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档案资料管理标识规范及执行标准

引言

档案资料，作为组织过往活动的原始记录与知识沉淀，其价值不言而喻。而标识，作为档案资料管理的“语言”与“导航系统”，直接关系到档案的检索效率、利用便捷性乃至历史凭证的准确性。缺乏规范的标识，档案管理工作将陷入混乱，信息资源的开发利用更无从谈起。因此，建立一套科学、系统、统一的档案资料管理标识规范及执行标准，是提升档案管理科学化、规范化水平，保障档案完整性与安全性，充分发挥档案价值的基础性工程。本文旨在结合实践经验，从标识的基本原则、规范细则到执行保障，进行系统性阐述，以期为相关从业者提供具有实操性的指导。

一、档案资料管理标识的基本原则

档案资料管理标识并非随意为之，需遵循以下核心原则，以确保其效能的发挥：

1.清晰性原则：标识信息必须清晰、准确，易于辨识，避免模糊不清或产生歧义的表述。无论是文字、符号还是颜色，都应确保在不同光线、不同距离下均能被快速准确解读。

2.统一性原则：在同一组织或系统内，标识的规则、格式、所用术语、颜色代码、符号含义等必须保持统一。这是实现档案集中管理、异地查阅、信息共享的前提。

3.稳定性与可追溯性原则：标识一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变更。如确需变更，应有详细记录，确保档案在生命周期内的标识具有可追溯性，能够清晰反映其历史沿革。

4.实用性与效率性原则：标识设计应立足实际操作需求，力求简洁明了，便于制作、粘贴、识别和维护，以提高档案管理各环节的工作效率。避免过度设计或添加不必要的冗余信息。

5.规范性与严肃性原则：标识的内容、格式、制作等均应符合档案管理的相关法规、标准和制度要求，体现档案工作的严肃性和专业性。

二、档案资料管理标识规范细则

2.1档案门类与类别标识

档案门类与类别的清晰划分是标识管理的基础。应根据本单位档案形成的实际情况和管理需求，参照国家或行业相关档案分类标准，制定统一的档案分类体系。

*标识方法：通常采用文字全称或规范化简称，并可辅以特定的字母代码或颜色进行区分。例如，“文书档案”可标识为“WS”，“会计档案”标识为“KJ”，“科技档案”标识为“KJ”（此处需注意避免与会计档案代码混淆，可根据实际情况调整，如“KJ”专指会计，科技用“KJ”则不妥，可改为“KJ-会计”，“KJ-科技”或使用“KJ”代表会计，“KJ”代表科技则需要更细致的区分规则，或直接使用汉字“科技档案”更为稳妥，此处强调避免混淆的重要性）。

*层级体现：对于多级分类，标识应能体现其层级关系，可采用“大类-子类-细目”的方式，如“年度-机构-问题”分类法下，标识可体现为“XXXX年-办公室-综合事务”。

2.2档案盒/夹标识

档案盒或档案夹是档案实体存储的基本单元，其标识至关重要。

*盒脊标识：这是档案上架后最主要的检索依据，必须包含关键信息。一般应包括：

*全宗名称或单位名称（规范化简称）

*年度（如“XXXX年”）

*保管期限（永久、长期、短期或具体年限，如“永久”、“30年”、“10年”）

*机构（或问题、项目等，根据分类方案确定）

*起止件号或卷内文件编号范围

*盒号（在同一全宗、同一分类层级内的顺序号）

*盒面标识：可与盒脊信息一致，或根据需要简化，重点突出全宗名称、年度、保管期限和盒号。

*盒内备考表标识：盒内备考表应清晰记录盒内文件的件数、页数，以及文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并由相关责任人签字确认。

2.3案卷及文件材料标识

*案卷封面与脊背标识：对于以案卷为单位整理的档案，其封面和脊背应包含全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、件（页）数、案卷号等信息。

*卷内文件目录与页号标识：卷内文件目录是检索卷内具体文件的工具，应包含顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。每份文件及其附件均应编写页号，页号编写位置应统一（如文件正面右上角，背面左上角，空白页不编号）。

*文件材料本身的标识：对于需要单独标识的重要文件材料，可在文件首页适当位置加盖归档章，归档章应包含全宗号、年度、保管期限、件号、页数等要素。复印件、传真件等特殊文件，应在显著位置注明其性质。

2.4电子档案标识

随着信息化发展，电子档案的标识同样重要，其核心在于元数据的规范。

*文件命名标识：电子文件命名应具有规律性和可读性，可采用“年度-机构-事由-序号-扩展名”等规则，确保文件名能反映文件核心内容。

*元数据标识：应按照相关电子文件管理规范，对电子档案的元数据进行完整、准确著录，如文件编号、题名、责任者、形成日期、保管期限、文件格式、存储路径、访问权限、关联文件等。

*格式与版本标识：明确电子档案的存储格式要求（