行业采购管理流程与合同模板.docVIP

行业通用采购管理流程与合同模板工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业及组织（如制造业、服务业、机构、事业单位等）的日常采购管理活动，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等多种类型。典型场景包括：生产型企业原材料采购、办公设备采购、服务型企业外包服务采购（如IT运维、保洁）、公共机构办公物资采购等。通过标准化流程与模板，可规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率。

二、采购管理全流程操作指引

（一）需求提出与审批

操作内容：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明。

责任部门/人：需求部门负责人（如经理）审核需求必要性，采购部门（如主管）审核预算合理性，金额较大或重要采购需提交公司管理层（如*总监）最终审批。

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》（作为采购启动依据）。

（二）预算编制与确认

操作内容：采购部门根据审批后的需求，结合市场价格历史数据，编制采购预算，明确资金来源（如运营资金、专项基金）。预算需与财务部门（如*会计）核对，保证符合公司财务制度。

责任部门/人：采购专员工编制预算，财务经理审核，财务总监*确认。

输出成果：《采购预算审批表》（标注预算编号、金额、资金来源）。

（三）供应商寻源与筛选

操作内容：

公开寻源：通过行业平台、招标公告、公开邀约等方式，邀请潜在供应商参与报价（适用于金额较大或标准化采购）。

定向寻源：针对特定项目（如定制化服务），从合格供应商库中筛选3家及以上供应商发出询价单。

紧急采购：小额零星采购可从已合作供应商中比价后直接确定，需留存比价记录。

责任部门/人：采购专员*工负责寻源，需求部门协助提供技术要求。

输出成果：《供应商询价记录表》（含供应商名称、报价、交付周期、资质文件等）。

（四）供应商评估与选定

操作内容：采购部门组织评估小组（含需求部门、技术部门、财务部门代表），从资质（营业执照、相关行业许可证）、业绩（同类项目案例）、价格（性价比）、服务（售后响应、供货能力）、质量（体系认证、样品测试）等维度对供应商进行评分，填写《供应商评估表》。

责任部门/人：评估小组组长（如经理）汇总评分，确定候选供应商名单，报采购负责人审批。

输出成果》：《供应商评估表》《中标/成交通知书》（选定1家主供应商，必要时确定1家备选）。

（五）采购文件编制与发出

操作内容：根据采购类型编制采购文件，如招标文件（含招标要求、评标标准、合同条款）、询价单（含需求明细、报价要求）、订单（含数量、价格、交付信息等）。文件需经需求部门、法务部门（如*律师）审核。

责任部门/人：采购专员工编制，需求部门经理、法务专员*审核。

输出成果》：《采购招标文件》《采购询价单》《采购订单》（加盖公司公章后发出）。

（六）合同签订与备案

操作内容：采购部门根据选定结果，使用《采购合同模板》起草合同，明确双方权利义务、标的物详情、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决条款等。合同经双方签字盖章后生效，原件由采购部门、财务部门、需求部门分别备案。

责任部门/人：采购专员工起草，法务专员审核，双方授权代表（如采购经理、供应商销售总监）签字。

输出成果》：《采购合同》（一式N份，按需分配）。

（七）履约跟踪与交付

操作内容：采购专员*工定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付。交付时，需求部门核对物品/服务的数量、外观、型号等是否与合同一致，签署《交付确认单》。

责任部门/人：采购专员跟踪，需求部门*验收员现场确认。

输出成果》：《交付确认单》（供应商签字盖章）。

（八）验收与质量确认

操作内容：需求部门牵头组织技术、质检部门（如*质检员）进行验收，重点检查物品/服务是否符合合同约定的技术参数、质量标准、验收方法等。验收合格后填写《验收报告》；不合格则书面通知供应商整改或退货，并按合同约定处理违约责任。

责任部门/人：需求部门经理组织，技术专家、质检员*参与验收。

输出成果》：《验收报告》（含验收结论、参与人员签字）。

（九）付款结算

操作内容：财务部门收到供应商提交的发票（与合同、验收单、交付确认单信息一致）后，核对付款条件（如预付款、进度款、尾款比例），按公司审批流程办理付款。付款完成后，财务部门将付款凭证复印件交采购部门备案。

责任部门/人：会计核对单据，财务经理审批出纳*办理付款。

输出成果》：《付款审批单》《银行付款凭证》。

（十）档案归档

操作内容：采购部门将采购全流程资料（需求申请、预算、供应商文件、合同、验收报告、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于合同终止后3年（按行业或法规要求可延长）。

责任部门/人：采购专员工负责整理，档案管理员存档。

输出成果》：《采购档案