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供应商信息收集标准化模板采购决策参考

一、适用场景与目标价值

新供应商引入：当企业需要开发新的供应商资源（如新品类采购、项目制采购）时，通过标准化信息收集快速筛选潜在合作方；

现有供应商评估：年度或季度供应商绩效考评中，系统化收集供应商资质、产能、服务等动态信息，评估合作稳定性；

战略合作供应商筛选：针对核心品类（如原材料、关键零部件），通过深度信息收集识别具备长期合作能力的优质供应商；

采购风险管控：在市场波动（如原材料涨价、供应链中断风险）时，及时掌握供应商备选方案及应急响应能力。

其核心价值在于通过结构化信息收集，减少采购决策中的主观偏差，保证供应商选择符合企业质量、成本、交付、风险等多维度要求，为采购决策提供客观依据。

二、标准化操作流程

第一步：明确采购需求与评估维度

操作要点：

锁定采购需求：由采购部门牵头，联合需求部门（如生产、研发、质量）明确本次采购的核心目标，包括：

采购品类（如“精密机械配件”“IT运维服务”）；

预估年度采购量/金额（如“年采购量10万件，预算500万元”）；

核心质量标准（如“ISO9001认证、产品不良率≤0.5%”）；

交付周期要求（如“订单下单后7个工作日内送达”）；

特殊需求（如“需支持定制化开发”“提供3年质保服务”）。

确定评估维度：根据需求设定供应商评估的关键指标，建议涵盖以下维度（可根据品类调整权重）：

资质合规性（25%）：营业执照、行业资质认证、环保/安全认证等；

产品/服务能力（30%）：产能、技术实力、质量管控、过往合作案例；

成本与价格（20%）：报价合理性、成本结构、批量折扣政策；

合作稳定性（15%）：财务健康状况、交付及时率、售后服务响应速度；

风险控制（10%）：供应链备份能力、合规性（如无重大诉讼、无失信记录）。

第二步：设计并下发信息收集模板

操作要点：

基于第一步的评估维度，使用本模板（详见第三部分）向目标供应商发送信息收集通知，明确：

提交截止时间（如“收到通知后10个工作日内”）；

提交形式（如加盖公章的PDF扫描件+电子表格）；

补充材料要求（如“近3年主要客户合作合同复印件”“产品检测报告”）。

对供应商进行初步沟通，说明模板填写规范（如“统一使用中文填写，数据需真实可追溯”），避免信息遗漏或歧义。

第三步：供应商信息收集与初步筛选

操作要点：

信息接收与完整性核验：采购部门在截止时间前收集供应商提交的模板，重点检查：

必填项是否完整（如统一社会信用代码、法定代表人联系方式、核心资质文件）；

数据逻辑是否一致（如“注册资本”与“年营收”规模是否匹配、“产能”与“最大承接订单量”是否合理）。

初步筛选：设定“一票否决”项（如营业执照过期、无必备行业资质、列入经营异常名录），不符合条件的供应商直接淘汰；对符合基本条件的供应商进入下一环节。

第四步：供应商信息深度核实

操作要点：

资质文件核验：通过“国家企业信用信息公示系统”“中国采购网”等公开渠道查询供应商资质真实性（如营业执照注册信息、行政处罚记录），必要时要求供应商提供原件核对。

能力背调：

客户验证：联系供应商提供的2-3家核心客户（如“客户A采购经理先生”“客户B质量负责人女士”），确认合作时长、产品质量、交付表现等；

实地考察：对关键品类供应商，组织跨部门团队（采购、质量、技术）现场考察生产/服务流程，核实产能、设备、人员配置等与模板填写内容是否一致；

财务风险评估：通过第三方征信机构（如企业信用报告）或供应商提供的财务报表，评估其偿债能力、盈利能力（如资产负债率≤70%、流动比率≥1.2）。

第五步：多维度综合评分与排名

操作要点：

成立评估小组（由采购、质量、财务、技术等部门代表组成，5-7人），根据第一步设定的评估维度及权重，对通过核实的供应商进行独立打分（百分制，保留小数点后一位）。

汇总打分结果，计算平均分（去除最高分和最低分后取均值），形成《供应商综合评分表》，按分数从高到低排名。

结合采购需求紧迫性、战略优先级等因素，确定候选供应商名单（如“前3名进入商务谈判”“前2名作为备选”）。

第六步：采购决策输出与模板归档

操作要点：

评估小组根据综合评分、核实情况及商务谈判结果，形成《供应商采购决策报告》，明确推荐合作供应商、合作条款（如价格、交付、质保）及备选方案，报采购负责人审批。

审批通过后，将供应商信息收集模板、资质文件、评分表、决策报告等资料整理归档，建立供应商档案库，定期更新（如每季度更新财务数据、每年更新资质认证）。

三、供应商信息收集模板表单

供应商基本信息登记表

模块

项目

填写内容

附件要求

一、基本信息

公司全称

营业执照复印件（加盖公章）

统一社会信用代码

成立日期

注册资本

法定代表人

法定代表人证件号码复印件

联系人及职务

联系方式（座机/手机）