入台账“关键节点计划”栏。

附件归档：将合同扫描件（PDF格式，标注“合同编号-版本号”）、补充协议、技术参数等关键附件至指定共享文件夹（或系统模块），并在台账“附件清单”栏注明文件名称及路径。

（二）日常进度跟踪（按节点周期执行）

节点前3天提醒：销售专员根据台账“计划完成时间”，在节点到期前3个工作日通过企业/邮件向责任部门负责人发送提醒，内容包括：合同编号、节点名称、计划时间、需配合事项（如准备验收资料、安排发货）。

节点当天进度确认：责任部门在节点当天完成相关工作后，反馈结果至销售专员：

若按时完成：销售专员在台账“实际完成时间”栏填写日期，并同步更新节点状态为“已完成”；

若可能延迟：责任部门需提前至少2个工作日提交《延迟申请说明》（模板见附件1），详细说明延迟原因（如生产故障、客户需求变更）、预计完成时间及补救措施，销售专员审核后提交部门经理审批，审批通过后更新台账“预计完成时间”及“状态”（变更为“延迟中”）。

异常情况记录：若出现客户原因导致的节点延误（如验收拖延、付款延迟），销售专员需及时与客户沟通，获取书面证明（如邮件、函件），并在台账“备注”栏记录沟通时间、客户联系人（*）、客户反馈内容及下一步行动计划。

（三）跨部门协同与汇报（每周/每月执行）

周例会同步：销售团队每周召开合同履约例会，销售专员汇报本周重点合同节点进展、异常情况及处理结果，法务、生产等部门补充说明协作需求，会议形成《周履约会议纪要》（模板见附件2），明确问题解决责任人及时间。

月度数据汇总：每月末，销售专员汇总所有合同履约数据，包括：当月到期节点数、按时完成率、延迟节点数及原因、回款金额等，填写《合同履约月度报表》（模板见附件3），提交销售总监审阅，作为部门绩效考核及客户信用评估的依据。

（四）合同完成与归档（尾款结清后5个工作日内）

履约确认：尾款到账后，销售专员在台账“尾款到账日期”栏填写实际到账日，同步更新合同状态为“已完成”，并通知法务部门出具《合同履约完成证明》（模板见附件4），提交客户盖章确认。

资料归档：销售专员将《合同履约完成证明》、客户验收报告、付款凭证、沟通记录等资料整理成册，扫描归档至“已完成合同”文件夹，台账中注明归档日期及档案编号，保证后续可追溯。

三、合同履行跟踪台账模板

合同基本信息

合同编号

2024XS001

签订日期

2024-03-15

客户名称

科技有限公司

合同金额（元）

500,000

币种

人民币

合同期限

2024-03-15至2024-09-15

销售负责人

*

客户对接人

*（张经理）

关键节点跟踪

节点名称

计划完成时间

责任部门

预付款到账

2024-03-20

财务部

生产启动

2024-03-22

生产部

首批货物交付

2024-05-10

物流部

客户验收

2024-05-20

技术部

尾款支付

2024-06-10

财务部

附件清单

1.合同扫描件（2024XS001_V1）2.技术参数协议3.延迟申请说明

归档信息

归档日期

档案编号

归档人

四、使用过程中的关键要点

（一）信息准确性保障

合同编号、金额、时间等核心信息需与合同原件严格核对，录入后由销售主管复核签字确认，避免因信息错误导致跟踪偏差。

责任部门、节点计划需经相关部门负责人确认，保证可执行性（如生产部需根据产能评估生产启动时间）。

（二）节点动态管理

客户需求变更、不可抗力（如自然