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物流采购流程清单（通用模板）

一、适用场景与目标

本流程清单适用于企业物流部门各类采购场景，包括但不限于运输服务采购（如整车/零担运输、冷链物流）、仓储服务采购（如仓库租赁、装卸搬运）、物流设备采购（如叉车、货架、包装材料）、物流系统采购（如TMS/WMS系统）等。通过规范化的流程管理，明确各环节职责与标准，保证采购过程合规、高效，同时有效控制成本、保障服务质量，降低采购风险。

二、流程操作步骤详解

（一）需求确认与提报

需求发起

物流相关部门（如运输组、仓储组、运营组）根据业务需求（如新增运输线路、仓库扩容、设备更换），填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确以下信息：

需求名称（如“2024年Q3华东地区零担运输服务采购”）；

需求内容（服务规格/设备型号、数量、质量标准，如“冷链运输温度控制在-18℃±2℃”）；

需求时间（开始服务/交付日期、周期）；

预算金额（含单价、总价，需注明是否含税）；

需求部门负责人签字及部门盖章。

示例：仓储组因业务量增长，需新增1000个重型货架，填写需求表并提交至*经理审批。

需求审核

需求部门负责人*经理对需求必要性、合理性进行初审，重点关注：

需求是否符合部门年度工作计划；

预算是否在部门可控范围内；

技术参数是否明确（如货架承重层高、材质）。

初审通过后，提交至采购部；采购部复核需求完整性、预算合规性（是否符合公司采购政策），若需调整（如预算超限），反馈需求部门修订。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部根据需求类型，通过以下渠道筛选潜在供应商：

公开渠道：行业招标平台（如中国采购与招标网）、物流行业协会推荐；

邀请渠道：定向邀请3家以上合作良好或资质优秀的供应商（如过往合作过的物流公司A、B、C）；

内部推荐：其他部门或分公司推荐优质供应商（需补充评估流程）。

要求供应商提供基本资料：营业执照、行业资质（如道路运输经营许可证、冷链物流资质）、过往业绩合同（近2年类似项目案例）、企业信用报告等。

供应商评估与筛选

采购部组织需求部门、财务部、法务部成立评估小组，采用“评分表”方式综合评估（详见模板二），评分维度包括：

资质与能力（20%）：是否具备相关行业资质、技术团队配置；

价格合理性（30%）：报价是否符合预算，性价比对比；

服务质量（30%）：过往客户评价、履约率（如准时交付率≥98%）、异常处理能力；

企业信誉（10%）：信用记录、有无重大诉讼或违规；

合作意愿（10%）：响应速度、配合度（如是否提供定制化方案）。

评分≥80分为合格，按得分从高到低排序，推荐前2名候选供应商。若仅1家合格，需说明理由并报分管领导*总审批。

（三）采购订单下达与合同签订

订单确认

采购部与候选供应商进行商务谈判，明确采购细节：服务范围（如运输覆盖区域）、交付时间节点（如“每月25日前提交下月服务计划”）、付款方式（如“月结60天”）、违约责任（如“延迟交付按日收取0.5%违约金”）等。

谈判达成一致后，采购部编制《采购订单》（详见模板三），经采购负责人经理、法务部审核、分管领导总签字后，正式盖章发给供应商；同时抄送需求部门、财务部。

合同签订（重大采购必选）

对于单次采购金额≥10万元或服务周期≥6个月的采购，需签订正式《采购合同》（模板可参考公司标准合同范本），合同需包含以下核心条款：

双方基本信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购标的（服务内容/设备型号、数量、质量标准）；

权利义务（供应商服务承诺、企业付款义务）；

验收标准与方法（如“货物到货后3个工作日内验收，以验收报告为准”）；

保密条款（商业信息保密义务）；

争议解决方式（协商不成，提交公司所在地法院诉讼）。

合同经双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效，原件由采购部、财务部、法务部各存一份。

（四）过程监控与异常处理

执行跟踪

供应商按订单/合同履约期间，采购部指定专人*专员负责跟踪，每周收集执行情况（如运输车辆调度、仓储库存数据），填写《采购执行跟踪表》（详见模板四），重点关注：

交付进度：是否按约定时间/数量提供服务/交付货物；

服务质量：是否满足需求标准（如运输货损率≤0.1%、仓库库存准确率≥99.5%）；

沟通响应：供应商异常问题反馈是否及时（如延迟交付提前24小时通知）。

异常处理

若出现履约异常（如延迟交付、质量不达标），采购部需第一时间与供应商沟通，要求其提交《整改方案》（明确原因、整改措施、完成时间），并跟踪落实；

同时需求部门根据异常影响程度（如导致生产停滞、客户投诉），评估是否启动违约责任（如扣除部分货款、终止合作）；

重大异常（如货物丢失、安全责任），需立即上报分管领导*总，协同法务部、供应商共同处理，24小时内形成《异常处理报告》，存档备查。

（五）验收与结算

验收执行

服务/货物完成后，