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采购申请审批流程快速响应表单使用指南

一、适用情境与使用对象

本表单适用于企业内部各类采购需求的申请与审批场景，涵盖办公用品、生产设备、服务外包、原材料等常规采购，以及突发紧急采购（如设备故障抢修、临时项目物资补充等）。使用对象包括：

申请人：各部门需采购物品或服务的员工，由部门负责人确认需求后发起申请；

审核人：部门负责人、采购部门专员、财务部门负责人，分别从需求合理性、采购合规性、预算可行性角度进行审核；

审批人：分管领导、总经理（根据采购金额分级审批），负责最终决策采购是否执行。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）第一步：申请人发起采购申请

操作人：需求部门员工

操作内容：

填写《采购申请审批快速响应表》（见模板表格），保证以下信息完整：

采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数（如设备需注明功率、尺寸等，服务需明确服务范围、交付标准）；

需求数量、预估单价及总预算（需参考历史采购价或市场均价，注明价格来源，如“参考供应商2023年报价”）；

采购用途（需关联具体项目、日常工作或紧急事由，如“用于项目研发测试”“替换故障办公电脑”）；

紧急程度（勾选“紧急/一般/不紧急”，紧急采购需注明原因，如“影响生产线停工，需24小时内到位”）。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：

办公用品采购：提供部门领用记录或消耗说明；

设备采购：提供设备参数需求表、选型对比表（至少2家供应商）；

服务采购：提供服务方案或需求说明书；

紧急采购：附紧急情况说明（由部门负责人签字确认）。

提交流程：将填写完整的表单及附件提交至部门负责人审核，可通过OA系统、纸质表单或指定邮箱发起（根据企业内部规定选择）。

（二）第二步：部门负责人审核需求合理性

操作人：申请人所在部门负责人

操作内容：

核查采购需求的真实性：确认是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案（如现有设备维修是否优于新购）。

审核预算准确性：对照部门年度预算，判断本次采购是否超预算，若超预算需在“备注”栏说明超预算原因及资金来源（如“动用部门备用金”“申请专项预算”）。

确认紧急程度：对申请人标注的“紧急”采购进行复核，避免滥用紧急流程影响常规审批效率。

审批结果：

通过：在“部门负责人意见”栏签字，并标注“同意”，转交采购部门；

不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“预算超支”），退回申请人修改后重新提交。

（三）第三步：采购部门审核采购合规性与可行性

操作人：采购部门专员

操作内容：

合规性审核：检查采购是否符合企业《采购管理制度》（如是否需招标、是否属于集中采购目录内物品）。

可行性审核：

常规采购：根据需求参数进行市场询价（至少3家供应商），对比价格、质量、供货周期，在“供应商信息”栏填写推荐供应商名称、报价及优势；

紧急采购：优先联系历史合作优质供应商，确认能否快速供货，若需临时新供应商，需核实其资质（如营业执照、相关行业许可证）。

审批结果：

通过：在“采购部门意见”栏签字，注明“建议采购”，并附供应商报价单，转交财务部门；

不通过：说明原因（如“供应商资质不全”“价格偏离市场均价超20%”），退回申请人或部门负责人调整。

（四）第四步：财务部门复核预算与资金安排

操作人：财务部门负责人

操作内容：

预算复核：对照企业年度预算及月度资金计划，确认本次采购预算是否充足，资金来源是否合规（如“研发费用采购”需对应研发预算科目）。

成本合理性审核：结合采购部门提供的供应商报价，判断价格是否公允（参考历史数据、市场价格指数），若价格异常需要求采购部门补充说明。

资金支付方式审核：根据采购金额及企业规定，明确支付方式（如“全额预付”“货到付款分期支付”），并提醒付款节点。

审批结果：

通过：在“财务部门意见”栏签字，注明“预算合规，建议审批”，转交管理层；

不通过：标注问题（如“预算科目错误”“资金不足”），退回采购部门调整方案。

（五）第五步：管理层审批最终决策

操作人：分管领导/总经理（根据采购金额分级）

审批权限划分（示例）：

采购金额≤5000元：分管领导审批；

5000元＜采购金额≤20000元：分管领导+总经理双签；

采购金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议。

操作内容：

综合审核：结合前序环节意见，重点评估采购的必要性、成本效益及对企业运营的影响。

最终决策：

批准：在对应审批栏签字，注明“同意采购”，并明确采购执行要求（如“优先选择A供应商”“需签订采购合同”）；

驳回：说明驳回原因（如“非必需采购”“预算未获批”），流程终止，退回申请人。

（六）第六步：采购执行与结果反馈

操作人：采购部门申请人

操作内容：

采购部门：根据审批结果，向选定供应商下达采购订单，签订采购合同（金额＞10000元需签订正式合同），跟踪订单交付进度。

申请人：