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(2026)合同档案管理制度文档(3篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为加强公司合同档案管理，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，保护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案管理应遵循集中统一、分类管理、安全保密、便于利用的原则，确保合同档案的完整、准确、系统和安全。

二、合同档案管理机构及职责

公司综合管理部是合同档案的归口管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门合同档案管理工作；接收、整理、保管公司合同档案，建立合同档案检索工具，开展合同档案的利用服务；定期对合同档案进行鉴定和销毁工作；组织合同档案管理人员的业务培训。各业务部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并及时将合同及相关资料移交综合管理部归档；指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和保管工作，确保合同档案的完整和安全；按照规定的时间和要求向综合管理部移交合同档案。

三、合同档案的收集与整理

在合同签订过程中，各业务部门应及时收集合同文本、附件、补充协议、授权委托书、招投标文件、谈判记录等与合同有关的资料。合同履行过程中产生的变更协议、验收报告、结算凭证、往来函件等资料也应及时收集。合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同及相关资料整理齐全，填写《合同档案移交清单》，经部门负责人审核签字后移交综合管理部归档。综合管理部对移交的合同档案进行审核，对不符合要求的，应及时退回业务部门补充完善。综合管理部按照合同的性质、种类、签订时间等进行分类整理，编制档号和目录。合同档案应按照“一案一卷”的原则进行装订，卷内文件应按照合同签订、履行的时间顺序排列，并编写页号。

四、合同档案的保管

公司设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设备和设施，确保合同档案的安全。合同档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件。合同档案应按照分类编号的顺序上架存放，排列整齐，便于查找和管理。综合管理部应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、霉变的合同档案应及时进行修复和复制。严格控制合同档案库房的温度和湿度，温度应控制在[X]℃-[X]℃之间，湿度应控制在[X]%-[X]%之间。

五、合同档案的利用

公司各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到综合管理部办理查阅手续。查阅合同档案时，应在档案库房内进行，不得将合同档案带出库房。如需复制合同档案，应经综合管理部负责人批准，并办理复制手续。外单位因工作需要查阅公司合同档案时，应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守公司的保密规定，不得泄露公司的商业秘密。综合管理部应建立合同档案利用登记制度，对查阅、复制合同档案的情况进行记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等。

六、合同档案的鉴定与销毁

公司定期对合同档案进行鉴定，鉴定工作由综合管理部会同业务部门、法务部门等组成的鉴定小组负责。鉴定小组根据合同档案的保存价值和保管期限，提出鉴定意见。对保管期限已满、失去保存价值的合同档案，应进行销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁清册》，经公司分管领导批准后，由综合管理部和业务部门共同派人监销。销毁过程中，应确保合同档案被彻底销毁，防止信息泄露。对涉及公司重大权益、商业秘密等的合同档案，应适当延长保管期限。

七、合同档案管理的监督与考核

公司定期对各部门合同档案管理工作进行检查和考核，检查内容包括合同档案的收集、整理、移交、保管、利用等方面。对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反合同档案管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育或纪律处分。综合管理部应加强对合同档案管理工作的日常监督，发现问题及时督促整改。

八、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释。公司原有合同档案管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。

合同档案管理制度文档二

一、引言

合同作为公司经济活动的重要法律依据和凭证，其档案管理工作的重要性不言而喻。有效的合同档案管理能够保障公司的合法权益，为公司的经营决策提供有力支持，同时也有助于规范公司的经营行为，防范法律风险。为了进一步加强公司合同档案管理的规范化、科学化水平，特制定本合同档案管理制度。

二、合同档案管理的范围

本制度所指的合同档案包括公司在各类经济活动中签订的买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同、技术合同等所有具有法律效力的合同及相关文件。相关文件包括但不限于合同的附件、补充协议、变更协议、授权委托书、招投标文件、往来函件、履行过程中的验收报告、结算凭证等。无论是以纸质形式还