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企业采购流程管理与供应商选择工具指南

一、适用工作情境

本工具适用于企业各类采购场景，包括但不限于：

新业务启动采购：如企业拓展新生产线、新增办公场所时，需引入新的设备、材料或服务供应商；

常规采购标准化：对日常生产原料、办公用品、IT服务等重复性采购需求，规范流程与供应商管理；

供应商优化调整：对现有供应商进行绩效评估，淘汰不合格供应商，补充优质新供应商；

合规性采购管控：需保证采购流程符合《招标投标法》《企业内部控制规范》等法规要求，防范合规风险。

二、操作流程详解

步骤1：采购需求确认与审批

目标：明确采购内容、预算及优先级，保证需求合理且符合企业战略。

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间、预算金额及依据；

采购部门对需求进行初审，重点核查预算匹配性、规格合理性（如是否为行业标准、是否存在替代方案）；

提交至分管领导及总经理审批，大额采购（如单笔超10万元）需经管理层集体决策。

责任主体：需求部门发起，采购部门审核，管理层审批。

步骤2：供应商寻源与信息收集

目标：广泛筛选潜在供应商，建立备选名单。

操作内容：

内部推荐：向企业各部门征集合作过的优质供应商信息（如过往合作良好的设备商、服务商）；

公开渠道搜集：通过行业展会、专业招标平台（如中国招标投标公共服务平台）、企业官网公开信息等收集供应商资料；

定向邀请：对特定领域（如高端设备定制），主动邀请3-5家行业内有口碑的供应商参与。

关键动作：初步收集供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业特许经营许可）、主营业务、案例介绍等基础信息。

步骤3：供应商资格预审

目标：筛选具备基本履约能力的供应商，缩小选择范围。

操作内容：

采购部门整理《供应商资格预审表》，设置预审标准，包括：

基本资质：营业执照有效期、经营范围与采购标的匹配性、无严重违法记录（通过“信用中国”等平台核查）；

履约能力：注册资金（不低于采购预算的2倍）、生产/服务规模（如产能、技术人员数量）、过往类似项目业绩（需提供合同关键页复印件）；

财务状况：近1年财务报表无亏损，银行资信良好（可要求提供银行资信证明）。

对供应商提交的资料进行审核，剔除不符合项，形成《合格供应商短名单》（一般5-8家）。

责任主体：采购部门主导，法务部门（如需）协助审核资质合规性。

步骤4：供应商综合评估与选定

目标：通过量化打分与定性评价，选择最优供应商。

操作内容：

制定评估指标：根据采购标的特性设置权重，例如：

价格（30%）：对比各供应商报价，取平均价为基础，低于平均价10%以上需说明成本构成；

质量（25%）：供应商质量体系认证、产品合格率、售后响应速度；

服务（20%）：技术支持能力、交付周期承诺、培训服务（如设备类采购）；

交付（15%）：过往订单准时交付率、应急履约能力；

信誉（10%）：行业口碑、合作稳定性（如与大型企业合作案例）。

组织评估会议：采购部门、需求部门、财务部门、技术部门（如需）共同参与，对短名单供应商逐项打分（满分100分），形成《供应商评估打分表》；

综合决策：得分最高的供应商为候选对象，若得分差距≤5分，需组织现场考察（重点核查生产现场、仓储条件、技术实力），最终确定中标供应商。

关键动作：评估过程需全程留痕，会议纪要需各部门负责人签字确认。

步骤5：谈判与合同签订

目标：明确合作细节，规避履约风险。

操作内容：

与选定供应商就价格、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等核心条款进行谈判，形成《谈判纪要》；

采购部门根据谈判结果拟定《采购合同》，重点条款包括：

标的物详情（名称、规格、数量、质量标准）；

价格与支付（含税费、运费等总价，分阶段付款节点及比例）；

交付与验收（交付地点、时间、验收标准及流程）；

违约责任（如逾期交付的违约金比例、质量不合格的退换货条款）；

保密条款与争议解决方式（协商不成时提交企业所在地法院诉讼）。

合同经法务部门审核、分管领导*审批后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，双方各留存一份原件。

步骤6：采购执行与过程管控

目标：保证供应商按合同约定履约，保障采购物品/服务质量。

操作内容：

采购部门向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点及联系人；

供应商交付时，需求部门与采购部门共同到场验收，核对数量、规格，并查验质量合格证明（如检测报告），填写《到货验收单》；

若为大型设备或定制服务，需安排试运行或阶段性验收，保证符合使用要求；

验收不合格的，供应商需在约定时间内免费更换或整改，整改后需重新验收。

责任主体：需求部门主导验收，采购部门监督协调，财务部门根据验收单安排付款。

步骤7：供应商绩效评估与动态管理

目标：持续优化供应商队伍，提升采购质