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人事档案管理规范与流程标准

人事档案作为组织人力资源管理的核心信息载体，详实记录了员工从入职到离职的全周期职业轨迹与个人重要信息，其规范化管理不仅是维护员工权益的基本保障，更是组织科学决策、合规运营的重要基石。为确保人事档案的真实性、完整性、安全性与可用性，特制定本规范与流程标准，旨在为各级管理人员及档案专员提供清晰、可操作的指引。

一、人事档案管理基本原则

人事档案管理工作需严格遵循以下原则，确保管理行为的合法性与科学性：

真实性原则：档案材料的收集与归档必须以客观事实为依据，严禁虚构、篡改或伪造任何信息。档案管理人员对接收材料的真实性负有初步审核责任，对存疑材料应及时向相关部门或个人核实。

完整性原则：档案应全面反映员工在组织内的工作经历、业绩表现、教育培训、奖惩情况及个人基本信息变更等。确保从员工入职到离职的整个周期内，所有应归档材料均被完整收集、整理并妥善保存。

保密性原则：人事档案内容涉及个人隐私及组织敏感信息，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守保密纪律，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。档案的借阅与利用必须履行严格的审批手续。

规范性原则：档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、利用、转递、保密、鉴定销毁等各个环节均需遵循统一的操作规范和流程标准，确保档案管理工作的有序性和一致性。

安全性原则：采取必要的物理和技术措施，保障档案实体与电子档案数据的安全，防止档案丢失、损坏、泄密或被非法篡改。

二、人事档案材料构成与质量要求

明确人事档案材料的构成范围及质量标准，是确保档案价值的前提。

核心构成材料：

员工履历材料、个人基本情况登记表（含身份信息、政治面貌、家庭关系等）、入职录用材料（录用审批表、劳动合同等）、学历学位与专业技术职务任职资格材料、工作经历与岗位变动材料（包括调动、任免、聘用、考核等）、工资福利与社会保险材料、奖惩材料、培训材料、党团材料，以及其他应归档的重要个人信息材料（如离职证明、退休审批等）。

材料质量要求：

归档材料应为办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实准确，字迹清晰，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。材料一般应使用A4纸张，书写工具以蓝黑墨水、碳素墨水或签字笔为宜，做到不褪色、不易涂改。

三、人事档案管理具体流程与操作规范

（一）档案的建立与接收

新员工入职后，人力资源部门应在规定时限内为其建立人事档案。档案建立应以员工提供的真实、完整的个人材料为基础，并结合组织内部产生的录用、聘用等材料。对于从外单位调入的员工，应及时办理档案转递手续，认真核对档案材料的完整性和真实性，核对无误后办理接收登记。

（二）档案材料的收集与归档

档案建立之后，日常的材料收集与归档工作便是档案管理的核心环节。人力资源部门及各相关业务部门应明确各自在材料产生与移交方面的责任。新产生的应归档材料，如考核结果、奖惩决定、培训记录、职务变动通知等，应在相关手续办理完毕后的规定时间内移交至档案管理部门。档案管理人员对接收的材料要认真清点、核对，确认材料的有效性和完整性后，方可进行归档操作。

（三）档案材料的鉴别与审核

对收集到的材料，档案管理人员需进行严格的鉴别与审核。重点审核材料的真实性、规范性、完整性和有效性。对于不符合要求的材料，如手续不全、内容模糊、复印件未加盖公章等，应及时退回形成部门或个人补充完善。对于虚假材料，一经发现，须立即上报并按规定处理，坚决杜绝虚假信息进入档案。

（四）档案的日常整理与维护

档案应按照统一的分类方案和排序规则进行系统整理。通常可按材料形成的时间顺序或材料性质进行分类、排序、编目、装订。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。同时，要定期对档案进行检查和维护，发现纸张破损、字迹褪色等情况应及时采取修复、复制等补救措施，确保档案的耐久性。

（五）档案的保管与存放

档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“九防”条件。档案柜应选用坚固耐用的金属柜或专用档案柜。档案存放应按照一定的规律进行排列，并编制存放索引，方便查找。对于电子档案，除了确保存储介质的安全可靠外，还应建立严格的备份和恢复机制，防止数据丢失或损坏。

（六）档案的查阅与利用

档案的查阅利用必须严格遵守保密制度和审批程序。因工作需要查阅档案时，须由所在部门提出申请，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅者应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出阅档室。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅档案的情况，均应在《档案查阅登记簿》中详细记录。复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。

（七）档案的转递

员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位时，档案管理部门应在规定时间内将其人事档案