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合同审查与签订流程标准模板

一、适用范围与业务情境

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与准备

操作主体：需求部门

明确业务需求：需求部门根据业务发展目标，确定需通过合同合作的具体事项，清晰列明合作目的、预期成果、核心需求（如采购设备需明确型号、数量、预算上限；提供服务需明确服务范围、质量标准、交付期限等）。

初步调研合作方：通过企业信用信息公示系统、行业协会官网、公开招标平台等渠道，知晓潜在合作方的主体资格（是否为依法设立并存续的法人/其他组织）、经营状况、信誉度及履约能力，筛选3家及以上候选方（如为独家合作，需说明理由并提交专项报告报批）。

提交《合同需求申请表》：将需求详情、候选合作方信息、预算金额、项目背景、需提供的附件（如合作方资质文件、报价单、技术参数等）填写完整，经需求部门负责人签字后，提交至业务归口管理部门（如采购类合同提交采购部，销售类合同提交市场部）。

（二）合同起草

操作主体：业务归口管理部门/需求部门

确定合同类型：根据合作事项性质，优先选用国家或行业示范文本（如《民法典》合同编示范文本、行业协会推荐文本）；无示范文本的，参照公司过往同类合同模板自行起草，保证合同类型与交易内容匹配（如技术开发合同与技术服务合同的条款差异）。

起草合同核心条款：严格按照《民法典》及法律法规要求，明确以下条款：

当事人信息：名称、住所、法定代表人/负责人、统一社会信用代码、联系方式等（需与营业执照信息一致）；

标的：名称、规格、型号、数量、品牌等具体描述（避免“一批”“若干”等模糊表述）；

质量标准：明确国家标准、行业标准或双方约定标准，并约定验收方式、检验期限及异议处理流程；

价款/报酬：金额（大小写一致）、币种、计价方式（单价/总价）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（户名、账号、开户行）；

履行期限/地点/方式：起始/结束时间、交付/服务地点、运输方式（运费承担方）、验收流程（如“收货后5个工作日内验收”）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不合格）、违约金计算标准（不超过实际损失的30%）、赔偿范围（直接损失及合理间接损失）；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，一般选择公司所在地法院）；

其他约定：保密条款（保密范围、期限）、知识产权归属、不可抗力处理、合同生效条件（如“双方法定代表人签字并盖章后生效”）等。

内部会签：合同起草完成后，先在需求部门内部会签，确认内容与业务需求一致，无遗漏或冲突后，提交至法务部门审查。

（三）内部审查

操作主体：法务部门、业务部门、财务部门等

法务部门审查（重点）：

主体资格：合作方是否具备签约能力（如超越经营范围、法定代表人越权签约等风险）；

合法性：条款是否违反法律、行政法规强制性规定，是否损害社会公共利益；

完整性：是否遗漏核心条款（如违约责任、争议解决）；

风险点：格式条款是否提示说明，免责条款是否有效，违约责任是否公平合理。

出具《合同审查意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，附具体修改意见（如“建议将‘尽快交付’明确为‘2024年X月X日前交付’”）。

业务部门审查：

复核商务条款（如标的描述、履行期限、质量标准、付款方式等），保证与业务需求一致，无商业风险（如价格是否高于市场均价、交付周期是否满足项目进度）。

财务部门审查：

审查合同金额、付款方式是否符合公司财务制度，资金来源是否落实（如预算是否审批），发票开具要求（如“提供增值税专用发票”）、税费承担方是否明确，是否存在资金支付风险（如“预付款比例超过30%”需说明理由）。

其他部门审查：

涉及人力资源（如劳务合作中的用工性质）、安全生产（如服务过程中的安全责任）等特殊条款的，需对应部门会签确认。

所有审查部门意见一致后，进入谈判环节。

（四）谈判与修订

操作主体：业务归口管理部门、法务部门、需求部门

组织谈判：根据审查意见，与合作方就合同条款进行谈判。谈判前明确谈判目标（如价格底线为预算的90%，履行期限弹性范围为±7天），由业务归口管理部门牵头，法务部门、需求部门参与（至少2人，1名主谈人+1名记录人）。

记录谈判内容：填写《合同谈判记录表》，详细记录：

谈判时间、地点、参与人（双方姓名、职务）；

议题（如价格、交付期限、违约责任）；

双方观点及分歧点（如我方要求“预付款20%”，对方坚持“10%”）；

谈判结果（达成一致的内容、未达成一致的内容及后续处理方案，如“价格暂定元，待对方提供成本明细后最终确认”）。

修订合同文本：根据谈判结果及审查意见，对合同文本进行修订，修订处用红色字体或下划线标注，并附《合同修订说明》（说明修订条款、原因及依据）。修订后再次提交法务部门及相关审查部门确认，直至无异议。

（五）最终审批

操作主体：公司管理层