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工程项目询价流程标准化文档

一、引言

工程项目询价是确保采购成本合理、质量达标、进度可控的关键环节。为规范公司工程项目采购行为，提高询价效率与透明度，降低采购风险，特制定本标准化流程文档。本流程适用于公司所有工程项目中涉及的设备、材料、服务等采购的询价活动。各相关部门及人员均需严格遵照执行。

二、询价准备阶段

2.1明确采购需求

项目部门或需求部门需根据工程项目的总体计划和设计要求，清晰、准确地提出具体的采购需求。此需求应包含但不限于：

*物资/服务名称及规格型号：明确所需物资的具体名称、详细的技术参数、执行标准或服务的具体内容与范围。

*数量：准确的采购数量，若有分期需求，需注明各期数量及交付时间。

*质量标准：应达到的国家、行业或项目特定的质量要求。

*交付时间及地点：明确的物资到场时间或服务开始与完成时间，以及具体的交付地点。

*特殊要求：如包装、运输方式、安装调试、售后服务、培训、资质证明等其他特殊需求。

需求部门需填写《采购需求申请表》，经部门负责人审批后，作为询价工作的基础依据。

2.2供应商信息收集与筛选

采购部门（或指定的询价负责人）根据采购需求的特性，负责收集潜在供应商的信息。信息来源可包括：

*公司合格供应商名录（若有）。

*行业协会、展会、专业期刊及网络平台。

*同行推荐或历史合作经验。

*公开市场调研。

对收集到的供应商信息进行初步筛选，评估其基本资质、生产能力、供货周期、质量信誉、财务状况及售后服务能力等。筛选出具备潜在合作能力的供应商名单，通常建议不少于三家，以确保充分竞争。

2.3编制询价文件

采购部门（或指定的询价负责人）根据已审批的《采购需求申请表》编制询价文件。询价文件应包含以下核心内容：

*询价邀请函：简要说明询价目的、项目名称、采购内容、报价截止时间及联系方式。

*采购需求说明：详细列出拟采购物资/服务的技术规格、参数、数量、质量标准、交付要求等。

*报价要求：明确报价形式（如单价、总价）、报价货币单位、报价有效期、付款方式期望等。

*供应商资质要求：如营业执照、相关生产许可证、ISO体系认证、业绩证明等。

*合同主要条款（或指引）：包括交货期、质量保证、验收标准、违约责任、争议解决方式等初步设想。

*报价文件格式（如有必要）：提供统一的报价单模板，便于后续比价。

*询价流程说明及时间表：包括答疑时间、报价截止时间、评审时间等关键节点。

询价文件需经过相关技术部门（如需要）及法务部门（如合同条款复杂）审核确认，确保其准确性、完整性和合规性。

三、询价实施阶段

3.1发出询价文件

采购部门（或指定的询价负责人）向通过初步筛选的供应商发出正式的询价文件。发送方式可采用邮件、传真或专人送达，并确保供应商确认接收。同时，应记录询价文件的发出时间、对象及方式。

3.2供应商答疑与澄清

供应商在收到询价文件后，若对文件内容存在疑问，应在规定的答疑截止时间前以书面形式（如邮件或传真）向采购部门（或指定的询价负责人）提出。

采购部门（或指定的询价负责人）对供应商提出的疑问进行整理，必要时会同需求部门或技术部门共同研究，形成统一的书面答疑或澄清文件，并及时发送给所有已接收询价文件的供应商。此答疑或澄清文件将作为询价文件的组成部分。

严禁向任何供应商泄露其他供应商的提问内容或针对特定供应商提供单独的信息。

四、报价接收与评审阶段

4.1接收报价文件

供应商应在询价文件规定的报价截止时间前，将密封完好（若有要求）的报价文件（正本及副本份数按询价文件要求）送达指定地点或发送至指定邮箱。

采购部门（或指定的询价负责人）负责接收报价文件，并做好接收记录，包括接收时间、供应商名称、文件份数等。对于逾期送达的报价文件，原则上应予以拒收，除非有特殊情况并经相关领导批准。

4.2初步审查

报价截止后，采购部门（或指定的询价负责人）组织相关人员对所有收到的报价文件进行初步审查。审查内容主要包括：

*报价文件是否完整，是否按询价文件要求签字盖章。

*报价有效期是否满足要求。

*供应商资质文件是否齐全有效。

*报价内容是否响应询价文件的基本要求，有无重大偏离。

对于未通过初步审查的报价文件，将被视为无效报价，不进入后续评审环节。

4.3组建评审小组

根据采购项目的金额、复杂程度及重要性，由采购部门牵头，组织相关部门（如需求部门、技术部门、财务部门等）人员组成评审小组。评审小组成员应具备相应的专业知识和良好的职业道德。

4.4详细评审

评审小组对通过初步审查的有效报价文件进行详细评审。评审应基于预设的评审标准，通常从以下几个方面进行：

*价格因素：对报价的合理性、完整性进行审核，比较各供应