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标准化文件存档及管理制度规范手册

一、手册编制目的与适用范围

（一）编制目的

为规范企业/组织内部文件的全生命周期管理，保证文件形成的系统性、存档的完整性、检索的高效性及使用的安全性，避免文件丢失、损坏或信息泄露，特制定本手册。通过标准化流程，实现文件管理“有章可循、有据可依、责任到人”，为决策支持、合规审计、业务连续性提供可靠保障。

（二）适用范围

本手册适用于企业/组织各部门（含分支机构）在文件形成、收集、整理、归档、借阅、保管、销毁等全流程管理，涵盖纸质文件、电子文件（含邮件、即时通讯记录、系统导出数据等）及声像文件等各类载体。

二、职责分工与角色定义

（一）档案管理部门（或综合管理部门）

负责制定和完善文件存档管理制度及操作规范；

指导各部门开展文件分类、编码及归档工作；

负责档案库房的日常管理、安全维护及数字化加工；

监督各部门文件归档及时性、完整性，定期组织检查；

提供档案检索、借阅服务，执行档案保密与销毁流程。

（二）业务部门

指定本部门文件管理员（*为示例姓名，下同），负责本部门文件的形成、初步整理及归档移交；

保证文件内容真实、准确，符合归档质量要求；

配合档案管理部门开展文件鉴定、数字化及销毁工作。

（三）部门负责人

审批本部门重要文件归档清单及借阅申请；

监督本部门文件管理制度的执行，对文件完整性负领导责任。

（四）文件管理员

执行本部门文件分类、编码、组卷、编目工作；

按规定时间向档案管理部门移交归档文件；

跟踪文件借阅、归还情况，保证文件安全。

三、文件分类与编码规则

（一）文件分类标准

根据文件来源、性质及用途，分为以下大类（可根据企业实际调整）：

大类代码

大类名称

包含子类举例

A

行政管理类

通知、会议纪要、请示报告、规章制度、合同协议

B

人力资源管理类

招聘录用、劳动合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利

C

财务审计类

会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料

D

业务运营类

项目方案、客户资料、合同订单、市场调研报告

E

生产研发类

技术图纸、研发报告、工艺文件、检验记录、设备台账

F

基建工程类

项目立项、招投标文件、施工图纸、竣工验收资料

G

声像电子类

照片、录音录像、电子文档、数据库备份、系统日志

H

其他类

未纳入上述类别的特殊文件

（二）文件编码规则

采用“部门代码-年份-大类代码-流水号”组合编码，示例：

部门代码：用2位大写字母表示（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”）；

年份：文件形成年份的后4位（如2024年为“2024”）；

大类代码：对应上述分类代码（如“A”代表行政管理类）；

流水号：3位阿拉伯数字，按文件形成顺序从“001”起编。

示例：行政部2024年形成的第5份行政管理类文件，编码为“XZ-2024-A-005”。

四、标准化操作流程

（一）文件形成与收集

文件形成：业务部门在开展工作时，需使用统一规范的文件模板（见附件1），保证要素齐全（如标题、日期、发文部门、编号等），电子文件需保存源文件及PDF格式扫描件（纸质文件需同步电子化）。

收集范围：包括但不限于：

反映本部门主要职能活动的文件；

记载重要事件、决策过程及结果的文件；

具有保存价值的合同、协议、报表等；

涉及权益、法律效力的文件原件。

责任要求：文件形成后24小时内由经办人整理，部门文件管理员每周收集一次，保证无遗漏。

（二）文件整理与组卷

文件排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，正本在前、副本在后，批复在前、请示在后。

文件修整：纸质文件去除金属夹、回形针，破损处修补，折叠为A4标准尺寸；电子文件检查完整性，杀毒后存储至指定服务器文件夹（路径：\服务器名称）。

组卷要求：

按单一份件或问题组卷，一卷文件一般不超过200页；

填写卷内文件目录（见附件2），注明文件标题、责任者、日期、页号；

纸质文件采用“三孔一线”装订，使用无酸卷皮、卷盒；电子文件按卷建立文件夹，命名规则为“编码-卷题名”。

（三）文件归档移交

归档时间：

年度归档：次年3月底前完成上一年度文件归档；

专项归档：项目结束后1个月内完成项目文件归档；

随时归档：重大事件、突发事件形成的文件，事件结束后7日内归档。

移交流程：

部门自查：文件管理员对照《归档文件质量检查表》（见附件3）自查，保证无缺页、无错号、无破损；

填写清单：编制《文件归档移交清单》（见附件4），一式两份，注明文件编码、题名、页数、密级等；

交接核对：与档案管理部门共同清点核对，双方确认无误后在清单上签字（部门文件管理员、档案管理员各执一份）；

入库上架：档案管理部门对移交文件进行登记、编号，纸质文件上架至指定库位，电子文件导入档案管理系统。

（四）文件借阅与使用

借阅范围：仅限因工作需要查阅本部门或相关部门文件的人员，涉密文件需经部门负责人及以上领导审批