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供应链管理基础操作模板
一、适用场景与业务背景
二、标准化操作流程
1.需求识别与提报
责任主体：需求部门（如生产部、销售部、运营部）
操作步骤：
需求发起：需求部门根据生产计划、销售预测或库存预警，填写《物料需求申请表》，明确物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途说明及紧急程度（普通/紧急）。
内部审批：需求部门负责人审核需求合理性（如数量是否匹配产能、日期是否可行），签字确认后提交至供应链管理部门。
需求汇总：供应链管理部门收集各部门需求，按物料类别汇总形成《月度/周度需求汇总表》，优先保障紧急需求，平衡库存成本。
2.供应商寻源与评估
责任主体：供应链管理部门（采购组）
操作步骤：
供应商信息收集：通过行业平台、历史合作记录、供应商自荐等渠道，筛选符合资质的供应商，建立《潜在供应商名录》（含供应商名称、主营品类、联系方式、资质证书等）。
资质审核：采购组审核供应商营业执照、生产许可证、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例等，剔除资质不全或信誉不佳的供应商。
询价比价：向3家以上合格供应商发送《询价单》，明确物料规格、数量、交付周期、付款条件等要求，收集报价后填写《比价分析表》，综合评估价格、质量、交付能力，确定候选供应商。
现场考察（可选）：对关键物料供应商，组织生产、质量部门进行现场考察，评估生产能力、工艺水平、品控流程，形成《供应商考察报告》。
3.采购订单执行
责任主体：供应链管理部门（采购组）、供应商
操作步骤：
订单：采购组根据确定的供应商及需求信息，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），注明订单编号、物料信息、数量、单价、总金额、交付日期、交货地点、质量标准、付款条款等，经供应链经理审批后生效。
订单交付：采购组将生效订单同步给供应商，要求供应商在承诺交付日期前备货，并提前3日反馈《发货预告》（含物流方式、预计到达时间、货品清单）。
进度跟踪：采购组通过ERP系统或供应商对接，实时跟踪订单生产/备货进度，对可能延迟的订单及时协调供应商调整，保证按期交付；若需变更订单（如数量、日期），需双方书面确认并更新订单记录。
4.入库验收与库存管理
责任主体：仓库管理部门、质量管理部门
操作步骤：
到货通知：供应商发货后，将物流单号发送至采购组，采购组通知仓库部门做好收货准备。
实物验收：仓库部门核对送货单与采购订单信息（物料名称、规格、数量），确认无误后卸货；质量管理部门按《检验标准》进行抽样或全检，填写《入库验收单》，注明检验结果（合格/不合格）、不合格项描述（如外观瑕疵、参数偏差）。
入库上架：验收合格的物料，仓库管理员清点数量无误后，在ERP系统中做“入库”操作，唯一库存批次号，并将物料存放至指定库位（遵循“先进先出”原则）；不合格物料则隔离存放，同步反馈采购组联系供应商退换货。
库存更新：每日下班前，仓库部门核对系统库存与实际库存，保证账实一致；每周《库存周报表》，对低于安全库存的物料触发预警，反馈采购组及时补货。
5.出库与配送
责任主体：仓库管理部门、需求部门/物流方
操作步骤：
出库申请：需求部门根据生产计划或销售订单，填写《出库申请单》，注明物料名称、规格、领用数量、领用部门及用途，经部门负责人审批后提交仓库。
备货复核：仓库管理员根据出库单备货，并双人复核（物料名称、规格、数量、批次号），确认无误后在系统中做“出库”操作，打印《出库单》签字确认。
发货交接：需求部门自提或由物流方配送时，双方核对出库单信息，签字确认交接；若为外部配送，物流方需提供《送货回单》，作为交付凭证。
6.供应商结算与绩效评估
责任主体：财务部门、供应链管理部门
操作步骤：
对账确认：每月末，采购组与供应商核对当月入库物料数量、金额，确认无误后双方签字盖章，形成《对账单》。
发票与付款：供应商根据对账金额开具合规发票，财务部门审核发票与入库单、采购订单一致性无误后，按合同约定账期安排付款，《付款审批单》经财务负责人审批后支付。
绩效评估：每季度，供应链管理部门从交付准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度等维度，对合作供应商进行评分，填写《供应商绩效评分表》，评分结果作为下季度合作策略（如订单分配比例、续约资格）的依据。
三、核心业务表单模板
表1：《物料需求申请表》
需求编号
物料名称
规格型号
需求数量
需求日期
用途说明
紧急程度
需求部门
申请人
审批人
P螺丝
M5*20mm
10000件
2024-10-15
生产A产品
普通
生产部
*磊
*强
表2：《供应商综合评估表》
供应商名称
评估维度（满分100）
得分
备注
五金厂
价格（30分）
25
报价低于市场均价5%
质量体系（25分）
22
ISO9001认证，抽检合格率98%
交付能力（25分）
20
平
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