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行政流程审批自动化操作手册

第一章：系统概述与适用范围

本手册旨在指导公司员工高效使用行政流程审批自动化系统，规范各类行政事项的线上申请与审批流程，提升工作效率，保证审批过程透明、可追溯。本系统适用于公司内部所有行政类审批事项，涵盖日常报销、请假休假、物资采购、用印申请、会议审批等常见场景，帮助员工减少线下纸质流转时间，让审批流程更便捷、数据管理更规范。

第二章：自动化审批的核心应用场景

一、日常费用报销审批

员工因公产生的交通费、招待费、办公费等需报销时，通过系统提交报销申请，发票及相关凭证，系统自动流转至部门负责人、财务部审批，审批进度实时可查，避免人工传递延误。

二、员工请假与加班审批

员工申请事假、病假、年假或加班时，通过系统填写请假/加班类型、起止时间、事由等信息，系统根据公司考勤规则自动校验假期余额（如年假剩余天数），并依次发送至直属上级、人力资源部审批，审批结果同步至考勤系统。

三、办公物资采购与领用审批

部门需采购办公用品、设备耗材时，通过系统提交采购申请，填写物资名称、规格、数量、预估金额等信息，系统自动比对库存数据（若适用），并流转至部门负责人、行政部、采购部审批，审批通过后触发采购流程，领用时可通过系统记录领用信息。

四、文件用印审批

需加盖公司公章、合同章等印章时，申请人通过系统提交用印申请，待用印文件、用印事由、用印份数等材料，系统流转至部门负责人、行政部（印章保管人）审批，审批通过后安排用印，同时记录用印日志保证合规。

第三章：审批操作全流程详解

第一节：系统登录与主界面功能介绍

登录系统

员工通过公司内部系统入口，输入工号（或账号）及密码登录，首次登录需按要求修改初始密码并绑定手机号（用于接收审批提醒）。

支持电脑端（浏览器访问系统地址）与移动端（企业/钉钉小程序）登录，移动端方便随时提交申请或处理审批。

主界面功能模块

【待办事项】：显示需当前员工处理的审批任务（如需审批的下属申请、需补充材料的申请），按优先级和时间排序。

【申请记录】：查看本人发起的所有审批流程，包括“审批中”“已通过”“已驳回”“已撤回”等状态，可流程查看详情。

【流程模板】：展示所有可用的审批模板（如费用报销、请假申请等），“发起申请”即可创建新流程。

【审批设置】：员工可设置审批提醒方式（如系统消息、短信、邮件），审批人可查看审批权限范围及委托规则（如出差时委托他人代审批）。

第二节：发起审批申请（以“费用报销”为例）

选择审批模板

在主界面【流程模板】，找到“费用报销申请”模板，“发起申请”。

填写申请基本信息

申请简明扼要说明报销事由，如“项目差旅费报销”。

申请部门：系统自动关联员工所属部门，无需手动选择。

申请人：显示员工姓名（小王），不可修改。

申请日期：默认为当前日期，可手动调整（如报销跨月费用需填写实际申请日期）。

填写报销明细与附件

报销类型：下拉选择（如“交通费”“招待费”“办公费”）。

费用发生日期：填写费用实际发生的起止日期（如“2023-10-01至2023-10-07”）。

费用明细：表格形式填写，包括“费用项目”“金额”“备注”（如“打车费：120元，北京至机场”），可“添加行”增加多条明细，系统自动计算总金额。

附件：“”按钮，添加发票扫描件/照片、费用明细单等附件（支持jpg、pdf、word格式，单个附件不超过10MB，需保证图片清晰、信息完整）。

选择审批流程与审批人

审批流程：系统根据报销金额自动匹配审批流程（如≤500元：部门负责人审批；＞500元：部门负责人→财务部→分管领导审批）。

审批人：系统根据预设规则自动带出审批人（如部门负责人为李经理），如需调整需联系系统管理员。

知会人：可选填，填写后相关人员会收到流程进度提醒（如项目助理小张），但无需审批。

提交申请

确认所有信息无误后，“提交”按钮，系统提示“提交成功”，并发送审批通知至审批人待办列表。

第三节：审批人处理审批任务

接收审批通知

审批人登录系统后，在【待办事项】中查看需处理的审批任务，任务标题进入审批详情页。

查看申请详情与附件

审批详情页显示申请人信息、申请事由、费用明细、附件等，可附件查看原图（如发票金额是否与明细一致、发票抬头是否为公司全称）。

审批操作

通过：如审批通过，“通过”按钮，可选择“同意并提交下一审批人”或“同意并结束流程”（如为最后审批节点），系统自动流转至下一环节或结束流程。

驳回：如审批不通过，“驳回”按钮，填写驳回原因（如“发票不清晰，请重新”），申请流程将退回至申请人，申请人修改后可重新提交。

转办：如审批人当前无法处理（如出差），可“转办”，选择其他同事代为审批（需提前在审批设置中设置转办权限）。

审批意见记录

审批人可在审批过程中添加审批意见（如“费用合理，同意报销”），所有审批意见