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文档编写与归档标准化管理指南

一、适用工作场景

本指南适用于各类企业、项目团队或组织内部需要进行规范化文档管理的场景，具体包括但不限于：

项目全周期管理：从项目立项、规划、执行到收尾各阶段的文档编写（如项目计划书、会议纪要、验收报告）与归档；

产品研发流程：需求文档、设计方案、测试报告、用户手册等研发过程文档的标准化管理；

合规与审计支持：满足ISO体系、行业监管或内部审计要求的文档留存（如流程文件、记录表单、合规证明）；

知识沉淀与复用：将团队经验、技术方案、操作规范等转化为可检索、可追溯的文档资源，支持跨部门协作与新人培训。

二、标准化操作流程

（一）需求明确：明确文档目标与规范

确定文档类型与用途

根据工作场景明确文档类型（如管理类、技术类、记录类、报告类），并清晰定义文档用途（如指导操作、记录过程、汇报进度、满足合规）。

示例：项目启动阶段需编写《项目立项报告》，用途为向上级申请项目审批，需包含项目背景、目标、预算、风险等核心内容。

制定文档编写规范

统一文档格式要求，包括：

结构规范：明确章节层级（如1.→1.1→1.1.1）、必备模块（如封面、目录、附录）；

格式规范：字体（标题黑体三号、宋体小四）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm）、页码格式（居中、阿拉伯数字）；

内容规范：语言简洁、逻辑清晰、数据准确，避免口语化表述，专业术语需首次出现时标注解释。

明确审核与归档责任

编写责任人：指定文档的主要编写人（如项目负责人、技术负责人），保证内容准确性与完整性；

审核责任人：根据文档类型确定审核人（如部门负责人、技术专家、合规专员），明确审核要点（业务逻辑合规性、数据准确性、格式规范性）；

归档责任人：指定文档管理员或部门助理，负责文档的收集、分类、存储与借阅管理。

（二）文档编写：按规范输出初稿

收集基础信息与素材

编写人需提前收集与文档相关的背景资料、数据、图表等，保证内容有据可依。例如编写《测试报告》，需收集测试用例、测试结果、缺陷记录等原始数据。

按结构框架撰写内容

依据文档类型套用标准模板（见“三、核心模板清单”），逐模块填充内容，保证逻辑连贯、重点突出。技术类文档需附流程图、架构图等辅助说明，报告类文档需用数据图表支撑结论。

自查与修订

完成初稿后，编写人需对照“编写规范”自查：

格式是否符合要求（字体、行距、章节编号等）；

内容是否完整（无缺漏章节、无关键信息缺失）；

数据是否准确（与原始资料一致、计算无误）；

表述是否清晰（无歧义、无错别字）。

（三）审核修订：保证质量与合规

多级审核流程

一级审核（初审）：由编写人直属上级或部门负责人审核，重点检查文档的业务逻辑合理性、内容完整性是否符合部门工作要求；

二级审核（复审）：由技术专家、合规专员或相关业务部门审核，重点检查技术细节准确性、合规性（如是否符合行业标准、公司制度）；

三级审核（终审）：由指定管理者（如分管领导、项目总监）审批，重点检查文档的决策支持价值、风险控制有效性（如项目预算、风险评估是否合理）。

意见反馈与修订

审核人需在《文档审核流程记录表》（见表3）中填写具体审核意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”。若需修改，编写人应根据意见修订并重新提交审核，直至终审通过。

（四）归档存储：分类留存与安全管控

文档分类与编号

分类：按“部门-项目-类型-年份”四级分类，例如“研发部-项目-技术文档-2024”；

编号：采用“部门代码-项目代码-文档类型代码-版本号-年份”格式，例如“RD-XPJS-Tech-V1.0-2024”（RD：研发部；XPJS：项目拼音首字母；Tech：技术文档；V1.0：版本号；2024：年份）。

存储方式与位置

电子文档：存储于指定服务器或云盘（如公司内部OA系统、共享文件夹），建立分类文件夹，按编号命名文件（如“RD-XPJS-Tech-V1.0-2024_项目技术方案.docx”）；

纸质文档：打印后装订，标注编号与日期，存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，档案柜需张贴分类索引标签。

信息登记

文档管理员需在《文档归档登记表》（见表4）中记录归档信息，包括文档编号、名称、类型、版本号、编写人、归档日期、存储位置（电子路径/柜号）、密级（公开/内部/秘密）等，保证可追溯。

（五）借阅与维护：动态管理与更新

借阅申请与审批

借阅人需填写《文档借阅申请表》（见表5），说明借阅目的、借阅期限、归还时间，经部门负责人或文档管理员审批后方可借阅。涉密文档需额外经分管领导审批。

借阅与归还管理

借阅时，文档管理员需核对借阅人身份与审批表，登记借阅时间；

借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请；

归还时，文档管理员需检查文档完整性（无缺页、无涂改），确认无误后注