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企业信息资料存档管理模板

一、适用范围与应用场景

企业基础信息维护：企业注册、变更、年检等过程中形成的工商登记文件、章程、股东信息等资料的长期存档；

资质证照管理：企业营业执照、行业许可证（如食品经营许可证、建筑资质证书等）、认证证书（如ISO体系认证）等证照的全生命周期管理；

合同协议归档：与客户、供应商、合作伙伴签订的购销合同、服务协议、保密协议等法律文件的分类存档；

内部运营资料存档：人事档案（员工劳动合同、录用材料、离职证明等）、财务凭证（发票、报表、审计报告等）、行政文件（会议纪要、制度流程、固定资产台账等）的系统化管理；

审计与合规检查：应对监管、审计机构检查或内部审计时，快速调取完整资料，保证合规性。

二、详细操作流程指南

（一）前期准备阶段

明确存档范围与分类标准

根据企业性质及业务需求，梳理需存档的资料清单（参考“核心模板表格设计”中的分类），确定一级分类（如“基础信息类”“资质证照类”“合同协议类”等）及二级分类（如“基础信息类”下分“注册登记”“变更备案”等）；

制定统一的资料编码规则（示例：一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号，如“01-01-2023-001”代表“基础信息类-注册登记-2023年-第001号”），保证每份资料唯一标识。

配置存档工具与存储空间

电子存档：搭建企业内部共享服务器或云盘，设置分级文件夹（按一级分类→二级分类→年份→资料类型），配置访问权限（如普通员工仅可查看，部门负责人可编辑，管理员拥有全部权限）；

纸质存档：购置档案柜、档案盒、标签纸等工具，按分类编号对档案盒进行标注，存放于干燥、通风、防火的专用档案室。

明确岗位职责分工

指定存档管理员（可由行政部或综合管理部人员兼任），负责资料收集、分类、录入、保管及借阅登记；

各部门负责人为本部门资料存档第一责任人，需配合提交本部门产生的存档资料，并保证资料真实性、完整性。

（二）资料收集与整理阶段

资料收集

存档管理员定期（如每月末/每季度末）向各部门发出《资料收集通知》，明确需提交的资料类型、截止时间及要求（如纸质版需签字盖章，电子版需为PDF/JPG格式，命名规范为“编码+资料名称”）；

对于新增资料（如新签订的合同、新取得的资质证照），相关部门需在资料形成后3个工作日内提交至存档管理员。

资料审核与筛选

存档管理员对收集的资料进行审核，重点检查：资料是否完整（如合同是否包含双方签字盖章页，资质证照是否在有效期内）、内容是否清晰（如扫描件无模糊、缺页）、是否符合存档范围；

对不完整或不清晰的资料，退回相关部门补充完善；对无需存档的临时性资料（如非正式会议通知），经确认后可销毁。

资料分类与排序

按前期确定的分类标准，将审核通过的资料归入对应二级分类文件夹；

同一分类内的资料按“形成时间先后”或“重要性”排序（如合同按签订日期排序，资质证照按发证日期排序）。

（三）信息录入与存档阶段

电子化信息录入

存档管理员将整理后的资料信息录入《企业信息资料台账》（参考模板表格1），录入内容包括：资料编码、资料名称、分类类型、形成日期、存放位置（电子路径/纸质档案盒编号）、有效期（如资质证照）、负责人、备注等；

电子资料需至对应分类文件夹，并与台账中的“存放位置”字段关联，保证编码可快速定位文件。

纸质资料封装与标注

纸质资料按分类顺序放入档案盒，每盒不超过50份（避免过厚导致取用困难）；

在档案盒正面粘贴《档案盒标签》（参考模板表格2），标注一级分类、二级分类、年份、资料起止编号、盒内资料份数及存档日期；

在每份资料首页右上角标注资料编码（与台账一致），便于快速检索。

双轨制存储与备份

重要资料（如营业执照原件、核心合同）需同时保存电子版和纸质版，电子版加密存储（如设置访问密码），纸质版存放于带锁档案柜；

电子资料每月由存档管理员进行一次本地备份（如移动硬盘），每季度进行一次云端备份（如企业云盘），防止数据丢失。

（四）资料借阅与使用阶段

借阅申请与审批

员工因工作需要借阅资料时，需填写《资料借阅申请表》（参考模板表格3），注明借阅资料编码、名称、借阅用途、借阅期限（原则上不超过3个工作日）、申请人及部门；

借阅权限审批：普通资料由部门负责人审批，涉密或重要资料（如未公开的合同、财务报表）需经企业分管领导审批。

资料交接与登记

存档管理员审批通过后，与借阅人当面交接资料，核对资料完整性，并在《资料借阅台账》（参考模板表格4）中登记借阅时间、归还时间、经手人等信息；

电子资料借阅需通过共享系统在线申请，审批通过后获取临时访问权限，系统自动记录访问日志。

归还与检查

借阅人需在借阅期限内归还资料，存档管理员检查资料是否完好、有无缺失，确认无误后在《借阅台账》中标记“已归还”；

对逾期未还或损坏资料的，按企业《资料管理制度》追究借阅人责任