报销及支付审批流程表.docVIP

通用报销及支付审批流程表

一、适用范围与典型应用场景

本流程表适用于企业、事业单位及各类组织内部常规费用报销及对外支付业务的审批管理，旨在规范费用支出行为，保证资金使用合规、高效。典型应用场景包括：

日常费用报销：如办公耗材采购、交通费、通讯费、差旅费（含住宿、交通、补贴）等日常运营支出；

业务支付申请：如供应商货款支付、服务费结算（咨询、设计、运维等）、合作项目款项、预付款及尾款支付等对外业务结算；

专项费用支出：如市场活动经费、员工福利采购、固定资产添置（小额）、招待费等需专项审批的费用；

其他合规支出：符合组织财务制度规定的其他费用或支付场景。

二、详细操作流程说明

（一）申请准备：单据收集与信息填写

整理原始凭证：申请人需根据费用类型，收集合法有效的原始单据，包括但不限于：

发票（需为合规增值税发票，抬头、税号、项目名称等信息准确无误，加盖发票专用章）；

费用明细清单（如采购物品清单、差旅行程单、服务合同关键页等）；

审批依据（如会议通知、采购申请单、招待事由说明等，根据费用性质提供）。

填写《通用报销及支付审批表》：根据模板表格要求，逐项填写申请信息，包括：申请人基本信息、费用明细（日期、项目、金额、用途等）、申请总金额、收款方信息（若为支付申请）等，保证内容真实、完整，字迹清晰。

（二）发起申请：提交审批表及附件

提交方式：根据组织规定，通过OA系统线上提交或填写纸质审批表（一式两份），并附原始凭证复印件（原件由财务部门审核后退回）；

附件完整性：将审批表与所有原始凭证、附件材料一并整理，保证单据与审批表信息一致（如金额、项目名称、日期等），避免遗漏。

（三）部门审核：费用合理性及预算把控

审核主体：申请人所在部门负责人（或直属上级）为第一审核人；

审核内容：

费用是否与部门业务相关，是否符合预算规定；

费用标准是否合规（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

原始凭证是否真实、合法，附件是否齐全；

申请金额与实际支出是否一致，有无虚报、冒领风险。

审核结果：

符合规定的，在审批表“部门审核”栏签署意见并签字，注明日期；

不符合规定的，注明退回原因，反馈给申请人补充或整改。

（四）财务审核：合规性及单据规范性检查

审核主体：财务部门指定人员（如会计、财务主管）；

审核内容：

原始发票真伪查验（通过税务平台验证发票代码、号码、金额等信息）；

发票抬头、税号、项目名称等是否与组织信息一致，是否为“办公用品”“咨询费”等合规商品或服务名称；

费用是否符合会计准则及组织财务制度（如报销时限、列支科目等）；

审批流程是否完整（部门审核意见是否签署，有无越级审批）；

支付申请的收款方信息（户名、开户行、账号）是否准确，与合同或协议是否一致。

审核结果：

审核通过，在“财务审核”栏签署意见并签字，流转至下一审批环节；

审核不通过，注明退回原因（如发票无效、超预算、信息错误等），退回申请人或部门。

（五）分级审批：权限把控与最终确认

根据申请金额及费用类型，执行分级审批制度（以下为示例，具体权限需根据组织规模及管理制度调整）：

小额报销/支付（≤5000元）：由财务审核后，报分管财务领导审批；

中等金额报销/支付（5000元-20000元）：需经部门负责人、财务审核后，报分管业务领导及分管财务领导双审批；

大额报销/支付（＞20000元）：需经部门负责人、财务审核、分管业务领导、分管财务领导审批后，报总经理（或单位负责人）最终审批。

审批要求：审批人需对费用支出的必要性、合规性负总责，在对应审批栏签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见，并签字确认日期。

（六）出纳支付：资金划拨与执行

支付前提：所有审批流程完成后，审批表需流转至出纳部门；

支付操作：

报销支付：出纳核对审批表及财务审核无误的原始凭证，通过现金、银行转账或对公账户向申请人/收款方支付款项，需注明支付方式及支付日期；

对外支付：出纳根据审批表及收款方信息，通过网银、电汇等方式划转资金，保证收款方信息与审批表一致，避免错付、漏付；

凭证反馈：支付完成后，出纳在审批表“支付确认”栏签字，并将支付凭证（如银行回单）交财务部门留存。

（七）归档保存：资料整理与备查

归档主体：财务部门为归档责任部门；

归档内容：审批表（含所有审批环节签字及意见）、原始凭证原件（复印件）、支付凭证、相关合同/协议等材料；

归档要求：按月度或季度分类整理，装订成册，标注“报销/支付日期”“申请人”“部门”等信息，保存期限符合会计档案管理规定（通常不少于5年）。

三、通用报销及支付审批表模板

申请单号

申请日期

年月日

申请人

（姓名）

所在部门

（部门名称）

联系方式

（内部短号/分机）

费用类型□报销□支付（勾选）

收款方信息（若为支付申请填写）

收款方全称：（填写完整名称）

开户银行：（具