供应商管理档案记录表基本信息和合作评价双层表格.docVIP

一、适用场景与价值

在企业供应链管理中，供应商作为关键合作伙伴，其资质、合作表现直接影响产品质量、交付效率与成本控制。本工具适用于企业采购、质量、财务等多部门协同，用于系统化记录供应商基础信息及动态合作评价，实现供应商全生命周期管理。通过标准化档案记录，可支持供应商准入评审、年度绩效评估、合作风险预警及优质供应商筛选，助力企业优化供应商结构，提升供应链稳定性。

二、操作流程详解

（一）前期准备：明确管理目标与分工

确定档案用途：明确档案是用于供应商准入初筛、定期绩效评估还是异常情况追溯，以此确定信息采集重点（如新供应商侧重资质审核，现有供应商侧重合作数据）。

组建工作小组：由采购部门牵头，联合质量、财务、生产等部门指定专人（如采购经理、质量工程师）负责信息收集与评价，保证评价维度全面。

准备资料清单：根据供应商类型（如原材料供应商、服务供应商）列出需收集的基础资料（营业执照、资质证书、产品检测报告等）及评价数据（交付准时率、合格率、服务响应时间等）。

（二）基础信息录入：构建供应商档案底座

填写核心身份信息：在“供应商基本信息表”中录入供应商全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、法定代表人、联系方式（仅限固话或企业邮箱，避免个人隐私信息）。

登记业务范围：详细填写供应商主营产品/服务名称、规格型号、年产能（如适用）、主要客户案例（脱敏处理，如“某汽车制造商一级供应商”）。

资质证明：扫描并归档供应商有效期内的资质文件（如ISO9001认证、行业许可证、3C认证等），标注资质到期日，设置提前3个月提醒更新。

关联联系人信息：录入日常对接人姓名（*经理）、职务、联系方式、紧急联系人，保证沟通渠道畅通。

（三）合作评价记录：动态跟踪供应商表现

设定评价周期：根据合作风险等级设定评价频率（如核心供应商每季度评价，一般供应商每半年评价，新供应商试用期满1个月内首次评价）。

多维度数据采集：

质量维度：由质量部门提供产品/服务合格率、客诉处理及时率、质量问题整改有效性（需附客诉记录编号及整改报告截图）；

交付维度：由采购/生产部门提供订单准时交付率、缺货次数、紧急订单响应速度（以系统订单数据为准）；

服务维度：记录服务响应时长（如24小时内回复邮件/电话）、技术支持满意度（1-5分制）、合作配合度（如是否主动配合流程优化）；

成本维度：由财务部门提供价格稳定性（与市场均价对比）、付款账期合理性、成本优化贡献（如年度降价幅度）。

量化评分与等级判定：采用加权评分法（如质量40%、交付30%、服务20%、成本10%），计算总分并划定等级（优秀≥90分，合格70-89分，不合格＜70分），填写“合作评价表”中的具体得分、评价等级及改进建议（如“建议提升交付准时率，当前85%”）。

结果确认与归档：评价结果需经供应商确认（电子签章或邮件回复），由工作小组负责人*总监审核后，将评价表与基础信息表合并归档，形成完整档案。

（四）档案更新与维护：保证信息时效性

定期更新：每月检查基础信息变更（如地址、联系人、资质到期），每季度更新合作评价数据，保证档案与实际状态一致。

异常标记：当供应商出现重大质量问题、延迟交付或法律纠纷时，在档案中标注“异常状态”及触发事由，启动风险预警流程。

历史追溯：保留每次评价记录的版本号及更新日期，形成“基础信息-历史评价”关联结构，便于回溯供应商合作趋势。

三、模板结构说明

（一）供应商基本信息表（静态信息，长期有效）

字段类别

具体内容

基础身份信息

供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、法定代表人、成立日期、注册资本

业务信息

主营产品/服务清单、年产能、主要客户案例（脱敏）、合作起始日期

资质信息

资质证书名称（如ISO9001）、证书编号、发证机构、有效期、到期提醒日期

财务信息

开户行、账号（脱敏后4位）、纳税人识别号、合作账期

联系人信息

主要对接人姓名（*经理）、职务、办公电话、企业邮箱、紧急联系人及电话

建档信息

档案创建日期、建档人（*明）、最近更新日期、更新人

（二）供应商合作评价表（动态记录，按周期新增行）

评价周期

评价维度

评分标准（1-5分）

得分

权重

加权得分

评价等级

改进建议

评价人

审核人

2024年Q1（*年3月）

质量合格率

5分：≥98%；4分：95%-97%；3分：90%-94%；2分：85%-89%；1分：＜85%

4

40%

1.6

合格

需提升小批次产品检测覆盖率，当前为92%

*华

*总监

交付准时率

5分：≥98%；4分：95%-97%；3分：90%-94%；2分：85%-89%；1分：＜85%

3

30%

0.9

服务响应速度

5分：≤2小时；4分：≤4小时；3分：≤8小时；2分：≤24小时；1分：＞24小时

5

20%