财务报销审核标准与操作流程.docVIP

财务报销审核标准与操作流程工具模板

一、适用范围与常见报销类型

本工具适用于公司全体员工的日常费用报销管理，涵盖以下常见报销场景：

日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、小额维修费等；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、餐饮、市内交通等支出；

业务招待费用：因业务需要发生的客户接待、商务洽谈等相关支出；

专项费用：如市场推广费、培训费、固定资产购置（需提前申请）等。

注：所有报销需与公司业务直接相关，个人消费或与工作无关的费用不予报销。

二、报销全流程操作指南

步骤1：报销申请准备

费用发生与凭证收集

费用产生时，务必取得合规的消费凭证（如电子支付记录、行程单、收据等），凭证需清晰显示消费项目、金额、日期及商家信息；

差旅报销需附《出差审批单》（提前由部门负责人审批），住宿、交通等费用需与审批标准一致；

多人共同消费的费用（如业务招待），需注明参与人员及业务事由。

填写《报销申请单》

登录公司财务系统或使用纸质《报销申请表》，逐项填写以下信息：

申请人信息（姓名、部门、工号）；

报销费用类型（勾选对应类别）；

费用明细（每笔费用需注明“事由、金额、日期、支付方式”）；

附件清单（列出所有凭证名称及数量，如“交通费凭证3张”）；

预计报销金额（大写+小写）。

要求：字迹清晰、信息完整，无涂改（若有修改需申请人签字确认）。

步骤2：部门初审

部门负责人审核

申请人将《报销申请单》及附件提交至部门负责人（如经理），负责人需审核：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务必要性；

报销事由是否清晰，是否与工作内容相关；

附件是否齐全，金额计算是否准确；

差旅、招待等费用是否符合公司对应标准（如住宿上限、餐费标准）。

初审意见签署

审核通过：部门负责人在《报销申请单》“部门意见”栏签字，并注明“同意报销”；

审核不通过：需注明驳回原因（如“超预算”“事由不清晰”），退回申请人修改。

步骤3：财务部门复核

合规性审查

财务人员（如会计）收到报销材料后，重点审核：

凭证真实性（核对电子支付记录与消费记录是否一致，避免虚假凭证）；

报销标准符合性（如差旅住宿是否超标，招待费是否超出单次限额）；

流程完整性（《出差审批单》是否齐全，多人报销是否分摊合理）；

税务合规性（如可抵扣费用是否取得合规票据，避免税务风险）。

金额与数据核对

逐笔核对《报销申请单》与附件金额是否一致，保证计算无误；

检查报销日期是否在费用发生后30天内（逾期需说明原因，由分管领导副总审批）。

步骤4：分级审批

根据报销金额分级审批，保证权限合规：

5000元以下：部门负责人+财务负责人审批；

5000-20000元：部门负责人+财务负责人+分管业务副总（如业务副总）审批；

20000元以上：部门负责人+财务负责人+分管副总+总经理（如总经理）审批。

注：审批人需在《报销申请单》对应栏位签署意见，严禁越权审批或代签。

步骤5：报销支付与归档

支付处理

审批通过后，财务人员于5个工作日内完成支付（银行转账或发放至工资卡）；

支付后，在《报销申请单》标注“已支付”及日期，并同步更新财务台账。

资料归档

财务部门将《报销申请单》、附件凭证等按月整理归档，保存期限不少于5年；

申请人可在支付完成后3个工作日内登录财务系统查询报销状态。

三、标准化报销申请表模板

项目

填写说明

示例

申请人信息

姓名、部门、工号、联系方式

、市场部、M001、

报销日期

提交报销的日期

2023-10-25

费用类型

勾选：□日常办公□差旅□业务招待□专项□其他

□差旅

费用明细

按行填写：事由、金额（元）、日期、支付方式（□现金□□□公户转账）

1.交通费：120元，2023-10-20，□2.住宿费：350元，2023-10-21，□公户转账

附件清单

列出所有凭证名称及数量

1.火车票2张2.住宿费凭证1张

部门意见

部门负责人签字及日期

同意报销，，2023-10-24

财务意见

财务负责人签字及日期

审核通过，，2023-10-25

审批意见

按分级权限填写

同意报销，赵六（副总），2023-10-26

支付状态

财务填写：□待支付□已支付□已退回

□已支付，2023-10-27

四、操作要点与风险提示

凭证管理规范

所有凭证需真实、合法，禁止伪造、变造凭证；电子凭证需截图完整支付页面（含商家信息、订单号、支付金额）；

附件需按顺序整理（如从上到下依次为《报销申请单》、消费凭证、审批单），便于核对。

时限要求

费用需在发生后30天内提交报销，逾期未超过15天需部门负责人签字说明，超过15天需分管领导特批；

月度报销截止日期为次月5日（遇节假日顺延），逾期当月不再受理。

填写注意事项

报销事由需简洁明确（如“拜访客户洽谈合作”），避免模糊表述（如“日常开