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企业内部资料归档与管理制度
一、制度制定目的与适用范围
为规范企业内部资料的收集、整理、归档、保管及利用流程，保证资料的完整性、安全性、可追溯性，提高信息资源利用效率，防范资料丢失或泄密风险，特制定本制度。本制度适用于企业各部门在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质、电子资料，包括但不限于公文、合同、会议纪要、人事档案、财务凭证、项目资料、客户信息等。
二、资料归档管理全流程操作说明
（一）资料分类与编码体系建立
分类原则
按部门属性划分：如行政管理类、人力资源管理类、财务管理类、项目管理类、业务运营类等。
按资料类型划分：如文件类（红头文件、通知、制度）、合同类（采购合同、销售合同、服务合同）、档案类（员工档案、项目档案、客户档案）、凭证类（发票、报销单、银行回单）等。
按保密级别划分：公开级（内部可自由传阅）、内部级（部门内限阅）、机密级（需经分管领导审批查阅）。
分类示例
行政管理类：XZ-01（公文）、XZ-02（会议纪要）、XZ-03（印章管理）
人力资源管理类：RL-01（员工档案）、RL-02（劳动合同）、RL-03（培训记录）
财务管理类：CW-01（凭证）、CW-02（报表）、CW-03（合同）
编码规则
采用“部门缩写-子类代码-年份-流水号”组合形式，例如“XZ-01-2023-001”表示“行政管理类-公文-2023年-第1号”。编码需唯一、简洁，便于检索与管理。
体系发布与培训
由行政部牵头，组织各部门负责人及资料员共同制定《企业资料分类与编码手册》，经总经理审批后发布实施。每年组织1-2次制度培训，保证各部门准确掌握分类与编码规则。
（二）资料收集与移交
收集范围
各部门在业务办理、会议召开、项目实施等过程中形成的原始资料（如合同草案、会议签到表、项目验收报告）。
上级单位发来的需贯彻执行的文件（如通知、批复、政策法规）。
企业对外发送的重要函件（如招投标文件、合作协议）。
收集责任人
各部门指定专人（如*某某）担任资料员，负责本部门资料的日常收集、初步整理，保证资料无遗漏、无破损。
移交流程
（1）资料员在资料形成后3个工作日内完成初步整理（排序、去除金属夹、标注页码等）。
（2）填写《资料移交清单》（详见附件1），注明资料名称、分类编码、数量、形成日期、移交人等信息。
（3）与档案管理部门（如行政部档案室）核对资料，双方确认无误后在移交清单上签字，各执一份备查。
（三）资料整理与归档
整理要求
纸质资料：采用左侧装订，超过50页需加装卷皮，卷皮标注资料名称、分类编码、归档日期、保管期限等信息；破损资料需修复后归档。
电子资料：命名格式统一为“资料名称-分类编码-形成日期-版本号”（如“2023年度销售计划-CW-03V1.0”），存储至指定服务器文件夹，避免使用特殊字符。
归档时间
定期归档：每月最后5个工作日，各部门资料员将本月资料统一移交档案管理部门。
随时归档：重大项目资料、突发事件处理资料等需在事项结束后5个工作日内完成归档。
归档审核
档案管理员（如*某某）对移交资料进行审核，重点检查：分类编码是否准确、资料是否完整、手续是否齐全（如合同需有双方签字盖章）。审核不合格的，退回资料员重新整理，合格后办理归档登记。
（四）资料保管与维护
保管场所
档案室需配备专用铁皮柜、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光设备，温湿度控制在温度14-24℃、湿度45-60%。
电子资料存储服务器需定期杀毒，设置访问权限，重要数据异地备份（每月1次）。
保管期限
根据《企业档案保管期限表》（详见附件2）确定，一般分为永久（如公司章程、年度审计报告）、30年（如重要合同、财务总账）、10年（如会议纪要、一般报表）、5年（如日常通知、报销凭证）等。
定期检查
档案管理员每季度对保管资料进行清点检查，记录资料状态（如完好、破损、丢失），发觉问题及时上报处理。电子资料每半年检查一次存储介质的可用性。
（五）资料查阅与借阅
查阅权限
公开级资料：企业内部员工可凭工号直接查阅电子资料，纸质资料在档案室现场查阅。
内部级资料：需经本部门负责人审批，填写《资料查阅申请表》（详见附件3）。
机密级资料：需经分管副总经理及以上领导审批，查阅时需有档案管理员在场监督。
借阅流程
（1）填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、分类编码、借阅理由、归还时间。
（2）经审批后，档案管理员核对资料信息，办理借阅登记（借阅人签字、日期）。
（3）借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请，续借期限不超过3个工作日。
注意事项
查阅/借阅时不得涂改、勾画、抽取、撤换资料，不得擅自复制（机密级资料复制需经总经理审批）。
纸质资料借阅后需妥善保管，不得转借、损坏；如有遗失或损坏，需按企业
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