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企业行政管理文书标准化写作工具

一、适用范围与文书类型

本工具适用于企业内部行政管理场景，覆盖日常运营中高频使用的标准化文书类型，包括但不限于：

事务性通知（如会议安排、假期通知、制度宣贯等）

请示报告（如费用申请、事项审批、工作进展汇报等）

会议纪要（如部门例会、专题研讨会、项目推进会等）

工作总结与计划（如月度/季度/年度工作总结、下阶段工作计划等）

行政函件（如跨部门协作函、对外联络函、事务确认函等）

二、标准化操作流程

（一）明确文书类型与核心目的

确定文书性质：根据事务类型判断是通知、请示、纪要还是其他文书，例如“召开年度总结会”需选择“会议通知”，“申请采购办公设备”需选择“费用请示”。

锁定核心目标：明确文书需达成的具体效果，如“通知需清晰传达会议时间、地点、参会人员”“请示需充分说明申请理由及预算依据”。

（二）收集关键信息与素材

基础信息：包括发文部门、收文对象、发文日期、紧急程度等。

核心内容要素：

通知类：事件背景、具体安排（时间/地点/人员）、要求（如需提前准备材料）；

请示类：申请事项、具体原因、预算明细（若涉及）、期望审批结果；

会议纪要类：会议时间/地点/参会人员、议题、讨论要点、决议事项、责任分工及完成时限。

附件材料：如涉及数据支撑、政策依据，需提前整理相关文件（如费用报价单、制度文件条款等）。

（三）匹配标准化模板并填写框架

根据文书类型选择对应模板（详见第三部分“常用文书模板及填写说明”），按模板框架逐项填写内容，保证结构完整：

简洁明了，包含“事由+文书类型”，如“关于召开2024年度工作总结会议的通知”；

主送/抄送对象：明确收文部门或人员，如“各部门负责人”“全体员工”；

分点阐述核心内容，逻辑清晰（可采用“背景-事项-要求”或“原因-方案-请求”结构）；

落款：发文部门及日期（需加盖部门印章）。

（四）内容撰写与语言规范

语言要求：

使用正式、简洁的书面语，避免口语化表达（如“尽快处理”改为“于X月X日前完成处理”）；

数据准确（如金额、时间、人数需与附件一致）；

表述无歧义（如“下周三”需明确具体日期“X月X日（周三）”）。

格式规范：

段落首行缩进2字符，行间距1.5倍；

层级标题统一（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）；

重点内容可加粗或使用项目符号（如“●”“■”）突出。

（五）审核与修订流程

自查：撰写人对照模板检查内容完整性（如是否缺项、数据是否准确、格式是否规范）；

部门审核：提交至部门负责人审核，重点核对事项合理性、流程合规性（如请示类需确认是否经部门初审）；

会签（若需）：涉及跨部门协作的文书，需提前与相关部门沟通并获取会签意见（如“设备采购请示”需经行政部、财务部会签）；

定稿：根据审核意见修改完善，最终由部门负责人或授权人签字确认后发文。

（六）发布与归档

发布渠道：根据文书性质选择合适方式，如：

通知类：通过企业OA系统、部门群公告栏发布；

请示类：提交至审批系统（如钉钉审批、企业审批）或纸质版呈送领导；

会议纪要：会后24小时内发送至参会人员及相关部门，并抄送存档部门。

归档要求：纸质版文书需按部门分类存入文件柜，电子版文书命名规范为“【发文部门】-【文书类型】-【日期】”（如“行政部-会议通知），存储至企业共享文件夹或档案管理系统，保存期限不少于3年。

三、常用文书模板及填写说明

（一）行政通知模板

标题

关于[具体事由]的通知

主送对象

[相关部门/人员，如“各部门全体员工”“项目组全体成员”]

一、背景与目的简要说明发文的背景及需达成的目标（如“为保障项目顺利推进，现召开项目启动会，具体安排”）二、具体安排1.事件：[如“项目启动会”]2.时间：[年月日（星期X）上/下午:]3.地点：[如“公司3楼第一会议室”“线上会议（腾讯会议号：X–）”]4.参会人员：[如“项目负责人、各部门对接人、技术支持团队”]5.相关要求：[如“请提前10分钟到场，携带材料；线上参会请提前测试设备”]三、其他事项[如“如有特殊情况无法参会，请于月日前向部门请假”]

落款

发文部门：[如“行政部”“项目管理办公室”]日期：年月日（部门印章）

填写说明：

方括号内为必填项，需根据实际情况替换；

“具体安排”部分可根据事件复杂程度增减条目（如会议需增加“议程”）；

“相关要求”需明确责任主体及时间节点（如“请各部门于月日前反馈参会名单至行政部*主管”）。

（二）费用请示模板

标题

关于[申请事项]的请示

主送对象

[审批领导/部门，如“总经理办公室”“财务总监”]

一、申请事由详细说明申请费用的原因及必要性（如“因部门新增办公设备采购，需申请专项经费，具体情况”）二、申请事项明细

落款

申请部门：[如“行政部”“设计部”]申请人：*主管日期：