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行政值班记录表填写规范

行政值班工作是保障单位各项事务正常运转、及时应对突发情况的重要环节，而行政值班记录表则是值班工作的直接体现与重要凭证。一份规范、清晰、详实的值班记录，不仅能准确反映值班期间的工作情况，为后续工作提供参考，更能在出现问题时提供追溯依据，明确责任。为确保行政值班记录的质量，特制定本填写规范。

一、基本信息填写规范

基本信息是值班记录的“脸面”，其准确性与完整性是后续一切记录的基础。

1.日期与值班时段：务必填写清晰、准确的公历日期，精确到具体的年、月、日。值班时段应明确标注，例如“上午X点至下午X点”或“当日X点至次日X点”，确保与实际排班情况一致，避免混淆。

2.值班人员信息：值班人员姓名应填写全名，不得使用昵称、简称或易于产生歧义的代称。若为多人共同值班，应逐一列明所有值班人员姓名，并可注明主值班与副值班（如有此分工）。

3.联系方式：值班人员在班期间的有效联系方式（如内部分机、手机号码）必须填写清楚、准确，确保在值班时段内通讯畅通，以便应对紧急事务的联络。如有备用联系方式，亦应一并注明。

4.天气情况：简要记录当日天气状况，如晴、阴、雨、雪等，部分单位可能对此有特定要求，以实际需要为准。

二、值班期间事项记录规范

此部分是值班记录的核心，需客观、准确、及时、完整地记录值班期间发生的各类重要事项。

1.日常事务处理：

*接待记录：对于外来访客、电话咨询等，应记录来访（电）单位或人员姓名、事由、接洽部门或人员、处理结果或进展等关键信息。力求简明扼要，突出重点。

*文件与信息传递：收到上级来文、通知、重要邮件或需转达的信息，应记录来文单位/来源、标题/主要内容、接收时间、传递对象、传递方式及时间。确保信息传递的可追溯性。

*其他常规工作：如领导交办的临时任务、内部设施设备巡检情况（若属值班职责）等，按实际情况如实记录。

2.突发事件与重要情况处置：

*详细记录要素：遇有突发事件（如安全事故、设备故障、紧急投诉、自然灾害影响等）或重要情况，必须详细记录以下要素：

*发生时间：精确到分钟，记录事件发生或接报的具体时刻。

*发生地点：明确事件发生的具体位置。

*事件概况：客观、准确描述事件发生的经过、主要内容、涉及人员等，避免主观臆断和情绪化表达。

*处置过程：记录采取的应急措施、报告对象（上级领导、相关部门）、报告时间、所获指示及执行情况。

*事件结果/当前状态：记录事件的处理结果、后续影响或截至交班时的进展情况。

*突出重点：对于影响较大、处置复杂或需后续跟进的事项，应重点详细记录，确保关键信息无遗漏。

3.记录要求：

*及时性：事项发生或处理完毕后，应立即进行记录，避免事后遗忘或记忆偏差导致信息失真。

*客观性：如实反映情况，不夸大、不缩小、不虚构。对不确定的信息应注明来源或“据报”。

*准确性：用词规范、语句通顺，避免错别字、语病及含糊不清的表述。涉及人名、地名、时间、数据等关键信息务必反复核对。

*完整性：确保事件的来龙去脉清晰，关键节点无缺失。

三、交接班记录规范

交接班是保证值班工作连续性的关键环节，交接记录应清晰明了，便于接班人员迅速掌握情况。

1.未办结事项：详细列出值班期间已着手处理但尚未完成的事项，说明当前进展、下一步需采取的措施、相关联系人及联系方式等。

2.遗留问题与注意事项：对于值班期间发现的、需后续关注或解决的问题，以及对下一班组值班人员的特别提示（如特殊活动安排、需重点防范的风险等），均需明确记录。

3.物品交接：若涉及值班物品、钥匙、文件资料等的交接，应列出物品清单，双方核对无误后签字确认。

4.交接双方签字：交班人员与接班人员均需在记录上亲笔签名，并注明交接时间（精确到分钟），以示负责。

四、填写通用要求

1.书写规范：如为手写记录，应使用黑色或蓝色水笔、签字笔填写，字迹工整、清晰，易于辨认，不得使用铅笔或易褪色的笔。提倡使用规范的简化字，避免潦草、连笔或难以识别的字迹。若为电子记录，则应注意排版整洁。

2.内容真实：记录内容必须实事求是，严禁编造、篡改。对记录的真实性负责。

3.语言精炼：在保证信息完整的前提下，力求语言简洁、准确，避免冗余和不必要的描述。

4.修改规范：记录如需修改，应在错误处划单横线，保持原记录清晰可辨，然后在其上方或旁边填写正确内容，并由修改人在修改处签名或盖章，注明修改日期。严禁随意涂抹、覆盖或撕毁记录页。

5.保密性：值班记录可能涉及单位内部信息，填写人员应遵守保密规定，不得随意泄露记录内容。记录载体应妥善保管，按规定归档。

结语

规范填写行政值班记录表是每一位值班人员的基本职责，也是衡量值班工作质量的重