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约谈会议记录表与流程规范模板

一、约谈会议流程规范

（一）会前准备

1.明确约谈目的与预期成果：约谈人需首先清晰界定本次约谈的核心目标，是旨在解决特定问题、提供绩效反馈、了解情况，还是进行职业发展规划等。同时，应预设希望通过约谈达成的具体成果。

2.确定约谈对象与相关背景信息：准确锁定约谈对象，并全面收集与约谈主题相关的信息资料，如员工绩效数据、工作表现记录、事件经过说明、相关制度条款等，确保约谈言之有物，基于事实。

3.拟定约谈提纲：根据约谈目的和收集到的信息，梳理出约谈的主要议题、沟通顺序和关键问题，确保约谈过程条理清晰，重点突出，避免遗漏重要内容。

4.选择适宜的时间与地点：应选择双方均方便且相对不受干扰的时间，避免在员工情绪低落或工作繁忙时段进行。地点应选择安静、私密、正式的环境，如会议室，以体现对约谈的重视并保障沟通的保密性。

5.发出约谈通知（视情况）：对于非紧急或常规性约谈，建议提前向被约谈人发出通知，简要说明约谈目的、时间、地点，使其有一定的思想准备。对于敏感性或纪律性约谈，通知方式和措辞需审慎。

（二）会议实施

1.开场与氛围营造：约谈人应首先礼貌开场，明确告知约谈的目的和大致时长，营造坦诚、尊重、专业的沟通氛围。可简要说明约谈是为了帮助员工成长、解决问题或澄清事实等，强调谈话的保密性（在组织规定范围内）。

2.陈述事实与表达观点：约谈人应基于事前准备的信息和提纲，客观、清晰地陈述相关事实、数据或观察到的行为表现。在表达负面反馈时，应聚焦于具体行为而非个人特质，避免情绪化或主观臆断的评价。

3.倾听与互动沟通：给予被约谈人充分的表达机会，鼓励其就相关问题进行解释、说明或提出自己的看法。约谈人应积极倾听，适时提问以澄清疑点，确保准确理解对方意图。此环节旨在促进双向沟通，而非单向灌输。

4.共同分析与探讨：针对存在的问题或面临的挑战，双方应共同进行分析，探讨问题产生的原因、可能的解决方案或改进方向。对于职业发展类约谈，则应聚焦于员工的职业诉求、优势短板及组织能提供的支持。

5.达成共识与明确行动：在充分沟通的基础上，力求就核心问题或改进目标达成共识。明确后续行动步骤、责任主体、完成时限及评估标准（如适用）。对于纪律性约谈，应清晰告知相关规定、处理意见及申诉权利。

（三）会后跟进

1.整理会议记录：约谈结束后，约谈人应及时整理会议记录，确保内容准确、完整地反映约谈的主要过程、达成的共识及确定的行动方案。

2.确认与反馈：将整理好的会议记录（通常是关键内容摘要或行动项部分）交由被约谈人确认，如无异议，可签字存档。如有不同意见，应及时沟通澄清。

3.行动跟踪与支持：约谈人需根据会议记录中的行动方案，适时跟踪被约谈人的进展情况，并提供必要的指导与支持，确保行动项得到有效落实。

4.效果评估与总结：在约定的时限后，对约谈效果进行评估，检查问题是否得到解决、改进措施是否有效。总结经验教训，不断优化约谈流程与技巧。

二、约谈会议记录表（模板）

**基本信息**

内容

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**约谈编号**

**约谈主题**

**约谈日期**

年月日

**约谈时间**

时分至时分

**约谈地点**

**约谈人**

姓名：部门/职务：

**被约谈人**

姓名：部门/职务：

**记录人**（如有）

姓名：部门/职务：

**参与人**（如有）

姓名：部门/职务：；姓名：部门/职务：（可增减）

**约谈目的**

（简要说明本次约谈的核心目的和期望达成的结果）

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**会议内容纪要**

**一、主要议程与沟通要点：**

1.开场与目的重申：

2.约谈人陈述（事实、数据、观察等）：

3.被约谈人陈述与反馈：

4.双方讨论与分析：

5.其他重要事项：

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**二