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企业印章管理及使用权限控制规范

前言

企业印章作为企业身份和权力的象征，其规范管理与安全使用直接关系到企业的正常运营、合法权益及商业信誉。在日趋复杂的商业环境中，印章管理稍有不慎，便可能引发法律纠纷、经济损失甚至声誉危机。为此，建立一套系统、严谨、可操作的印章管理及使用权限控制规范，是企业内部控制体系建设的核心环节之一，旨在确保印章使用的合法性、安全性与规范性，防范潜在风险。

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业各类印章的刻制、保管、使用、变更、废止及销毁等全生命周期管理，明确各环节的职责与权限，保障企业经营活动的有序进行，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》及国家其他相关法律法规，并结合本企业实际情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于企业及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）所有印章的管理与使用。任何单位和个人在涉及企业印章相关行为时，均须遵守本规范。

1.3基本原则

印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、审用分离、严格审批、全程留痕”的原则。确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。

二、印章的种类与用途

2.1公章

指冠以企业法定名称的印章，是企业对外行使法定职权的重要凭证。用于以企业名义发出的公文、函件、合同协议、授权委托书、证明文件及其他需以企业名义办理的重要法律文件。

2.2合同专用章

用于企业对外签订各类合同、协议及具有合同性质的文件。其效力等同于公章在合同事务中的效力，但应仅限于合同相关业务。

2.3财务专用章

用于企业财务收支、银行结算、票据（支票、汇票、本票）等财务活动，是企业财务行为的重要印记。通常与法定代表人或其授权的财务负责人名章一同使用。

2.4发票专用章

专门用于企业开具发票时加盖，其样式和使用范围须符合税务部门的相关规定。

2.5部门专用章

各职能部门在其职责范围内，处理内部事务或对外联系工作时使用的印章。部门章不得用于对外签订合同、承诺债务、出具具有法律约束力的证明等超越部门权限的事项。

2.6其他专用印章

如项目章、报关专用章、检验检疫专用章等，应根据其特定用途严格限定使用范围，并参照本规范进行管理。

三、印章的刻制与启用

3.1刻制申请与审批

企业印章的刻制须由需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、规格、用途及保管责任人等。经部门负责人审核，报企业指定管理部门（如行政部或办公室）复核，并按审批权限逐级报批。未经批准，任何单位和个人不得擅自刻制企业印章。

3.2规范刻制

经批准刻制的印章，应由企业指定管理部门统一到公安机关认可的正规刻章单位刻制。印章的规格、样式应符合国家及行业相关规定。

3.3登记备案与启用

新印章刻制完成后，企业指定管理部门应负责办理印章备案手续（如需），并对印章样式、印模进行登记存档。启用前，应发布正式的印章启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人等事项。

四、印章的保管

4.1专人保管

各类印章应指定责任心强、工作严谨的正式员工专人保管。保管人名单应报企业指定管理部门备案。原则上，公章、合同专用章、财务专用章等核心印章应分别由不同人员保管，形成相互监督制约机制。

4.2保管责任

保管人对所保管印章的安全性、完整性及合规使用负直接责任。应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人代管或带出指定保管地点。下班前须将印章存入保险柜或其他安全保密设施。

4.3保管场所

印章保管场所应具备安全条件，防止被盗、遗失或滥用。核心印章的保管场所应加强安保措施。

4.4人员变动交接

印章保管人员因离职、调动、休假等原因需移交印章时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由移交人、接收人及监交人共同签字确认，并报企业指定管理部门备案后方可交接。

五、印章的使用与审批

5.1使用原则

印章使用必须基于真实、合法的业务需要，严格遵循“先审批、后用印”的原则。严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张或与业务无关的文件上加盖印章。

5.2用印申请与审批流程

使用印章时，用印部门或个人须填写《用印申请表》，详细注明用印文件名称、份数、事由、用印类型及份数等信息，并附上待盖章文件原件或复印件。

审批权限应根据印章类型、文件重要程度及企业组织架构设定分级审批机制：

*一般性事务用印，由部门负责人审批；

*重要合同、协议、对外承诺、大额资金往来等重大事项用印，须经部门负责人审核后，报请企业分管领导或法定代表人审批；

*公章的使用审批应更为严格，通常需最高管理层审批。

5.3用印审核

审批人及印章保管人应对待盖章文件的内容进行认真审核，确认其合法性、合规性、完整性及与申请事由的一致性。对不符合要求的，有权拒绝用印。

5.4用印登记

每次用印均须在《印章使用登记簿》上详细记录，包括用印日期、用印部门、用印