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财务管理日常报销流程指南与报表
一、适用业务场景
本指南适用于公司内部员工因公开展业务活动产生的日常费用报销管理，涵盖以下典型场景：
差旅费用报销：员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；
办公费用报销：购买办公用品、打印耗材、通讯费、网络服务费等日常办公支出；
业务招待费用报销：因接待客户、开展业务合作发生的餐费、礼品费等（需符合业务招待管理规定）；
其他日常费用报销：如市场调研费、快递费、小额维修费等与工作直接相关的合理支出。
二、标准化操作流程
（一）费用发生与单据准备
业务活动开展：员工根据工作需要开展相关业务，保证费用支出与工作内容直接关联，符合公司费用管理规定。
合规凭证收集：
费用发生时，取得合法、有效的原始凭证（如电子支付凭证、行程单、住宿水单等），凭证需清晰显示交易时间、金额、用途、商家信息等关键内容；
若为多人共同发生的费用（如团队聚餐），需在凭证上注明参与人员及业务事由；
电子凭证需打印并由员工本人签字确认，注明“与原件一致”。
（二）填写《费用报销申请单》
登录系统/模板：通过公司财务管理系统或内部共享平台《费用报销申请单》模板，或在线填写电子申请单。
填写基础信息：
申请人信息：姓名（*某）、所属部门、工号、联系方式；
报销周期：费用起始日期至截止日期；
费用类型：勾选对应类别（如差旅费、办公费等）；
报销事由：简要说明费用发生的工作背景及用途（如“项目调研差旅费”“部门办公耗材采购”）。
填写费用明细：
按费用类别逐项填写明细，每笔费用需注明具体日期、用途、金额（小写及大写）；
涉及多项费用的，需分类汇总（如差旅费中分列交通费、住宿费、补助等）；
若有预借款项，需在“预借款抵扣”栏填写预借金额及冲抵后实报金额。
附件清单填写：列出所附原始凭证的名称、数量及张数（如“交通费票据3张”“住宿费发票1张”）。
（三）部门负责人审核
提交申请：申请人将填写完整的《费用报销申请单》及原始凭证提交至部门负责人。
审核要点：
真实性：确认费用实际发生，无虚构、夸大情况；
合规性：检查费用是否符合公司预算及费用标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准等）；
关联性：核实费用与部门工作计划、项目任务的直接关联性。
审核结果：
审核通过：部门负责人在申请单“部门审核”栏签字确认，并注明审核日期；
审核不通过：注明退回原因（如“事由不清晰”“超预算”），交申请人修改后重新提交。
（四）财务部门复核
接收材料：财务部门接收经部门负责人签字的报销申请及附件，核对材料完整性。
复核内容：
单据规范性：检查原始凭证是否合法、抬头是否为公司全称、金额是否与申请单一致；
计算准确性：核对报销金额、补助标准（如差旅伙食补助是否按公司规定标准计算）及汇总数据是否正确；
政策符合性：确认费用是否符合公司《财务管理制度》及相关专项规定（如招待费需附业务说明）。
复核结果：
复核通过：财务人员在申请单“财务复核”栏签字，并确认报销金额；
复核不通过：注明问题原因（如“凭证缺失”“金额计算错误”），退回申请人补充材料或更正。
（五）付款与账务处理
报销审批：财务负责人根据复核通过的报销申请，完成最终审批流程。
安排付款：
选择付款方式：对公账户报销的，通过银行转账至员工指定账户；现金报销的，按公司规定发放现金（需员工签字确认收款）。
付款时限：财务部门在审批通过后3-5个工作日内完成付款，特殊情况需提前告知申请人。
账务登记：财务人员根据报销凭证录入财务系统，登记费用明细账，保证账实一致。
三、常用模板工具
（一）《费用报销申请单》模板
项目
填写内容
申请人信息
姓名：*某；部门：部；工号：；联系方式：
报销周期
2023年月日至2023年月日
费用类型□差旅费□办公费□业务招待费□其他（请注明：_________）
报销事由
项目客户洽谈差旅费（含交通、住宿及伙食补助）
费用明细
日期
2023-10-01
2023-10-01
2023-10-02
合计金额
小写：￥1080.00；大写：壹仟零捌拾元整
预借款抵扣
预借金额：500.00元；冲抵后实报金额：580.00元
附件清单
1.高铁票据2张；2.住宿费发票1张；3.出差审批单1份
申请人签字
___________（日期：2023-10-03）
部门负责人审核
___________（日期：2023-10-03）
财务复核
___________（日期：2023-10-04）
财务负责人审批
___________（日期：2023-10-04）
付款信息
收款账户：中国银行支行（尾号）；户名：*某
（二）《部门月度报销汇总表》模板（财务统计用）
部门
报销月份
报销人数
差旅费（元）
办公费（元）
业务招待费（元）
其他费用（元）
合计（元）
部
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