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采购流程合规性审核清单工具模板

一、这份清单在哪些工作中派得上用场？

采购流程合规性审核清单适用于企业采购管理全场景，尤其当涉及大额采购、关键物料采购、项目采购或需要满足内部审计/外部监管要求时，可作为标准化工具使用。具体场景包括：

企业采购部门日常采购审核，保证每笔采购符合公司制度与法律法规；

内部审计部门对采购流程进行合规性检查，排查风险点；

项目团队在项目采购中，统一审核标准，避免流程遗漏；

新员工采购培训，作为实操指南熟悉合规要求；

应对供应商质疑或监管问询时，提供审核依据与过程记录。

二、采购合规审核一步步怎么做？

采购合规审核需贯穿采购全流程，从需求提报到最终付款，分五个核心环节逐步推进，每个环节明确审核要点与操作动作，保证流程闭环。

（一）需求阶段：先看“该不该买”，再审“怎么买”

审核目标：保证采购需求真实、必要，符合预算与计划。

操作步骤：

需求完整性检查：核对《采购申请单》是否填写完整，包括申请部门、用途、物料名称/规格型号、数量、预算金额、紧急程度、预计到货日期等信息，关键信息（如预算、用途）不得遗漏。

需求必要性核实：与申请人沟通，确认采购需求是否为业务必需（如新增设备需提供产能提升数据，替代采购需说明原物料问题），避免“为采购而采购”。

预算与计划匹配性审核：

核对预算金额是否在部门年度/季度采购预算额度内，超预算需求是否按规定提交《预算调整申请》并获批；

检查是否属于“集中采购目录”内物料，若属于，是否通过集中采购平台提报，避免分散采购。

审批流程完整性检查：确认《采购申请单》经申请人部门负责人、需求部门分管领导、采购部门负责人逐级审批签字（紧急采购需标注“紧急”并说明原因，后补审批手续）。

（二）供应商选择阶段：挑“靠谱的伙伴”，防“暗箱操作”

审核目标：保证供应商选择过程公开、公平、公正，供应商资质与能力满足要求。

操作步骤：

供应商资质初审：

查验供应商营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康认证（如适用）等资质文件是否在有效期内；

核对供应商经营范围与采购物料是否匹配，避免超范围经营。

选择方式合规性审核：

达到招标金额标准的（如单笔采购≥50万元），是否通过公开招标/邀请招标方式执行，招标流程是否符合《招标投标法》及公司《采购招标管理办法》；

未达招标金额但达到询比价标准的（如单笔≥10万元），是否至少邀请3家合格供应商报价，保留《询比价记录表》（含供应商报价、对比分析、推荐理由）；

紧急或单一来源采购，是否提供《单一来源采购申请表》，说明理由（如专利保护、唯一供应商等），并经分管总经理审批。

供应商背景调查：

通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询供应商是否有失信记录、行政处罚；

核查供应商过往合作业绩（如历史供货合格率、履约评价），优先选择合作良好的供应商；

对新供应商，是否进行现场考察（如生产规模、技术能力、仓储条件），并留存《供应商考察记录》。

（三）合同签订阶段：把“条款”关牢，避“后续扯皮”

审核目标：保证合同条款合法、严谨，权责清晰，规避法律风险。

操作步骤：

合同文本规范性审核：

使用公司标准合同模板（如《采购合同模板》），非标模板是否经过法务部门审核；

合同要素是否完整：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址）、标的物名称/规格型号/数量、质量标准（需明确国标/行标/企标或具体技术参数）、单价/总价、付款方式（如“验收合格后30日内支付90%质保金10%”）、交货时间/地点、运输方式、包装要求、验收标准、违约责任（如逾期交货每日按合同金额0.05%违约金）、争议解决方式（如“提交合同签订地人民法院诉讼”）等。

价格条款合理性审核：

核对合同价格是否与最终确定的采购价格一致，是否包含税费、运输费、保险费等所有费用；

大额采购（如≥100万元）是否提供成本分析报告（如原材料成本、人工成本、利润率），保证价格公允。

审批流程完整性检查：

合同是否经采购经办人、采购部经理、法务专员（如需）、财务部经理、分管总经理逐级审批；

合同盖章是否规范：合同章（非公章）与骑缝章齐全，合同文本份数满足双方存档需求（如正本2份，副本若干）。

（四）执行与验收阶段：盯“交付”环节，保“物料合规”

审核目标：保证供应商按合同约定交付，物料数量、质量符合要求。

操作步骤：

交付过程跟踪：

供应商是否按合同约定时间/地点交付，提前/延期交付是否提前3日书面通知，并经采购方确认；

大额或重要物料交付时，采购部是否协同使用部门、质检部共同到场监收。

验收标准与流程审核：

验收是否依据合同约定的质量标准（如抽检比例、检测方法），留存《送货单》《入库单》；

质检部门是否出具《质检报告》（如合格/不合格，不合格品需注明具体问