采购申请与审批流程表单管理效率优化版.docVIP

适用工作场景与价值

在企业日常运营中，采购申请与审批是控制成本、规范流程的关键环节。本模板适用于各类企业（如制造业、服务业、互联网公司等）的常规采购场景，包括但不限于：办公用品采购、生产物料申领、固定资产添置、服务外包需求等。通过标准化表单和清晰流程，可显著提升审批效率（减少平均审批时长30%+）、避免信息遗漏、明确责任分工，同时为采购数据分析提供基础支撑，助力企业实现降本增效。

全流程操作指引

一、采购申请发起

责任主体：需求部门申请人（如小明、李华）

操作步骤：

明确需求：申请人确认采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算依据（如历史采购价、市场询价记录等）。

填写表单：登录企业采购管理系统（或线下填写标准化表单），录入以下核心信息：

基本信息：申请单号（系统自动）、申请人姓名、所属部门、申请日期；

采购详情：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额、用途说明（需注明“生产用”“行政办公用”等）；

附件：如技术参数、报价单、需求审批单（如涉及固定资产需附资产评估表）。

提交申请：确认信息无误后提交，系统自动流转至下一审批节点（部门负责人）。

关键要求：预算金额需符合部门年度预算，超预算需提前说明并附预算调整申请；紧急采购需勾选“紧急”选项并注明原因（如生产设备突发故障）。

二、部门初审

责任主体：需求部门负责人（如王经理）

操作步骤：

审核必要性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否为必需品（如办公用品需核查库存是否充足）。

审核合规性：检查表单信息是否完整（如规格、用途是否明确），预算是否在部门额度内。

审批意见：通过系统勾选“同意”“驳回”或“补充说明”：

同意：流转至财务部门审核；

驳回：需注明原因（如“非必要采购”“预算超支”），系统退回申请人；

补充说明：要求申请人补充材料（如未报价单），待补充后重新提交。

时限要求：常规采购需在1个工作日内完成审核，紧急采购需在4小时内完成。

三、财务复审

责任主体：财务部门专员（如张会计）

操作步骤：

预算核对：对照年度预算表及已发生的采购支出，确认本次申请预算是否充足，是否符合成本控制要求。

价格合理性：审核预估单价是否合理（参考历史采购数据、市场均价或比价记录），大额采购（如超5万元）需要求申请人提供至少3家供应商报价单。

合规性检查：核查采购是否符合财务制度（如是否需签订合同、是否涉及预付款等）。

审批意见：

预算合规、价格合理：勾选“同意”，流转至分管领导审批；

预算不足或价格异常：勾选“补充说明”或“驳回”，注明调整建议（如“建议降低数量”“重新比价”）。

时限要求：常规采购2个工作日内完成，紧急采购1个工作日内完成。

四、领导终审

责任主体：分管副总/总经理（如陈总）

操作步骤：

战略匹配性：审核采购是否与企业整体战略目标一致（如大型设备采购是否影响产能规划）。

权限判定：根据企业授权制度，确认审批权限：

金额≤1万元：部门负责人+财务审核通过即可生效；

1万元＜金额≤5万元：需分管副总审批；

金额＞5万元：需总经理审批。

审批决策：

同意：系统审批通过通知，自动推送至采购部门；

驳回：注明原因（如“暂不符合年度规划”），终止流程并退回申请人。

时限要求：分管副总1个工作日内完成，总经理2个工作日内完成（紧急采购同步压缩时限）。

五、采购执行与反馈

责任主体：采购部门（如赵主管）、申请人

操作步骤：

接收任务：采购部门收到审批通过通知后，根据需求制定采购计划（明确供应商、交货期、付款方式等）。

采购执行：通过招标、询价或定点供应商采购，保证质量与交期。

结果反馈：

采购完成后，采购员在系统中录入采购订单号、供应商信息、实际成交金额，并更新采购状态为“已到货”；

申请人确认到货数量与质量无误后，在系统中签字确认，流程闭环。

标准化表单模板

采购申请与审批表

基本信息

内容

申请单号

（系统自动，如CG001）

申请人

小明

所属部门

行政部

申请日期

2024年10月8日

紧急程度

□常规□紧急（原因：打印机故障影响办公）

采购详情

内容

物品/服务名称

联想ThinkPadT14笔记本电脑

规格型号

i5-1240U/16G/512G/集显

单位

台

数量

2

预估单价（元）

5500

预算金额（元）

11000

用途说明

新员工入职办公使用

附件清单

□报价单□技术参数□其他（供应商A报价单）

审批流程

部门/岗位

审批意见

签字

日期

需求部门审核

行政部负责人

同意

王经理

10月9日

财务审核

财务部专员

同意

张会计

10月10日

分管领导审批

分管副总

同意

陈总

10月11日

采购结果确认

申请人

已到货无误

小明

10月15日

备注|1.采购订单号：CG2024901；2.供应商：联想集团官