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人事档案管理标准操作程序

一、总则

人事档案作为组织人力资源管理的核心信息载体，系统记录了员工从入职到离职的全周期重要信息，其管理质量直接关系到人力资源决策的科学性、员工权益的保障以及组织历史的延续性。为规范人事档案管理流程，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用，特制定本标准操作程序。本程序适用于组织内所有员工人事档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、利用、转递、保密和销毁等管理工作。全体档案管理人员及相关人员均须严格遵守本程序规定，秉持严谨、细致、保密的工作原则，确保人事档案管理工作的规范化与制度化。

二、档案的建立与材料收集

（一）档案建立

员工入职后，人力资源部门应在规定时限内为其建立人事档案。档案应使用符合国家档案管理规范的统一规格档案盒及卷皮，档案材料的书写应使用蓝黑墨水、碳素墨水或规定的电子文档格式，确保字迹清晰、耐久。档案封面信息应准确填写员工姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、入职日期、档案编号等核心要素，力求信息无误。

（二）材料收集范围与要求

档案材料的收集应遵循“全面、真实、及时、规范”的原则。主要包括但不限于：员工入职登记表、个人简历、身份证明复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、劳动（聘用）合同、入职体检报告、工资变动审批表、奖惩材料、年度考核登记表、培训记录、党团材料、离职证明及其他应归档的重要材料。

收集过程中，档案管理人员需对材料的真实性、完整性和规范性进行初步审核。对于复印件，一般应要求提供者注明“与原件相符”并签字或加盖相关部门公章。对于不规范或缺失的材料，应及时通知相关人员或部门补充完善。所有归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续不全的应补办手续。

三、档案材料的归档与整理

（一）材料归档

新形成的档案材料应在一个月内及时归档。归档时，档案管理人员需对材料进行认真核对，确认材料所属人员及材料类型，避免错归、漏归。对于需归入员工档案的电子文档，应确保其真实性和完整性，并按照规定的格式和命名规则进行存储和备份，同时在纸质档案中注明电子材料的存储位置和检索方式。

（二）材料整理

档案材料的整理应按照《干部档案整理工作细则》及相关规定进行。首先对材料进行分类，通常分为履历材料、自传和思想汇报材料、考察考核鉴定材料、学历学位和专业技术职务材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇材料、其他有参考价值的材料等类别。

分类后，对每类材料进行排序，一般按照材料形成时间的先后顺序或材料的重要程度排列。排序完毕后，编写页码，填写卷内目录，并对材料进行装订。装订应做到整齐、牢固，便于翻阅。对于破损、褪色或不符合规格的材料，应先进行修补、复制或剪裁。整理完毕的档案应装入档案盒，并在盒内备考表中注明材料的增减情况。

四、档案的日常管理与维护

（一）档案库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。库房内温度应控制在适宜范围，相对湿度保持在规定标准。档案柜应选用坚固耐用、具有良好防护性能的金属柜。库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案管理无关的杂物。档案管理人员应定期对库房环境进行检查和维护，做好温湿度记录，发现问题及时处理。

（二）档案存放管理

档案应按照档案编号顺序或员工姓氏笔画等方式进行系统排列存放，做到定位准确、查找方便。档案柜上应贴有明显的标识，注明存放档案的起止编号或姓氏范围。对于涉密档案，应单独存放于保密柜中，并采取更为严格的管理措施。档案存放位置发生变动时，应及时更新档案管理台账。

（三）档案清点与核对

档案管理人员应定期对所管理的档案进行清点核对，确保账物相符。一般情况下，每年应进行一次全面清点，平时可根据工作需要进行重点抽查。清点核对过程中如发现档案丢失、损坏或信息不一致等情况，应立即报告并采取措施查找和补救。

（四）档案信息管理

建立健全档案管理台账，详细记录档案的接收、建立、转入、转出、借阅、归还、销毁等情况。有条件的组织应积极推行人事档案信息化管理，利用档案管理软件对档案信息进行录入、存储、检索和维护，提高档案管理效率和安全性。电子档案数据应定期备份，防止数据丢失或损坏。

五、档案的查阅与借阅

（一）查阅权限与审批

查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。因工作需要查阅干部档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅一般员工档案，须经人力资源部门相关负责人批准。查阅涉密档案，须报请组织分管领导批准。

查阅人员应出示有效身份证件，并在《档案查阅登记簿》上详细登记查阅人姓名、单位、职务、查阅事由、查阅档案编号、查阅日期、归还日期等信息。原则上，档案不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出档案的，须经人力资源部门主要负责人批准，严格限定借阅