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采购合同审核与执行情况跟踪表使用指南
一、适用场景与核心价值
本工具适用于企业采购管理全流程，尤其适用于需要规范化合同审核、实时监控执行进度、降低采购风险的场景。具体包括：
合同签订前：统一合同信息标准，保证条款合规、数据准确；
合同执行中：跟踪供应商履约进度（如交货、验收、付款等），及时发觉并解决执行偏差；
合同完成后：汇总执行数据，为后续采购决策、供应商绩效评估提供依据。
通过使用本跟踪表，可实现采购流程透明化、责任明确化、风险可控化，提升采购管理效率与合规性。
二、详细操作步骤指南
（一）合同信息初始录入
收集基础资料：获取采购合同文本、供应商资质文件（如营业执照、相关许可证）、采购订单（PO）等，保证信息完整。
填写合同基本信息：在跟踪表中录入合同编号（按企业规则统一编制，如“CG-2024-X”）、合同名称（需体现采购标的，如“办公设备采购合同”）、供应商全称、合同金额（含大写）、签订日期、合同有效期、采购部门、经办人（*经理）等核心信息。
关联采购订单：若合同基于采购订单签订，需填写对应订单编号，保证合同与采购需求可追溯。
（二）发起多级审核流程
初审（需求部门）：由需求部门负责人（*主管）对照采购需求，审核合同标的、数量、规格、技术参数等是否与采购申请一致，填写审核意见并签字确认，审核时间需精确到“年/月/日时/分”。
复审（采购部门）：采购专员（*专员）审核合同条款的合规性（如付款方式、违约责任、知识产权约定等）、供应商资质有效性、价格合理性，重点检查是否存在“阴阳合同”或模糊条款，确认无误后签字。
终审（法务/管理层）：法务专员（律师）审核法律条款风险，管理层（总监）从预算、战略层面审批，终审通过后加盖合同公章，完成合同签订。
注：审核环节可根据企业规模调整，需明确各环节审核人及时限，避免流程卡顿。
（三）执行进度动态跟踪
拆解关键节点：根据合同约定，将执行过程拆解为可跟踪的节点，如“预付款支付”“货物生产/备货”“物流发货”“到货验收”“质保金支付”等，明确各节点的“计划完成时间”及“责任人”（如采购专员、仓库管理员*仓管）。
实时更新节点状态：责任人在节点完成后，及时在跟踪表中填写“实际完成时间”“执行情况说明”（如“2024-03-15到货，数量与合同一致，外观无破损”），并相关证明材料（如验收单、物流签收单）作为附件。
进度预警机制：对逾期未完成的节点，系统或手动标注“异常”状态，触发预警提醒（如邮件、系统消息），要求责任人说明原因并制定补救计划。
（四）异常情况处理与记录
问题分类登记：若执行过程中出现违约（如延迟交货、质量不合格）、变更（如数量调整、交付时间延期）或争议（如付款纠纷），需在“异常情况记录”模块填写：问题描述（具体说明偏差情况）、涉及条款（合同第X条）、发觉日期、初步处理措施（如与供应商沟通函、索赔意向书）、责任人（*主管）。
跟踪解决进度：更新异常处理的“当前状态”（如“沟通中”“已协商”“待仲裁”），直至问题关闭，记录最终解决结果及归档材料编号。
（五）合同完成与归档
确认履约完成：所有合同节点（含质保金支付）完成后，由采购部门出具《合同履约评价报告》，对供应商的交货及时性、产品质量、服务响应等评分（如1-5分），并录入跟踪表。
资料归档：将跟踪表、合同文本、审核记录、执行过程中的附件（验收单、发票、沟通函等）整理成册，按合同编号归档至企业档案管理系统，保存期限符合《档案法》及企业内部规定。
三、采购合同审核与执行情况跟踪表模板
合同基本信息
合同编号
CG-2024-X
合同名称
办公设备采购合同
供应商全称
科技有限公司
合同金额（大写）
人民币壹拾万元整
合同金额（小写）
￥100,000.00
签订日期
2024-01-15
合同有效期
2024-01-15至2024-07-15
采购部门
行政部
经办人
*经理
采购订单编号
PO-202401005
审核流程记录
审核环节
审核人
初审（需求部门）
*主管
复审（采购部门）
*专员
终审（法务部）
*律师
终审（管理层）
*总监
执行进度跟踪
关键节点
计划完成时间
预付款支付
2024-01-20
货物生产/备货
2024-02-10
物流发货
2024-02-15
到货验收
2024-02-20
质保金支付
2024-07-15
异常情况记录
序号
问题描述
1
供应商延迟备货
履约评价
供应商评分（1-5分）
4分（交付延迟1天，但质量达标）
评价人
*经理
评价日期
2024-02-22
备注
本次延迟已与供应商协商，下次订单将纳入考核
四、使用过程中的关键注意事项
信息准确性要求：合同编号、金额、日期等关键信息需与合同文本完全一致，避免因录入错误导致跟踪偏差；供应商名称需与营业执照一致，防止“假合同”
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