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企业合同管理标准流程指南

在现代企业的经营活动中，合同作为连接各方利益、规范权利义务的法律文件，其重要性不言而喻。一套科学、规范的合同管理流程，不仅是企业防范法律风险、保障经营安全的基石，更是提升运营效率、维护企业声誉的关键。本指南旨在梳理企业合同管理的标准流程，为企业提供一套可操作、具实效的管理框架，助力企业在复杂的商业环境中行稳致远。

一、合同的发起与准备阶段

合同管理的起点，在于清晰识别业务需求并为此做好充分准备。此阶段的核心在于明确需求、评估可行性、初步风险识别，为后续工作奠定坚实基础。

业务部门在开展对外合作或进行某项交易前，应首先进行充分的市场调研与合作方评估。这包括对合作方的背景、资质、信誉、履约能力等进行初步审查，必要时可要求对方提供相关证明文件。同时，业务部门需明确合同的核心目标、主要交易内容、期望的合作模式以及初步的商务条款设想。

在完成初步评估后，业务部门应填写合同立项申请表，详细说明合同发起的背景、目的、主要内容、预计金额、合作方信息以及初步的风险评估。此申请表需经过部门负责人审批，以确保合同发起的必要性与合理性。对于重大或复杂的合同项目，建议在立项阶段即引入法务部门或专业法律顾问进行初步的法律咨询。

二、合同的谈判与起草阶段

合同的谈判与起草是合同管理的核心环节，直接关系到合同条款的公平性、完整性和可执行性。此阶段的核心在于明确核心权利义务、形成合同文本初稿。

谈判环节，业务部门应根据立项时确定的目标与策略，与合作方就合同的主要条款进行逐项磋商。谈判过程中应坚持原则，维护企业合法权益，同时也要注重沟通技巧，寻求双方利益的平衡点。重要的谈判内容应有书面记录，并及时与法务部门沟通，获取法律支持。对于涉及重大利益或复杂法律问题的谈判，法务部门应参与其中。

起草环节，在谈判达成共识的基础上，应着手起草合同文本。为提高效率、降低风险，企业应建立和完善标准合同模板库。业务部门在起草时，应优先选用公司发布的标准模板。如无标准模板，或因项目特殊需要对标准模板进行重大修改，以及由对方起草合同时，业务部门应会同法务部门共同完成文本的拟定或审核。合同文本的起草应做到条款明确、逻辑清晰、权利义务对等、违约责任具体、争议解决方式明确。所有条款的表述应严谨、无歧义，避免使用模糊或模棱两可的语言。

三、合同的审核与审批阶段

合同文本初稿完成后，必须经过严格的内部审核与审批流程，以确保合同的合法性、合规性、完整性和对企业的整体有利性。此阶段的核心是多维度风险控制、确保合同合法合规、保障公司权益。

审核流程通常包括业务部门内部审核、法务审核、财务审核及其他相关职能部门审核。

*业务部门审核：业务部门负责人及相关业务人员需对合同文本的商务条款、技术条款的准确性、完整性及与谈判内容的一致性进行审核。

*法务审核：法务部门（或外聘法律顾问）负责对合同的合法性、合规性、条款的严谨性、风险点识别与规避措施、违约责任的合理性、争议解决方式的适当性等进行专业法律审核，并提出明确的审核意见和修改建议。

*财务审核：财务部门主要对合同中的付款方式、金额、税务处理、发票开具、财务风险等涉及财务的条款进行审核，确保符合公司财务制度和相关财税法规。

*其他部门审核：根据合同性质和内容，可能还需要技术、质量、风控、人力资源等其他相关部门进行审核，以从各自专业角度提出意见。

审核过程中，合同起草人应根据各审核部门提出的意见对合同文本进行修改完善。若对审核意见有异议，应与审核部门充分沟通协商解决。修改后的合同文本需再次提交审核，直至所有审核意见均得到妥善处理。

审批流程则是在合同文本通过所有审核环节后，按照公司规定的审批权限和路径，逐级提交给相关领导进行审批。审批人应基于其职责和权限，对合同的整体风险、商业可行性以及是否符合公司战略等进行综合判断并签署审批意见。审批过程中，若审批人提出修改要求，合同需返回相关环节进行调整后再次提交审批。只有当所有必要的审批手续均完成后，合同方可进入签署阶段。

四、合同的签署与用印阶段

合同经内部审核审批通过后，即进入签署与用印环节。此阶段的核心是规范签署行为、确保用印安全。

合同文本原则上应使用原件进行签署。若为多页合同，应确保合同内容连续、无缺页，并可考虑加盖骑缝章，以防止合同内容被抽换或篡改。签署前，业务部门应再次核对合同文本与最终审批通过的版本是否完全一致，合作方的签约代表是否具备合法有效的授权，合作方的公章或合同专用章是否与其工商登记信息一致。

签约各方应按照合同约定的签署顺序和方式进行签署。公司法定代表人或其授权委托人应在授权范围内代表公司签署合同。授权委托人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》，明确授权范围和权限期限。签署时，签名应清晰可辨，并注明签署日期。

合同签署完成后，需按照公司印章管