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员工离职结算流程及证明材料模板

在企业人力资源管理中，员工离职是一个无法回避的环节。一套清晰、规范的离职结算流程，不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护企业的正常运营秩序，也能在员工心中留下专业、负责任的企业形象。本文将详细阐述员工离职结算的标准流程，并提供关键证明材料的参考模板，以期为企业HR从业者及相关管理人员提供实务层面的指导。

一、员工离职结算核心流程

员工离职结算并非简单的工资结清，而是一个涉及工作交接、财务清算、社保公积金处理、证明开具等多环节的系统性工作。

（一）提出离职与沟通确认

1.员工提交书面离职申请：员工应提前三十日（试用期提前三日）以书面形式向直属上级及人力资源部提交离职申请书，明确离职意向、预计最后工作日期等。特殊情况（如双方协商一致）可不受此提前通知期限制。

2.离职面谈与挽留（可选）：直属上级或HR应与员工进行离职面谈，了解离职真实原因，对于核心或高潜力员工可尝试挽留。同时，应借此机会传递公司对员工贡献的认可，并了解员工对公司管理、文化等方面的反馈。

3.审批与确认：人力资源部收到离职申请后，按公司规定流程报请相关领导审批。审批通过后，HR应与员工确认最后工作日期，并向员工说明后续离职流程及所需配合事项。

（二）工作交接

1.制定交接计划：在确认的最后工作日期前，由员工本人、直属上级及HR共同协商制定详细的工作交接计划，明确交接内容、对象、完成时限。

2.执行工作交接：员工应按照交接计划，将手头工作、未完成事项、客户资源、技术资料、工具设备、办公用品等移交给指定的接任者或直属上级。交接过程应有详细记录，确保不留死角。

3.交接确认：接任者（或直属上级）应对交接内容进行逐项核对，确认无误后，在《离职交接清单》上签字确认。交接清单应至少一式两份，员工与公司各执一份或归入员工档案。

（三）离职结算

离职结算通常在员工最后一个工作日或之后的合理期限内完成，具体时间需符合当地劳动法规要求。结算内容主要包括：

1.工资结算：

*计算员工截至最后工作日期的应付工资（含基本工资、绩效工资、奖金、津贴补贴等）。

*代扣代缴个人所得税。

2.经济补偿（如适用）：根据《劳动合同法》及双方约定，如员工离职符合应支付经济补偿的情形，需按规定标准核算并支付。

3.未休年假工资：员工当年度未休完的法定年休假，公司应按照相关规定折算工资支付。

4.各项费用清算：

*员工向公司的借款、预支款项等。

*公司为员工垫付的应由个人承担的费用。

*员工应赔偿的公司财物损失（如有，需有充分证据）。

5.五险一金处理：

*明确社保、公积金的截止缴纳月份。

*为员工办理社保、公积金的停缴及转移手续（或告知员工自行办理所需材料）。

（四）开具证明与档案转移

1.开具离职证明：在员工完成所有交接手续并结清款项后，公司应在法定期限内为员工出具《离职证明》。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息。

2.人事档案转移：根据员工需求及国家规定，为员工办理人事档案的转移手续。通常转移至员工新单位或其户籍所在地的人才服务中心。

3.其他证明材料：如员工需要，可根据实际情况提供收入证明（离职前）、社保缴费证明等，但需确保信息真实准确。

（五）后续事宜

1.竞业限制与保密义务：提醒员工离职后如涉及竞业限制义务，需遵守相关约定；同时，无论是否签订保密协议，员工均应对其在任职期间知悉的公司商业秘密和知识产权相关信息承担保密义务。

2.公司物品回收：确保员工已归还所有公司财产，如工牌、门禁卡、钥匙、电脑、文件资料等。

3.信息更新：及时在公司内部系统中更新员工离职状态，停止其邮箱、系统权限等。

二、关键证明材料模板示例

（一）离职申请书（员工用）

离职申请书

尊敬的[直属上级姓名/职位]、人力资源部：

本人[员工姓名]，身份证号码[员工身份证号码]，系公司[部门名称][职位名称]员工。现因[简述离职原因，如个人职业发展规划/家庭原因等，可选填]，经过慎重考虑，特向公司提出离职申请。

预计最后工作日期为：[YYYY年MM月DD日]。

在此期间，我将严格遵守公司各项规章制度，认真负责地完成手头各项工作，并积极配合完成工作交接，以确保工作的平稳过渡。

感谢公司多年来的培养与信任，对于由此给公司带来的不便，深感抱歉。

恳请领导批准我的离职申请。

此致

敬礼！

申请人：[员工手写签名]

日期：[YYYY年MM月DD日]

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（二）离职交接清单（通用版）

员工离职交接清单

基本信息

*姓名：________________部门：________________职位：________________

*