档案归档培训课件.pptxVIP

档案归档培训课件

演讲人：

日期:

CONTENTS

目录

01

归档基础知识

02

归档全流程管理

03

归档管理系统

04

归档制度规范

05

常见问题处理

06

实操培训安排

01

归档基础知识

档案定义与法律效力

档案是机关、团体、企业、事业单位和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案定义

档案具有法律凭证作用，是维护合法权益、处理纠纷、查证事实的重要依据。档案的合法性和真实性受到法律保护，任何单位和个人不得私自涂改、伪造或销毁档案。

法律效力

归档材料类型划分

文书类档案

科技类档案

专门档案

特殊载体档案

包括文件、信函、电报、传真、电子邮件等，是单位或个人在业务活动中形成的具有法律效力和历史价值的文件材料。

包括图纸、照片、录音、录像等，是记录单位或个人在技术、科研、生产等活动中形成的具有查考价值的科技文件材料。

包括会计档案、人事档案、业务档案等，是单位或个人在特定领域或特定活动中形成的具有特殊价值的文件材料。

包括胶片、录像带、光盘等，是以特殊物质为载体的档案，需特殊保管和防护。

对于反映本单位或个人主要职能活动、具有长远利用价值的档案，应永久保存。

对于反映本单位或个人一般活动、具有较长时期利用价值的档案，应长期保存，保存期限一般为16年至50年。

对于反映本单位或个人日常活动、具有一定查考价值的档案，应短期保存，保存期限一般为15年以下。

对于某些特殊类型的档案，如会计档案等，根据其特点和使用需要，可制定特定的保存期限进行定期保存。

档案保存期限标准

永久保存

长期保存

短期保存

定期保存

02

归档全流程管理

文件收集完整性要求

收集范围明确

版本控制

文件质量检查

保密性处理

规划好需要归档的文件范围，确保不遗漏任何重要文件。

对收集的文件进行质量检查，确保文件内容完整、格式规范。

对于多次修改的文件，要确保最终归档版本是最新版本。

对涉及机密信息的文件，采取加密等措施确保保密性。

对分类后的文件进行编目，确保文件能够快速检索和识别。

编目要求

编目信息应包括文件标题、作者、日期、关键词等关键信息。

编目信息完整

01

02

03

04

根据文件的性质、内容、用途等因素，制定合理的分类方案。

分类原则

随着文件的增加和变更，及时更新分类和编目信息。

定期更新

分类与编目操作规范

电子档案封装技术

封装格式选择

封装过程保护

封装后检测

封装后管理

根据电子档案的特点和存储要求，选择合适的封装格式。

在封装过程中，确保电子档案不被篡改、损坏或丢失。

封装完成后，对电子档案进行检测，确保其完整性和可读性。

对封装后的电子档案进行合理存储和备份，确保其长期可用性。

03

归档管理系统

电子文件接收

系统支持多种格式电子文件的接收，如DOC、PDF、JPG等，方便用户上传档案。

分类与整理

根据档案的性质和内容，自动进行分类和整理，提高归档效率。

元数据管理

统一管理档案的元数据信息，如标题、作者、日期等，确保数据的完整性和准确性。

安全性保障

采用先进的加密和权限控制技术，确保档案的机密性和完整性。

系统功能模块解析

遵循国家或行业标准的元数据著录规则，如《档案著录规则》等，确保元数据的规范性和一致性。

元数据著录标准

著录规则

根据档案的特点和需求，确定必要的元数据项，如档号、题名、责任者、日期等，方便日后的检索和利用。

元数据项

保证元数据的准确性和完整性，避免因元数据错误或缺失导致的档案无法检索或利用。

元数据质量

检索与调阅权限设置

支持关键词、日期、分类等多种检索方式，方便用户快速找到所需档案。

检索方式

根据用户角色和需求，设置不同的访问权限，确保档案的安全性和合理利用。

权限设置

对于重要档案的调阅，设置审批流程，记录调阅申请和审批情况，以便追溯和管理。

审批流程

04

归档制度规范

归档责任制落实

归档知识培训与普及

定期开展档案归档知识培训，提高员工的归档意识和技能。

03

将档案归档工作纳入员工绩效考核，提高归档工作的重视程度。

02

归档责任与绩效考核挂钩

确定归档责任人

各部门应明确专人负责档案归档工作，确保档案的完整与安全。

01

跨部门交接流程

交接前的准备工作

归档责任人应提前梳理档案内容，确保档案的完整性和准确性。

01

交接过程中的监督

跨部门交接时，应有相关部门派员监督，确保档案交接的顺利进行。

02

交接后的确认与反馈

交接完成后，双方应签字确认，并就交接过程中出现的问题进行及时反馈和处理。

03

定期检查机制要点

定期对档案进行检查，可采用自查、互查和抽查等多种方式，确保档案的完整和准确。

检查周期与方式

检查内容与标准

检查结果的处理

检查内容包括档案的完整性、准确性、可读性和安全性等方面，应制定相应的检查标准。

对