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企业文件存档与归档标准化手册

前言

为规范企业文件全生命周期管理，保证文件的真实性、完整性和可追溯性，提高工作效率，降低运营风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各分支机构的文件存档与归档工作，旨在统一标准、明确流程、责任到人，为企业运营、决策支持及合规审计提供可靠依据。

一、适用场景与文件类型

本手册适用于企业在日常运营中产生、处理和需长期保存的各类文件，具体场景及文件类型

（一）行政事务类

场景：企业日常行政管理、会议组织、制度建设、对外公函等。

文件类型：会议纪要、通知公告、内部管理制度、请示报告、办公会议决议、对外函件（含邮件往来记录）等。

（二）人力资源管理类

场景：员工招聘、入职、培训、考核、离职、薪酬福利等全流程管理。

文件类型：员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职证明、薪酬调整审批单、人事任免文件等。

（三）财务管理类

场景：预算编制、资金收支、成本核算、税务处理、审计监督等。

文件类型：财务报表（月度/季度/年度）、费用报销凭证、预算审批表、税务申报表、审计报告、银行对账单等（注：涉及敏感财务数据需单独加密管理）。

（四）项目管理类

场景：项目立项、实施、验收、复盘等全过程管理。

文件类型：项目立项申请书、项目计划书、可行性研究报告、会议纪要、进度报告、验收报告、项目总结等。

（五）合同协议类

场景：业务合作、采购、销售、服务外包等涉及权利义务关系的协议签署与履行。

文件类型：合同文本、补充协议、招投标文件、签约审批单、履行过程中的变更函、争议处理文件等。

二、标准化操作流程

文件存档与归档需遵循“统一分类、及时归档、规范管理、便于检索”的原则，具体流程分为以下步骤：

（一）文件收集与初审

责任主体：各部门文件形成人/部门指定专员。

操作说明：

文件形成后，需在3个工作日内完成初步整理，检查文件内容是否完整（如附件、签批手续是否齐全）、格式是否规范（如标题清晰、无错别字）。

对不符合要求的文件，需及时补充完善；无法补充的，需由部门负责人*出具书面说明并签字确认。

涉及多部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。

（二）文件分类与编码

责任主体：部门档案管理员*（或指定专员）、企业档案管理部门。

操作说明：

分类：依据《企业文件分类表》（见附件1）将文件划分为一级类目（如行政、人事、财务等）、二级类目（如行政下的会议纪要、通知公告）、三级类目（如会议纪要下的年度经营会、部门周例会）。

编码规则：采用“一级类目代码-二级类目代码-年份-流水号”格式，例如：

行政类会议纪要：XZ-JY-2024-001（XZ=行政，JY=会议纪要，2024=年份，001=流水号）

财务类报销凭证：CW-BX-2024-015（CW=财务，BX=报销凭证）

编码需唯一，流水号按年度从001开始顺序编制，不得重复或跳号。

（三）文件整理与装订

责任主体：部门档案管理员*。

操作说明：

排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，如会议纪要按会议日期从早到晚排序，合同按签约时间先后排序。

去除杂物：移除文件中的回形针、大头针等金属物，避免氧化损坏；复印件需与原件核对一致，并在复印件上注明“与原件一致”及核对人姓名*。

装订：采用左侧装订，对超过3页的文件使用胶装或穿线装订，保证牢固平整；单页文件可使用档案夹统一封装，并在封面标注文件名称、编码、日期。

（四）文件归档与登记

责任主体：部门档案管理员*、企业档案管理部门。

操作说明：

归档时间：

月度文件：次月5日前完成归档；

年度文件：次年1月20日前完成归档；

项目文件：项目验收完成后15个工作日内完成归档。

归档方式：

纸质文件：移交至企业档案库房，由档案管理员*清点核对无误后，双方在《文件归档交接清单》（见附件2）上签字确认。

电子文件：存储至企业指定的服务器或云盘（如企业OA系统、档案管理系统），按编码规则命名文件夹，同时打印纸质版《电子文件归档登记表》（见附件3）与纸质文件一并归档。

登记信息：在《企业文件归档总台账》（见附件4）中记录文件名称、编码、分类、形成日期、页数、保管期限、存放位置、移交人、接收人等信息。

（五）文件保管与维护

责任主体：企业档案管理部门。

操作说明：

存放环境：纸质文件存放在专用档案柜中，库房需保持干燥（湿度45%-60%）、通风、避光、防火、防虫、防鼠；电子文件需定期备份（每月1次），重要文件需异地备份（每季度1次）。

定期检查：档案管理员*每季度对纸质文件进行抽查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况；每半年对电子文件进行病毒查杀和格式兼容性检查。

损坏处理：对轻微破损的纸质文件，由档案管理员使用专用修复工具进行修补；严重损坏或丢失的，需由部门负责人出具说明，报分管领导*审批后，按“重新形成+补充说明”方式处理，并在