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办公室文件档案管理流程规范

在现代办公环境中，文件档案作为信息传递与决策依据的载体，其科学管理对于提升工作效率、保障信息安全、维护组织历史连续性具有不可替代的作用。为确保办公室文件档案管理工作的有序化、规范化和高效化，特制定本流程规范，旨在为相关工作提供清晰指引。

一、文件的形成与办理

文件的形成应遵循必要的业务流程和审批程序。无论是内部产生的各类文稿、报表，还是外部接收的函件、资料，均需在履行完毕相应的拟稿、审核、签发（或签收）等手续后，方可进入后续管理环节。办理过程中，应确保文件内容真实、准确、完整，格式规范，字迹清晰，为后续的归档和利用奠定良好基础。对于重要文件的修改和流转，应注意保留修改痕迹或流转记录，以明晰责任。

二、文件的分类与编号

文件的有效分类是档案管理的核心基础。应根据单位的业务性质、管理需求及文件内容特征，制定统一的文件分类体系。分类宜简明扼要，层次清晰，避免过于繁复。常见的分类方式包括按部门、按业务类型、按年度或其组合等。

在分类的基础上，应对文件进行统一编号。编号应具有唯一性和可追溯性，能够反映文件的分类信息、形成年度、顺序等要素。编号规则一旦确定，应保持相对稳定，如需调整，需做好衔接和说明工作。文件编号通常标注在文件首页指定位置。

三、文件的登记与流转

各类文件在进入办公室管理范畴后，均应进行必要的登记。登记内容一般包括文件名、编号、来源/去向、收/发文日期、页数、办理情况等信息。登记可采用簿册登记或电子化登记系统，确保不遗漏、可查考。

文件流转应建立规范的传递手续，明确传递路径和责任人。重要文件的流转建议使用签收单或在电子化系统中记录流转轨迹，以确保文件安全、及时送达，并便于跟踪督办。

四、文件的归档

办理完毕或具有查考、保存价值的文件，应及时进行归档。归档是文件转化为档案的关键步骤。

1.归档范围：应明确界定归档文件的范围，包括本单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料（如纸质文件、电子文件、照片、录音录像等）。

2.归档时间：一般情况下，办理完毕的文件应在次年内完成归档。对于项目性文件，可在项目结束后集中归档。

3.归档要求：归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合形成规律。纸质文件应去掉易锈蚀的金属物，对破损文件进行修补，按页码顺序整理成册或装入档案盒。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或元数据一并归档。

五、档案的保管与维护

档案的保管应遵循安全、保密、便于利用的原则。

1.库房要求：档案室应具备适宜的温湿度条件，避免阳光直射、潮湿、高温、粉尘和有害气体侵蚀。配备必要的防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施设备。

2.排架管理：档案应按照分类编号顺序进行系统排架，通常采用年度-组织机构-保管期限或年度-问题-保管期限等方法。档案盒（夹）应填写规范的检索标识。

3.日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失或损坏，并注意技术更新以适应新的存储和读取环境。

六、档案的查询与利用

档案的查询与利用是实现档案价值的重要途径，必须在严格遵守保密规定和档案管理要求的前提下进行。

1.查询手续：建立档案查询制度，明确查询权限和程序。内部人员查询一般需经相关负责人同意；外部单位或人员查询需持有效证件和单位介绍信，并经本单位主管领导批准。

2.利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。档案一般不得带出档案室，确因特殊情况需借出的，须经严格审批，限期归还，并做好借阅登记。

3.利用登记：对档案的利用情况进行必要的登记，记录利用人、利用目的、利用档案的名称和编号、利用时间等信息，以便统计和追溯。

七、档案的鉴定与销毁

档案具有一定的保存期限，到期档案应进行鉴定，对已无保存价值的档案按规定程序予以销毁。

1.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由单位分管领导、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。

2.销毁程序：对经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清册，报单位主管领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。对于涉密档案的销毁，应严格按照保密规定执行。

八、管理责任与保障措施

1.组织领导：各单位应加强对文件档案管理工作的领导，明确分管领导和负责部门，将其纳入日常管理工作范畴。

2.人员职责：档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，认真履行职责，严格遵守各项规章制度，确保档案的完整与安全。各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和向档案室归档。

3.制度建设：根据本规范，结合单位实际，制定和完