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供应链管理采购工具与流程手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等场景。具体包括：

常规采购：月度/季度生产计划所需的原材料、零部件等稳定需求采购；

紧急采购：生产突发异常、设备故障急需的备品备件或物料补充；

新项目采购：新产品研发、产线扩建等项目所需的专用设备、技术服务等一次性采购；

供应商开发采购：为优化供应链结构、引入新供应商时的寻源与评估采购。

二、标准化操作流程与步骤详解

（一）采购需求提报与审批

目标：保证采购需求真实、必要，且符合企业预算与计划。

责任人：需求部门（如生产部、研发部、行政部）、采购部、财务部、分管领导。

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（模板见第三章），明确物料名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额等信息，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

示例：生产部因订单增加需采购A型号原料100吨，填写申请表并标注“紧急采购（需5日内交付）”。

需求审核：采购部收到申请后，重点审核需求的合理性（如数量与历史消耗匹配度、规格型号是否明确）、预算合规性（是否超部门年度预算），必要时与需求部门沟通确认细节。

审批流转：

常规采购：采购部审核通过后，提交至财务部复核预算，再报分管领导审批；

紧急采购：经采购部负责人确认后，可“先审批后补流程”，但需在1个工作日内完成补签；

大额采购（单笔超10万元）：需增加总经理审批环节。

审批反馈：所有审批节点通过后，采购部将《采购申请表》原件反馈至需求部门，同步启动后续采购流程。

（二）供应商寻源与评估

目标：筛选符合资质、价格合理、交付可靠的供应商。

责任人：采购专员、供应商管理专员、技术部门（必要时）。

操作步骤：

寻源渠道：

内部渠道：优先从《合格供应商名录》（见第三章模板）中选择现有供应商；

外部渠道：通过行业展会、招标平台、行业协会推荐、主动拜访等方式开发新供应商。

供应商资质初审：新供应商需提交《供应商准入申请表》（第三章模板），附营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证）、产品检测报告等，采购部审核资质真实性及有效性。

样品测试（如需）：对于关键物料或新供应商，由需求部门（技术/质量部）牵头进行样品测试，出具《样品测试报告》，确认功能符合要求后方可进入下一环节。

综合评估：采购部组织对供应商进行打分评估，维度包括：价格（30%）、质量（25%）、交付准时率（20%）、服务（15%）、合作稳定性（10%），评分≥80分可列为“候选合格供应商”。

（三）采购方式确定与执行

目标：根据采购需求特性，选择最合适的采购方式，保证效率与成本最优。

责任人：采购部、招标小组（如需）、法务部（如需）。

操作步骤：

采购方式选择标准：

招标采购：单笔金额≥5万元或年度预估金额≥50万元的物料，需公开招标（至少3家合格供应商参与）；

-询比价采购：单笔金额1万-5万元，需向不少于3家供应商询价，选择性价比最优者；

-单一来源采购：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需经分管领导审批；

-零星采购：单笔金额＜1万元，可从合格供应商中直接下单或通过电商平台采购。

招标/询价流程：

招标：编制招标文件（含技术要求、商务条款、评标标准），发布招标公告，组织开标、评标（技术、商务、财务共同参与），确定中标供应商并公示；

询比价：向供应商发送《询价单》（第三章模板），要求在2个工作日内报价，汇总分析后形成《询比价报告》，报采购部负责人审批。

订单下达：采购方式确定后，采购部与供应商签订《采购订单》（第三章模板），明确物料信息、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等，订单需双方签字盖章生效。

（四）订单交付与跟踪

目标：保证供应商按订单约定及时、保质交付物料。

责任人：采购专员、物流部、需求部门。

操作步骤：

交付跟踪：采购专员通过电话、邮件或供应商协同平台跟踪订单生产进度，要求供应商提前3日反馈“预计发货日期”；若遇延迟风险，立即协调供应商调整计划或启动备选方案。

物流对接：供应商发货后，提供《发货清单》（含物流单号、货物数量、批次号），采购部同步通知物流部准备收货，需求部门安排人员卸货。

异常处理：

延迟交付：若延迟超过1日，采购部向供应商发送《延迟交付告知函》，按合同约定扣减货款或暂停合作；

数量差异：收货时核对实际数量与订单数量，差异超±1%需在24小时内书面反馈供应商，协商解决方案。

（五）物料验收与入库

目标：保证交付物料符合质量与数量要求，杜绝不合格品流入生产环节。

责任人：质量部、需求部门、仓库管理员。

操作步骤

现场验收：物料送达后，仓库管理员核对《发货清单》与实物信息（名称、规格、批次号、数量），确认无误后通知质量部与需求部门进