游泳俱乐部行政费用管理细则.doc

游泳俱乐部行政费用管理细则

第一章总则

第一条为规范XX游泳俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政费用管理，合理控制运营成本，提升资金使用效益，保障俱乐部游泳事业持续健康发展，更好地为会员提供优质服务，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及俱乐部章程，制定本细则。

第二条本细则适用于俱乐部各部门及全体员工在行政办公、业务交流、后勤保障等活动中发生的各类行政费用。

第三条行政费用管理遵循以下原则：

（一）勤俭节约，反对铺张浪费，坚持把资金用在刀刃上；

（二）预算控制，所有费用纳入年度预算管理，无预算不支出；

（三）专款专用，费用支出与预算项目一一对应，不得挪用；

（四）审批规范，严格执行分级审批制度，确保程序合规；

（五）公开透明，定期公示费用使用情况，接受员工及会员监督。

第四条本细则旨在通过科学管理，优化资源配置，助力俱乐部游泳培训、赛事组织、会员服务等核心业务蓬勃发展，为推动全民健身事业贡献力量。

第二章行政费用分类

第五条俱乐部行政费用分为以下九类，各部门需按类别归集费用：

（一）办公费：包括文具纸张、打印耗材、办公设备维修、办公软件订阅、邮寄费等日常办公所需费用；

（二）差旅费：员工因公出差发生的交通费（含市内交通、长途汽车、火车、飞机等）、住宿费、伙食补助费及出差杂费；

（三）会议费：内部工作会议、外部业务交流会议发生的场地租赁、资料印刷、餐饮等费用；

（四）招待费：因公接待合作单位、赛事嘉宾、会员代表等发生的餐饮、礼品、场地等费用；

（五）水电费：办公区域、俱乐部前台等公共区域的水费、电费支出；

（六）通讯费：办公固定电话费用、员工因公使用手机的通讯补贴；

（七）租赁费：办公场地租赁、办公设备（如复印机、投影仪）租赁等费用；

（八）物业费：办公区域的物业管理费、清洁费、安保费等；

（九）其他行政费用：包括办公区域绿植养护、节日装饰、行政档案管理等零星费用。

第六条各类费用需明确列支范围，不得将业务活动费用（如游泳教练培训费、赛事奖金）纳入行政费用核算。

第三章预算管理

第七条年度预算编制：

（一）每年11月，各部门根据下一年度工作计划，编制本部门行政费用预算，细化到具体项目（如办公费中的打印纸数量、差旅费中的出差次数）；

（二）行政部汇总各部门预算后，会同财务部进行审核，重点检查预算的合理性（如是否与上年度实际使用情况匹配、是否符合节约原则）；

（三）审核通过的预算方案提交俱乐部管理层审议，经总经理批准后，于12月底前发布执行。

第八条预算调整：

（一）预算执行过程中，因不可抗力或业务调整确需调整预算的，部门需提交《预算调整申请表》，说明调整理由、调整金额及项目；

（二）调整金额在原预算10%以内的，由行政部与财务部联合审批；超过10%的，需总经理批准；

（三）预算调整原则上每年不超过两次，严禁频繁调整。

第九条预算执行：

（一）各部门严格按预算执行，超预算费用原则上不予报销；

（二）行政部每月跟踪各部门预算执行进度，对超进度20%以上的部门发出预警，督促其控制开支；

（三）财务部每季度编制预算执行报告，提交管理层分析决策。

第四章费用审批流程

第十条日常费用审批（办公费、通讯费、水电费等）：

（一）金额≤500元：部门负责人审批→行政部文员登记；

（二）500元＜金额≤2000元：部门负责人审核→行政部负责人审批；

（三）金额＞2000元：部门负责人审核→行政部负责人复核→总经理审批。

第十一条差旅费审批：

（一）出差前，员工需填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、天数、费用预算（交通、住宿、伙食补助）；

（二）审批流程同第十条；

（三）出差结束后，凭审批后的申请单报销费用。

第十二条招待费审批：

（一）招待前，需填写《招待申请单》，注明招待对象、事由、人数、预算金额；

（二）金额≤1000元：部门负责人审核→行政部负责人审批；

（三）金额＞1000元：部门负责人审核→行政部负责人复核→总经理审批；

（四）严禁无申请招待，特殊情况需事后3日内补填申请。

第十三条预付款审批（如租赁费、大型会议费）：

（一）需预付款项时，提交《预付款申请单》，附合同或协议复印件；

（二）审批流程：部门负责人审核→行政部负责人复核→财务部负责人审核→总经理审批；

（三）预付款金额不得超过合同总金额的30%，剩余款项待服务完成后按报销流程支付。

第十四条所有审批需在3个工作日内完成，超时未审批的，视为同意（但需事后补签）。

第五章费用报销规范

第十五条报销凭证要求：

（一）必须提供合