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合同签订与管理流程工具
一、适用场景与业务范围
本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖业务合作、采购服务、项目外包、资产租赁等多元场景。具体包括：
业务部门：对外合作项目（如技术开发、市场推广）的合同发起与跟进；
采购部门：物资采购、服务外包等合同的签订与履约监控；
行政部门：办公场地租赁、后勤服务等合同的归档与续签管理；
法务部门：合同条款合规性审核、风险预警及争议处理支持。
适用于纸质合同与电子合同两种形式，支持跨部门协同管理，保证合同流程规范、责任可追溯。
二、全流程操作步骤详解
（一）需求发起与初步评估
操作内容：
业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码）、合作内容、核心条款（金额、周期、交付标准）及特殊要求（如保密条款、违约责任）。
部门负责人对需求的必要性、可行性进行初审，重点评估预算匹配度与资源协调能力，签署审批意见后提交至法务部门。
责任主体：业务部门负责人、需求发起人
输出成果：《合同需求申请表》（含部门初审意见）
（二）合同文本起草与模板匹配
操作内容：
法务部门根据合作类型（如服务类、采购类、租赁类），优先调用企业标准化合同模板，保证条款符合法律法规及行业规范。
对无标准化模板的特殊合同，由法务部门牵头，联合业务部门共同起草文本，明确以下核心要素：
合同主体信息（双方名称、法定代表人、地址）；
合作内容与权利义务（具体服务范围、交付成果、验收标准）；
商务条款（合同金额、支付方式、发票类型）；
违约责任（逾期履约、质量不达标等情形的赔偿标准）；
争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）。
起稿完成后，业务部门确认合作细节与商务条款，保证文本与需求一致。
责任主体：法务部门、业务部门
输出成果：合同初稿（含业务部门确认签字）
（三）内部多级审核与修订
操作内容：
法务合规审核：法务部门重点审查条款合法性、逻辑严谨性及风险点（如知识产权归属、不可抗力界定），出具《合同审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论。
财务审核：财务部门核对合同金额与预算匹配度、支付方式合理性（如预付款比例、分期支付节点）、税务处理合规性，签署财务意见。
分管领导审批：业务分管领导结合业务重要性及审核意见，签署最终审批意见。
修订与确认：根据审核意见，由法务部门牵头修订合同文本，修订后由业务部门及相关部门二次确认，保证所有问题闭环解决。
责任主体：法务部门、财务部门、分管领导
输出成果：《合同审核意见书》（含各部门审核及领导审批签字）、合同修订版
（四）对方对接与谈判签署
操作内容：
业务部门将审核通过后的合同文本发送至合作方，同步发送《合同签署确认函》，明确签署方式（纸质/电子）、签署份数及截止时间。
双方就合同条款进行最终谈判（如需），重点修订非核心条款（如交付时间调整、违约金额微调），谈判结果由双方代表签字确认，作为合同附件。
合同签署：
纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代表签字；
电子合同：通过第三方合规电子签章平台签署，保证签署主体真实性与文件完整性。
签署完成后，业务部门收回合同原件（或获取电子合同存证文件），同步扫描存档并提交至行政部门。
责任主体：业务部门、合作方
输出成果：正式签署合同（纸质原件/电子存证文件）、《谈判纪要》（如有）
（五）归档登记与信息同步
操作内容：
行政部门收到合同后，1个工作日内完成以下工作：
编制唯一合同编号（规则：年份-部门代码-合同类型-流水号，如“2024-SC-FW-001”）；
填写《合同管理台账》，记录合同编号、名称、双方主体、签订日期、金额、履行期限、归档日期、保管人等信息；
将合同正本（纸质）或电子文件加密存储至指定服务器，设置查阅权限（仅法务、财务、业务部门负责人可调阅）。
财务部门根据合同编号登记应收/应付账款台账，启动付款或收款流程。
责任主体：行政部门、财务部门
输出成果：《合同管理台账》、归档合同文件
（六）履行跟踪与过程记录
操作内容：
业务部门为每份合同指定履约负责人，建立《合同履行跟踪表》，实时记录关键节点进度（如交付日期、验收时间、付款节点）。
履约过程中出现以下情况时，需及时启动处理流程：
延迟履约：业务部门向对方发送《履约催告函》，明确延迟原因及补救期限，抄送法务部门；
质量争议：组织双方验收，出具《验收报告》，对不合格项要求对方限期整改，留存书面沟通记录；
对方违约：法务部门评估损失，收集违约证据，启动索赔或争议解决程序。
每季度末，业务部门向分管领导提交《季度合同履行情况汇总表》，说明重大风险及应对措施。
责任主体：业务部门、法务部门
输出成果：《合同履行跟踪表》、《履约催告函》（如有）、《验收报告》
（七）变更、续签与终止管理
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