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企业财务费用管理报销标准规范手册

第一章总则

一、手册制定目的

为规范企业各项费用支出管理，明确费用报销标准与操作流程，保证费用支出的合理性、合规性，提高资金使用效率，保障企业经营活动有序开展，特制定本手册。

二、管理依据

本手册依据国家《会计法》《企业会计准则》及公司《财务管理制度》《内部控制规范》等相关规定制定。

三、适用范围

本手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖因公发生的各项费用支出管理，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、会议费、通讯费、交通费等日常费用。

第二章费用支出标准

一、差旅费管理标准

交通费用

员工出差需选择公共交通工具（高铁/动车二等座、飞机经济舱、长途汽车等），特殊情况（如紧急公务、携带大额物品）需经部门负责人提前批准后可乘坐飞机商务舱或出租车。

市内交通：出差期间市内交通费按每人每天80元标准包干（含公交、地铁、网约车等），凭实际票据报销，超出部分由个人承担；若使用私家车出差，需提前提交《用车申请》，按公司规定的里程标准（0.5元/公里）发放交通补贴。

住宿费用

出差住宿标准按城市级别执行：一线城市（北京、上海、广州、深圳）每人每天不超过500元，新一线城市（杭州、成都等）不超过400元，其他城市不超过300元。

部门负责人及以上人员可上浮20%住宿标准，且原则上需安排单间；住宿需选择正规酒店，并索取增值税普通凭证。

伙食及补助

伙食补助按每人每天120元标准包干，出差期间凭餐饮发票实报实销，若已享受伙食补助，不再重复报销餐饮费用。

出差时间超过24小时（含），可额外享受每人每天50元通讯补贴，用于公务联系。

二、办公费管理标准

文具与耗材

办公用品（笔、纸、文件夹等）由行政部统一采购，各部门按季度提交《办公用品需求计划》，经审批后发放，个人不得自行购买。

特殊耗材（如专业打印纸、墨盒等）需提前提交《采购申请》，说明用途及数量，经部门负责人及财务部审核后采购。

通讯费用

员工通讯补贴按岗位级别执行：基层员工每月100元，中层管理人员200元，高层管理人员300元，凭话费发票实报实销，超出部分由个人承担。

因公拨打的长途电话需注明事由，经部门负责人签字后报销。

三、业务招待费管理标准

适用范围

业务招待费仅用于接待客户、合作伙伴及部门等与公司业务相关的单位或人员，内部员工聚餐不得在此列支。

审批与标准

单次招待费用需提前3个工作日提交《业务招待申请表》，注明招待对象、事由、人数、预算及预计发生时间，经部门负责人及分管领导审批后执行。

招待标准：每人每次不超过200元（含餐饮、烟酒、茶叶等），特殊情况需经总经理批准。

招待后5个工作日内，需附消费清单及招待对象联系方式，按审批流程报销。

四、其他费用管理标准

会议费

会议需提前10个工作日提交《会议申请》，明确会议主题、时间、地点、人数、预算及议程，经分管领导审批。

会议费包括场地租赁、餐饮、资料印刷等，场地租赁优先选择公司内部会议室，外部场地需签订租赁合同。

培训费

员工培训需由人力资源部统一组织，填写《培训计划申请表》，明确培训内容、时间、地点、费用预算及参训人员。

培训费包括师资费、场地费、教材费、交通费等，交通及住宿标准参照差旅费执行。

第三章费用报销操作流程

一、费用发生前申请

常规费用：日常办公费、通讯费等固定费用，按月度由各部门统一汇总，经部门负责人审核后提交财务部。

非常规费用：差旅费、业务招待费、会议费等大额或临时性费用，需提前填写《费用预支申请表》（见附件1），说明费用用途、预算明细、时间及预计报销日期，经部门负责人、分管领导审批后，财务部根据审批额度预支款项。

二、费用发生与票据获取

费用发生时，需保证消费行为真实、合规，索取合法有效的收款凭证（如增值税发票、财政票据等），凭证上需注明公司全称、费用发生日期、金额及消费项目。

交通、住宿等费用需保留原始票据（如车票、酒店账单），餐饮费用需提供消费清单，票据需保持清晰、完整，不得涂改或伪造。

三、报销材料整理与提交

员工在费用发生后15个工作日内，整理相关票据及审批文件，按费用类别分类粘贴在《费用报销单》（见附件2）后，并填写报销明细（含费用名称、金额、发生日期、事由等）。

部门负责人需对报销材料的真实性、合理性进行审核，签字确认后，将报销材料提交至财务部。

四、财务审核与复核

财务部收到报销材料后，在3个工作日内完成审核，重点检查以下内容：

报销凭证是否合法、合规，票据信息是否完整；

费用是否符合公司报销标准，超出部分是否按规定审批；

报销流程是否完整，审批签字是否齐全。

审核无误后，财务部在《费用报销单》上签字确认；若发觉问题，需及时与申请人沟通，退回修改或补充材料。

五、领导审批

根据费用金额及审批权限，需提交不同层级领导审批：

金额5000元以下：由部门负责人审批；