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企业供应商合作沟通规范文档

一、规范制定目的

为保证企业与供应商在合作过程中的沟通高效、规范、透明，减少信息传递误差，明确双方责任边界，保障合作项目顺利推进，特制定本规范。本规范旨在统一沟通标准，提升协作效率，建立长期稳定的供应商合作关系。

二、规范适用场景与沟通类型

本规范适用于企业与供应商合作全生命周期的各类沟通场景，主要包括但不限于以下类型：

（一）日常业务对接

包括订单需求确认、交付进度跟踪、产品质量反馈、售后支持等常规业务信息的传递与协调。

（二）需求变更沟通

因业务调整、设计优化等原因导致合作需求（如产品规格、交付时间、服务范围等）发生变更时的双方确认与同步。

（三）问题处理沟通

合作中出现质量异常、交付延迟、服务争议等问题时的问题溯源、责任界定及解决方案协商。

（四）合同条款沟通

合作启动前合同条款的谈判、修订，以及合作过程中合同变更、续签等条款的确认。

（五）项目进度同步

涉及项目制合作时，阶段性成果交付、里程碑节点达成、资源协调等进度的定期与实时同步。

三、标准化沟通流程与操作步骤

（一）沟通前准备

明确沟通目标

根据沟通场景，清晰界定本次沟通需达成的具体结果（如确认需求细节、解决争议问题、同步进度节点等）。

预先梳理沟通核心要点，避免主题发散。

收集与核对信息

整理与本次沟通相关的背景资料（如订单文件、技术图纸、问题反馈记录、合同条款等），保证信息准确、完整。

对供应商提供的资料进行初步核对，标注存疑点以便沟通时重点确认。

确定沟通参与人与方式

根据沟通重要性及内容复杂度，明确企业内部对接人（如采购经理、项目负责人、质量工程师等）及供应商对接人（如销售代表、生产主管、技术负责人等）。

选择合适的沟通方式：

简单事务：优先使用企业协同平台（如钉钉、企业）文字沟通，便于留痕；

复杂问题：采用电话或视频会议，提前发送会议议程；

重要事项：必须组织线下会议或双方书面签确。

（二）沟通中执行

开场说明

沟通开始时，由企业方对接人简要说明沟通主题、目标及预计时长，引导双方聚焦核心内容。

内容沟通与确认

清晰传递企业需求、问题反馈或变更信息，使用专业术语并辅以数据或案例说明，避免模糊表述（如“尽快交付”改为“需在X月X日前完成交付”）。

供应商回应时，认真听取其意见、需求或解释，对关键信息（如交付时间、解决方案细节）进行复述确认，保证理解一致。

涉及责任、费用、时间节点等核心条款时，需当场明确并记录，避免后续歧义。

记录沟通要点

指定专人（如企业方对接人或项目助理*）实时记录沟通内容，重点记录：

双方一致达成的结论；

存在分歧的事项及各自立场；

待办事项（包括责任方、完成时限、输出成果等）。

会议结束后，整理形成《沟通纪要》，并在24小时内通过协同平台发送给双方参会人员确认。

（三）沟通后跟进

信息同步与闭环

《沟通纪要》经双方确认后，作为后续执行的依据。企业对接人需同步告知内部相关部门（如仓库、财务、生产部等）沟通结果，保证信息一致。

针对《沟通纪要》中的待办事项，责任方需按计划推进，企业对接人需在截止日前1天进行提醒，完成后及时反馈结果。

资料归档

将沟通记录（包括文字聊天记录、会议纪要、确认函、邮件等）按“供应商名称-合作项目-沟通日期”分类归档，保存期限不少于合作结束后3年，便于后续追溯。

效果评估与优化

定期（如每季度）对供应商沟通效率、响应速度、问题解决满意度进行评估，针对高频问题（如信息传递延迟、反馈不清晰）与供应商共同优化沟通机制。

四、常用沟通工具模板及填写说明

（一）供应商日常沟通记录表

适用场景：订单需求确认、交付进度跟踪、质量反馈等日常业务对接。

序号

沟通时间

沟通方式

供应商对接人

企业对接人

沟通主题

核心内容摘要

待办事项

责任方

完成时限

状态（进行中/已完成）

1

2024-03-1509:30

电话

张经理*

李采购*

订付进度确认

供应商反馈：生产已完成80%，预计3月18日发货，物流单号后续提供

跟踪物流信息，同步仓库备货

李采购*

3月18日前

进行中

2

2024-03-1614:20

企业

王技术*

赵工程师*

产品A尺寸参数微调确认

供应商确认：将长度由100mm调整为102mm，其他参数不变，3月20日前提供样品确认

样品验收，更新技术图纸

赵工程师*

3月22日前

进行中

填写说明：

“核心内容摘要”需简洁记录双方达成的共识或关键信息，避免冗长描述；

“待办事项”需明确具体动作，如“提供样品”“反馈进度”等；

“状态”需实时更新，保证事项可追溯。

（二）需求变更确认表

适用场景：因业务调整需变更合作需求时，双方对变更内容的正式确认。

变更单号

项目/订单名称

原需求内容

变更后内容

变更原因

影响分析（交付/成本/质量等）

供应商确认意见

企业