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企业文档归档管理工具档案资料规范管理
一、适用范围与业务场景
本规范适用于企业内部各类档案资料的系统性归档管理，涵盖行政、财务、人力资源、项目管理、法务等全部门业务场景。具体包括：
日常办公文档：如会议纪要、通知公告、工作计划、总结报告等；
业务合同文件：如采购合同、销售协议、服务合同等（含审批附件、补充协议）；
项目过程资料：如项目立项书、可行性研究报告、进度计划、验收报告、成果交付物等；
人事管理档案：如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职交接清单等；
财务凭证资料：如费用报销单、付款审批单、会计账簿、审计报告等（需符合财务专项规范）；
证照资质文件：如企业营业执照、各类许可证、认证证书、资质证明等；
其他重要资料：如客户资料、供应商档案、知识产权文件（专利、商标证书）等。
二、标准化操作流程
（一）档案收集：明确范围与责任
责任主体：各部门指定*专员（如“部门档案管理员”）为本部门档案收集第一责任人，负责本部门形成档案的初步整理与汇总。
收集范围：需收集的档案需为最终版本（含电子版及纸质版），草稿、过程稿（除特殊需存档外）无需归档。电子版文档需为可编辑格式（如Word、Excel）或PDF扫描件（纸质版归档时需同步提交扫描件）。
收集频次：
日常文档：每月25日前完成当月文档收集；
项目档案：项目结项后5个工作日内完成全部资料收集；
年度专项档案：如年度审计报告、年度总结等，次年1月10日前完成收集。
（二）档案分类：建立科学体系
采用“部门-一级分类-二级分类-年度”四级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。
部门代码：用部门名称拼音首字母（如行政部“XZB”、财务部“CWB”）；
一级分类：按业务类型划分（如“01制度文件”“02合同档案”“03项目资料”“04人事档案”“05财务凭证”“06证照资质”）；
二级分类：按具体用途细分（如“02合同档案”下分“02-01采购合同”“02-02销售合同”）；
年度：采用4位数字（如“2023”）。
示例：行政部2023年制度文件分类号为“XZB-01制度文件-2023”。
（三）档案编号：唯一性与可追溯性
档案编号需唯一，格式为“部门代码-一级分类-二级分类-年度-流水号”，流水号按3位数字编制（从“001”开始）。
示例：行政部2023年第3份制度文件编号为“XZB-01-01-2023-003”。
特殊说明：跨年度项目档案，按项目结项年度编号；证照资质类档案按“取得年份”编号，流水号按资质类型顺序编制。
（四）档案录入：信息完整与电子化
电子档案录入：通过企业档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件）录入档案信息，必填字段包括：档案编号、题名（文件标题）、分类号、形成部门、责任人（经办人）、形成日期、归档日期、保管期限、存放位置（物理位置或电子路径）、关键词（便于检索）、备注（如密级、关联项目编号）。
纸质档案标注：纸质档案首页右上角需用铅笔标注档案编号，并与电子档案一一对应，保证“档号一致、内容一致”。
（五）档案存储：实体与电子双轨管理
实体档案存储：
按档案编号顺序存放于专用档案柜，档案柜外张贴“部门-分类-年度”标签；
纸质档案需使用无酸档案盒存放，同一档案盒内不超过50份文件，盒外标注档案编号及题名范围；
涉密档案（如未公开合同、核心人事数据）需存放于带锁保密柜，由专人管理。
电子档案存储：
录入档案系统后，同步存储至企业指定服务器（如NAS存储）或云端（需加密），定期（每月）进行备份；
电子档案命名规则与档案编号一致，如“XZB-01-01-2023-003_行政部考勤管理制度.pdf”。
（六）档案借阅：规范流程与权限控制
借阅申请：借阅人需填写《档案借阅申请表》（见模板），注明档案编号、题名、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日）、用途，经部门负责人审批后提交档案管理员。
借阅登记：档案管理员核对审批权限后，办理借阅手续，登记借阅人信息、借阅时间、归还时间；涉密档案需经分管领导审批。
归还与检查：借阅到期后，档案管理员需检查档案完整性（无涂改、无缺失），确认无误后办理归还；如需续借，需提前1天重新申请。
（七）档案鉴定与销毁：合规处置
到期鉴定：档案保管期限届满前1个月，由档案管理员会同形成部门、法务部组成鉴定小组，对档案进行价值评估，确定“继续保存”“延长保管”或“销毁”。
销毁审批：需销毁的档案，由鉴定小组填写《档案销毁审批表》，经行政部负责人、分管领导审批后，方可执行销毁。
销毁记录：销毁时需有2人以上监销，销毁后在《档案销毁审批表》上签字确认，并将审批表、销毁清单存档保存不少于10年。
三、档案资料管理模板
表1：档案目录总表（部门年度汇总）
档案编号
题名
形成部门
责任人
形成日期
归档日期
保管期限
存放位置（档案盒号/电
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